論檔案技術(shù)采用信息技術(shù)的可行性

張河

摘 要：在檔案管理中，將傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)逐漸轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化檔案技術(shù)并不是一朝一夕可以實(shí)現(xiàn)的，這個(gè)過(guò)程是非常的漫長(zhǎng)的，同時(shí)也是要經(jīng)歷很長(zhǎng)的時(shí)間。檔案技術(shù)信息化發(fā)展要對(duì)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行分析和研究，同時(shí)，要對(duì)發(fā)展過(guò)程中要使用的知識(shí)進(jìn)行掌握，這樣能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)數(shù)字化發(fā)展，同時(shí)也能更加建設(shè)數(shù)字檔案館和虛擬檔案館。

關(guān)鍵詞：檔案技術(shù)；信息技術(shù)；應(yīng)用

在社會(huì)信息化不斷發(fā)展的過(guò)程中，信息資源已經(jīng)慢慢成為了人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中非常重要的資源。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，國(guó)民經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展過(guò)程中對(duì)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展越來(lái)越重視，而且信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)慢慢成為了國(guó)民經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)過(guò)程中非常重要的組成部分和支柱產(chǎn)業(yè)之一。信息技術(shù)子在不斷發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案管理的數(shù)字化影響也是非常大的，同時(shí)也給檔案工作帶來(lái)了不同的發(fā)展機(jī)遇。檔案工作中如何對(duì)不斷變化的信息技術(shù)進(jìn)行利用是檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中要解決的重要問(wèn)題。檔案數(shù)字化建設(shè)是為了更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，同時(shí)也是為了更加的實(shí)現(xiàn)檔案的利用效果。檔案是一種非常重要的信息資源，在使用過(guò)程中重要性是非常高的，因此，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，這樣才能更好的為檔案工作進(jìn)行服務(wù)，同時(shí)也能更好的為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，能夠更好的發(fā)揮自身的價(jià)值。

1 充分認(rèn)識(shí)檔案技術(shù)數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1.1 檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作

檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化能夠更好的對(duì)檔案進(jìn)行利用，同時(shí)也能更好的使檔案管理部門從原來(lái)的封閉工作逐漸實(shí)現(xiàn)開(kāi)放工作，這樣能夠更好的在檔案保管和利用方面形成新的局面，同時(shí)也能更好的進(jìn)行信息采集和管理。檔案數(shù)字化能夠更好的對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理使用，同時(shí)也能更好的為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.2 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)是形勢(shì)發(fā)展的需求

當(dāng)今社會(huì)是信息化發(fā)展的時(shí)代，因此，政府在不斷發(fā)展過(guò)程中要將數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行重視，這才是更好的推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的重視措施。檔案館是提供檔案信息的職能部門，其中是有很多的檔案資料的，同時(shí)也是有很多的檔案文件的，檔案館在一定意義上是一個(gè)地區(qū)具有最豐富使用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這些信息資源是否能夠?qū)崿F(xiàn)更好的利用，同時(shí)能否實(shí)現(xiàn)信息的共享同時(shí)非常重要的，因此，實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)的信息化建設(shè)是非常重要的，這樣能夠更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，同時(shí)也能更好的實(shí)現(xiàn)信息的共享。建設(shè)數(shù)字化檔案館，能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案載體的變化，這樣能夠更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，檔案載體的變化在一定程度上反映了社會(huì)的變化，同時(shí)對(duì)科學(xué)技術(shù)的變化也是能夠進(jìn)行反映的。近年來(lái)，檔案載體發(fā)生了很大的變化，紙質(zhì)檔案逐漸被磁帶和光盤所取得，因此，在檔案館建設(shè)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)電子檔案的建設(shè)是非常重要的，同時(shí)也是數(shù)字化檔案館在建設(shè)過(guò)程中要解決的問(wèn)題。電子檔案在信息收集、保管和保護(hù)以及使用方面都是非常方便的，在進(jìn)行解決的時(shí)候方法只有一個(gè)就是要實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)的信息技術(shù)建設(shè)。檔案館的檔案保管以及利用水平要和時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，對(duì)原有的紙質(zhì)檔案管理要進(jìn)行發(fā)展，同時(shí)在檢索技術(shù)方面也要進(jìn)行必要的發(fā)展。電子檔案在信息收集和利用方面是會(huì)受到紙質(zhì)檔案資料的影響的，同時(shí)電子檔案在使用過(guò)程中是非常容易被刪除，這樣是非常容易導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)信息丟失的情況。

1.3 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)是社會(huì)的強(qiáng)烈需求

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展過(guò)程中，人們的時(shí)間意識(shí)是非常強(qiáng)烈的，因此，在工作和生活中人們做出重大決策的時(shí)間也是非常快速的，這樣就使得人們?cè)诠ぷ髦懈鱾€(gè)職能部門要在工作中不斷提高工作效率，這樣才能更好的對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行處理。人們?cè)诠ぷ骱蜕钪袑?duì)檔案信息的需求量是越來(lái)越大的，因此，對(duì)信息共享的需求也在不斷的提高。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，潛在的投資者對(duì)一個(gè)地方的整體情況進(jìn)行掌握以后才能進(jìn)行投資，在對(duì)一個(gè)地方進(jìn)行了解的時(shí)候，在當(dāng)?shù)氐臋n案館是應(yīng)該有非常全的信息的，同時(shí)這些信息一定要保證非常的新，這樣才能更好的對(duì)當(dāng)?shù)氐那闆r進(jìn)行分析。

2 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)的基本內(nèi)容

2.1 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

檔案技術(shù)信息化發(fā)展能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，同時(shí)也能更好的實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。檔案信息出現(xiàn)規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件混亂的情況是會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)整體水平無(wú)法得到提高的。因此，要想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化發(fā)展一定要將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到整個(gè)檔案信息管理中，這樣能夠更好的實(shí)現(xiàn)在檔案工作中各個(gè)環(huán)節(jié)都能更好的實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，同時(shí)也能更好的實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

2.2 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)，要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案技術(shù)采用信息技術(shù)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以獲得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

2.3 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)，要有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前，檔案技術(shù)采用信息技術(shù)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、有單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。筆者認(rèn)為，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前如果能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接形成開(kāi)放的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

3 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)的步驟

3.1 建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

第一步，輸入文件級(jí)目錄。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以極大的提高工作效率，利用者對(duì)此十分滿意。

3.2 建立了檔案局網(wǎng)站，并與政府政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享

在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱、政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽、展示本地文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于所在地市經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。

3.3 加大檔案管理軟件推廣力度

電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長(zhǎng)度要做出統(tǒng)一的規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。

4 結(jié)束語(yǔ)

在新的發(fā)展形勢(shì)下，檔案技術(shù)應(yīng)用信息技術(shù)能夠更好的提高檔案管理水平，但是，這項(xiàng)工作同時(shí)也是非常復(fù)雜的工作，在工作中要對(duì)其可行性進(jìn)行很好的分析，這樣能夠更好的保證在實(shí)施過(guò)程中對(duì)分布進(jìn)行，同時(shí)也能更好的對(duì)重點(diǎn)進(jìn)行掌握，能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向著更好的方向發(fā)展。

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