檔案管理中如何實現管理科學化、技術現代化

林琳

檔案管理工作是單位的重點工作之一，是一個單位科學管理水平的重要標志。檔案真實記錄了單位的工作情況、內部管理、建設和發展等各方面的工作。建立健全管理檔案，不僅能確保單位管理與建設、改革與發展等方面的工作業績，而且是單位工作決策的重要依據。加強單位檔案建設是時代的需要，是發展的需要，是社會的需要。本文談談單位中檔案管理工作中的幾點認識。

檔案管理工作是衡量一個單位工作質量和管理水平的重要標準，是反映該單位各項工作規范化、科學化的重要載體。筆者根據檔案管理的有關要求，結合自身的學習和工作體會，就檔案管理談幾點粗淺的認識。

一、檔案管理工作存在的問題

對于目前中檔案管理工作的現狀來看，由于歷史和現實的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：

檔案管理人員缺乏。據了解，例如多數學校沒有專職的檔案管理人員，現有的檔案管理人員一般都是兼職的，且業務水平低下；

大部分單位的領導對檔案管理工作認識不足，更認識不到做好檔案管理工作對單位各項工作的促進作用；

管理條件不合格。不少單位沒有專門的檔案室（柜），不具備保管檔案所要求的通風、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，檔案材料隨處散放，保管設備不齊全，直接影響著學校檔案的保管和使用效果。

檔案收集很不完整。主要表現為多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多；

檔案載體結構單一。受條件和設備等方面的制約，許多單位的原始檔案多為紙質打印檔案，仍有部分手工抄寫、頁面規格不一的案卷，而電子、音像、磁盤等介質的檔案卻很少；

二、做好檔案管理工作的幾點認識

建立檔案要有強烈的立檔意識。要有收藏家的心態，視檔案材料為至寶，及時收放保管。如，學生獲獎通知，即使本校學生沒有獲獎，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，并注明本校學生沒有獲獎或未參賽情況。這樣就不會有獲獎漏登之嫌，便于核查。倘若當時認為某材料無存檔價值，也不宜馬上作廢處理，應引入待整理檔案袋小憩。

隨著標準化建設的全面展開，檔案管理工作也應更新觀念，加快發展。如何實現檔案管理工作的規范化、現代化，筆者認為：首先，觀念要現代化，即要樹立單位檔案是重要的管理資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進，要確立加快發展檔案管理的理念，制訂一整套與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。

三、要有計劃地逐步在檔案管理中實現管理科學化、技術現代化

即盡量采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。因為檔案管理工作的技術手段和設備條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。四是要在“農遠工程”的基礎上，加強計算機檔案管理軟件的開發應用，建立校園網或學校網站，與周邊學校或名校建立長期的網絡合作關系，逐步實現資源共享，將計算機作為檔案管理的重要工具，進一步發揮學校檔案的重要作用。

確立現代化管理意識。提高單位中全體教職工對檔案管理工作重要性的認識，是做好學校檔案工作的前提。為此，單位主管部門要把檔案管理工作作為學校管理工作的一項重要內容，列入日常檢查、學期常規考核中。各學校要切實加強對檔案管理工作的領導，至少要確定一名負責人分管此項工作。要經常組織廣大職工認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體員工都認識到單位檔案工作的重要意義，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義做法，扎扎實實地抓好檔案工作。必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第577期2014年第45期-----轉載須注名來源根據“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足實際的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值趨向，以現代理念和創新思維來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。同時，要建立起一整套切實可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。要按上級檔案管理部門的要求，設立專職（或指定專人）負責此項工作。 規范檔案建設工作。不管單位規模大小，均應選派一名思想素質好、責任心強、熟悉業務工作、懂得規律和較強業務能力的同志負責檔案管理工作，并制定相應的學習培訓制度，有計劃地培養檔案管理方面的專業人才，逐步檔案管理人員專業化、固定化。因此，各單位一方面要建立健全崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴格按規章辦事。另一方面要專門設立檔案室，所有檔案按文書類，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

相關檔案要建立聯系，分類歸檔。檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月或按學期收集、整理、立卷、歸檔。在整理過程中，應著重收集本單位形成的文件資料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料等方面的材料。每學期檔案資料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按時間、分類別分別整理歸檔。同時，要根據該單位主管部門和檔案管理部門的要求，軟硬件同步推進，在各方面積極創造條件，使檔案管理工作更加完善。

加強檔案管理工作，逐步建立健全檔案，有利于對單位各項工作的正確評估，有利于查找和使用歷史資料，而且有利于學校進行實施科學管理。事實證明，只要努力把檔案管理工作做好、管好、用好，就一定能夠發揮檔案不可替代有應有作用。

（作者單位：雙遼市人才交流開發服務中心）