會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響

班麗平 賈樹強

會計電算化是會計工作的發(fā)展趨勢，會計電算化的發(fā)展又給內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，文章主要分析會計電算化對內(nèi)部控制的影響，并以此為基礎(chǔ)探討關(guān)于電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制建設(shè)問題，以確保企業(yè)實行會計電算化后，系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運行

一、建立電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度

會計電算化使原有手工會計核算方法下的內(nèi)部會計控制制度失去作用，它對會計內(nèi)部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會計信息系統(tǒng)的正常進行，預防、發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)所發(fā)生的錯誤、舞弊和故障，及時提供正確可靠地會計信息，這就要求我們建立一整套適合電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，以保證會計信息真實、準確、完整和安全。

組織控制。實現(xiàn)會計電算化后，會計部門的組織機構(gòu)和崗位分工必須進行重新調(diào)整，會計數(shù)據(jù)的處理將集中在計算機操作部門，要重新設(shè)計會計信息系統(tǒng)各部門之間和部門內(nèi)部各崗位之間的內(nèi)部牽制制度。一是要進行部門之間的職責劃分控制，各部門之間的不相容職責應(yīng)當盡可能分離，劃清各自的工作職責和業(yè)務(wù)處理范圍。 二是要進行部門相鄰的崗位分工控制，建立崗位責任制，明確職責，責任到人。 三是要建立并嚴格執(zhí)行相應(yīng)的人事管理制度，加強內(nèi)部控制，對某些關(guān)鍵崗位要實行定期輪換制度。

特殊要求。要建立適應(yīng)電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，應(yīng)考慮到它對內(nèi)部控制的特殊要求，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

計算機的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境，計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度；健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施；建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料要實行多級備份；強化審計線索制，強化內(nèi)部審計工作；建立進入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制。

二、會計電算化對內(nèi)部控制的影響

電算化會計特征。電算化會計系統(tǒng)是指對會計數(shù)據(jù)的收集，存儲，處理與報告使用會計信息的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可分為三個不同層次機構(gòu)，分別為不同管理服務(wù)。會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)為操作層服務(wù)，會計管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)為中層管理服務(wù)，會計決策支持系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，為高層服務(wù)，同事，會計管理信息系統(tǒng)又是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個重要子系統(tǒng)，

人機交互作用的特征。會計電算化不僅具有核算的功能還具有治理和控制的功能，所以，他離不開人的交互作用， 是一個人機互動的“智能型”的管理系統(tǒng)。會計電算化是會計學進信息時代的發(fā)展，它是會計學、電子技術(shù)、財務(wù)管理學科互相交叉結(jié)合產(chǎn)生的管理技術(shù)，從某種意義上說，會計電算化是為了滿足現(xiàn)代企業(yè)制度的需要，應(yīng)用現(xiàn)代科技與方法對傳統(tǒng)的會計進行改造和整合后產(chǎn)生的能適應(yīng)信息化社會要求的新興應(yīng)用技術(shù)。

內(nèi)部控制制度發(fā)生了變化。會計電算化改變了原有的手工記賬會計組織體制，會計工作組織和會計崗位發(fā)生了變化。大中型企事業(yè)單位設(shè)置的會計部門由總會計師、財務(wù)數(shù)據(jù)準備組、系統(tǒng)操作維護組、財務(wù)管理組、會計管理檔案組和系統(tǒng)研發(fā)組等組成。其中，財務(wù)管理部門是電算化會計系統(tǒng)的核心部門，崗位劃分比原來更細，并提高了財務(wù)管理要求。所以在電算化會計條件下，必須構(gòu)建內(nèi)部牽制制度

內(nèi)部控制的形式和財務(wù)重點發(fā)生了變化。實行會計電算化以后，使會計內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化，一些傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式已無存在的意義 。由于會計核算工作全部由計算機完成，整個處理過程分為數(shù)據(jù)錄入、處理和輸出三個環(huán)節(jié)，從錄入會計憑證到輸出會計報表輸出，可以一氣呵成。如果系統(tǒng)安全可靠，沒有非法操和計算機病毒的破壞，是不會出現(xiàn)賬賬、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象，該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第577期2014年第45期-----轉(zhuǎn)載須注名來源所以數(shù)據(jù)控制的重點轉(zhuǎn)移到了數(shù)據(jù)錄入環(huán)節(jié)。同時，計算機的應(yīng)用也給我們提供了先進的控制技術(shù)，使內(nèi)部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠，它可以克服人工控制的隨意性。總之，在電算化會計條件下，會計內(nèi)部控制方式已部分被計算機所取代。

三、建設(shè)會計電算化內(nèi)部控制是會計發(fā)展的必然要求

手工記賬方式有較好的直觀性，各不相同的筆跡也可作為控制的手段。 會計數(shù)據(jù)直接記錄在紙上，而且在長期的工作實踐中已積累了大量的經(jīng)驗和管理制度。實現(xiàn)會計電算化后，就迫使電算化會計信息系統(tǒng)必須建立嚴格的內(nèi)部控制制度。

組織與管理控制。組織與管理控制是指通過部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責的制定、權(quán)限的劃分等形式進行的控制，其基本目標是建立恰當?shù)慕M織機構(gòu)和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約的目的。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括出納、會計核算、稽核、會計主管、會計檔案管理等工作崗位；其中較重要的崗位有系統(tǒng)管理和審核崗位。系統(tǒng)維護人員從技術(shù)上保證系統(tǒng)的正常運行。 對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞等，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。

系統(tǒng)日常操作管理控制。系統(tǒng)操作控制主要表現(xiàn)為操作員權(quán)限控制和操作規(guī)程控制兩個方面。操作權(quán)限控制是指每個崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對系統(tǒng)進行操作，不得超越權(quán)限操作其他系統(tǒng)。操作規(guī)程應(yīng)明確職責、操作程序和注意事項，并形成一套電算化系統(tǒng)文件，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志；規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范；規(guī)定軟盤專用以防病毒感染等等。

系統(tǒng)維護控制。系統(tǒng)的維護是指日常為保障系統(tǒng)正常運行而對系統(tǒng)硬軟件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作。系統(tǒng)維護控制就是針對這些工作而實施的控制。硬件維護主要包括定期進行檢查并做好記錄；出現(xiàn)故障要及時進行故障分析并做好記錄。而軟件維護包括定期維護、適應(yīng)性維護和完善性維護。在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進行監(jiān)督。

數(shù)據(jù)和程序控制。數(shù)據(jù)和程序控制主要是指對數(shù)據(jù)、程序的安全性進行控制。程序的安全與否直接影響著系統(tǒng)的運行，而數(shù)據(jù)的安全與否關(guān)系到財務(wù)信息的完整性和保密性。

總之，應(yīng)用會計電算化，加強會計電算化的內(nèi)部控制工作， 更好地利用會計電算化系統(tǒng)組織會計工作，提供準確，及時的會計信息，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，從而促進企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。但是任何計算機系統(tǒng)都不是無懈可擊的，企業(yè)應(yīng)順應(yīng)會計電算化的發(fā)展同時，應(yīng)建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度，從而提升整個電算化的科學管理水平。

（作者單位：1.錫林郭勒盟醫(yī)院；2. 中國農(nóng)業(yè)銀行錫林郭勒分行）