新制度下高校人事檔案管理與發展

席杰

隨著高校人事制度的一系列變革，在實際工作中出現了許多新問題、新情況，給高校人事檔案工作帶來不少的困擾。因此，如何應對新問題，解決新情況，就成為當前許多高校人事檔案工作者亟待解決的課題。

1 新制度下高校人事檔案管理中存在的不足

1.1 人事檔案管理制度落后。高校人事制度已經改革為聘用制和崗位管理制度，但是，高校人事檔案管理工作制度還沒有及時地改變。

人事檔案管理制度相對落后，體現在以下幾個方面：（1）管理制度不健全。在高校人事檔案收集階段缺乏保密機制，檔案資料在遞交、檢查、審核等必要程序上容易出現問題，導致資料泄密；在檔案歸檔、查閱階段也缺乏相應的監督管理制度，致使入檔材料處于堆積狀態，甚至發展成檔案材料丟失、不完整等情況。（2）管理手段落后。目前，許多高校人事檔案管理工作仍基本靠手工操作，缺乏基本的管理設備與先進的管理手段，部分高校不愿利用網絡傳輸檔案資料，有的還習慣于傳統筆記手寫。

1.2 人事檔案管理人員工作意識落后。（1）身份觀念依舊。在傳統人事檔案管理中，總存在一種對檔案所屬人身份不同采取不同態度的工作觀念。容易造成干部檔案齊全、完整性較高、保存較為完好；而一般工人檔案則出現失真、遺失現象。（2）檔案管理意識淡薄。一是領導不注重檔案管理隊伍的建設與穩定，造成人員配備不足，管理知識缺乏；二是廣大職工普遍對人事檔案歸檔內容、管理范圍及檔案管理工作重要性等缺乏全面深刻的認識，導致對應歸檔材料不能及時送交檔案部門管理，造成人事檔案歸檔不全現象。這不僅違反管理規定，也給利用工作埋下隱患。（3）崗位競爭意識不強。許多從事高校人事檔案管理工作者，總覺得自己的工作比較有保障，特別是在本單位工作時間較長的職工，似乎覺得高校工作是一種“鐵飯碗”，無形中形成一種消極對待工作的態度。

2 新制度下高校人事檔案管理的應對策略

2.1 改進工作方法，完善材料整理。（1）規范人事檔案管理制度，實現高校人事檔案管理標準化。高校人事檔案管理工作標準化就是要對人事檔案實行統一、簡化、協調等有序化管理控制，以獲得最佳檔案管理效益，嚴格把好檔案進口關、出口關，嚴格制定收集、整理、歸檔、借閱等工作規則，確保檔案材料齊全、完整、真實。（2）充分利用現代科技手段，實現高校人事檔案管理數字化。檔案數字化是數字社會時代要求，數字化意味著精確、縝密、高效和快捷。把計算機網絡等現代科技手段運用到高校人事檔案管理中去，建立和完善人事檔案數據庫，實現實體檔案計算機輔助化管理，采用較為先進的現代信息存儲技術推進電子檔案管理，實現網絡相互連接以及資源共享。

2.2 強化工作意識，提高工作質量。（1）淡化身份觀念，增強崗位意識。高校人事制度改革，實現了由“身份管理”向“崗位管理”轉變。崗位管理能夠淡化身份觀念，在人事管理中也不再有干部與工人身份的區別；在實際工作中，從事檔案管理工作的職員也應增強崗位意識，對所有類別的工作人員檔案資料同等重視，并注重對以往忽視的工勤員工各方面人事材料的收集與整理，完善高校全體教職員工人事檔案的管理和服務工作。（2）加強政治學習，提高專業素質。人事檔案管理工作是一項專業性、技術性、政策性很強的工作，檔案管理人員是人事檔案工作的主體，起主導和支配作用。提高人事檔案管理人員的思想政治素質、業務技能素質以及職業道德修養，是提高人事檔案工作質量的基礎。高校人事檔案工作人員務必充分認識到人事檔案工作的重要性，在實際工作中做到實事求是、嚴謹細致，不僅要對歷史負責，而且要對高校每位教職員工負責。（3）提高競爭意識，清除怠工現象。自高校實行人事制度改為聘用制后，校內眾多崗位都是按需設崗、遵循競聘上崗原則實施。人事檔案工作在整個社會中都有極其重要的作用，務必設立崗位，而從事高校檔案管理工作的教職員工則需競聘上崗參加工作。高校檔案管理工作的負責單位，也應該加強對人事檔案工作人員的激勵、考核，認可且重視人事檔案管理工作人員的勞動與付出，激發人事檔案管理人員的積極性，從而消除歷史遺留下的怠工現象。

（作者單位：河南大學 來稿日期：2013-12-18）