開封市基層檔案工作現狀調查

蓋丙蘭

“檔案室是整個國家檔案工作的基層組織，是開展檔案館工作的前提和基礎，是國家檔案財富的重要來源。”了解基層檔案工作的動向與情況是檔案行政管理機關的基本任務與職責，也是檔案行政管理工作重要的方式與常用方法。在2012年底，對開封市基層檔案工作狀況進行了問卷調查，其調查情況如下：

1 調查情況

159份有效問卷中，有132人確定本單位建立了檔案管理機制，占83.02%；認為本單位沒有建立檔案管理機制的有14人，占8.81%；不知道本單位是否建立檔案管理機制的有13人，占8.18%。有132個單位設定專人負責管理檔案，占比84.28%；沒有專人負責管理檔案的單位18個，占比11.32%；不知道是否有專人負責管理檔案的單位7個，占比4.40%。

有105人確認本單位是由綜合檔案室負責管理檔案，占66.04%；38人回答是由檔案形成部門負責，占23.90%；還有9人，約占10.06%不知應該由誰來負責管理檔案。單位負責管理檔案的責任人分別是：單位法人23人，占14.47%；辦公室主任108人，占67.92%；業務部經理11人，占6.92%；不知道17人，占10.69%。作為檔案管理部門的直接領導部門的辦公室主任和業務部經理均屬部門負責人，兩者相加占比約75%。部門領導負責制是檔案管理責任制的基本形式，這由檔案工作的內部事務性所決定的。

回答本單位設有專門保管檔案管理庫房的有142人，占89.31%；沒有的15人，占9.43%；不知道的有2人，占1.26%。絕大多數單位為檔案保存提供了專門庫房，使檔案保管的空間環境得到保障。但仍有近10%的單位沒有落實檔案庫房，使檔案保管缺少了專用空間。回答本單位有用于檔案管理經費的117人，占比超過70%。其中有保障的68人，占42.77%；有不多的49人，占30.82%；沒有的14人，占8.81%；不知道的22人，占17.61%。確定沒有經費保障的不到10%。回答本單位有檔案管理方面的規章制度的145人，占91.19%；回答沒有的10人，占6.29%；不知道的4人，占2.52%。

有74人知道本單位現存檔案數量，不足半數。有制度但不知道本單位檔案數量，這可以認為是制度不落實或制度執行不嚴格，也可以認為是對本單位檔案工作情況不熟悉，心中無數。

有136個單位有明確的檔案收集范圍，占85.53%；沒有明確檔案收集范圍的有14人，占8.81%；不知道的9人，占5.66%。檔案收集范圍是檔案工作的基本要求，近15%的單位沒有檔案收集范圍或檔案工作者不知道本單位的檔案收集范圍。有115個表示單位保存的檔案有明確的分類，占72.33%；最多14類，最少2類，平均5類。表示無明確分類的24個，占15.09%；沒有說明情況的20個，占12.58%。認為本單位檔案的歸檔率在50%以下13人，占8.18%；60%左右10人，占6.29%；70%左右13人，占8.18%；80%左右38人，占23.90%；90%以上79人，占49.69%；沒有說明情況的6人，占3.77%。認為單位檔案的利用率較高79人，占49.69%；一般65人，占40.88%；較低14人，占9.43%。有121個表示接受過檔案業務主管部門的指導，占比76.10%；明確表示沒有接受過檔案業務主管部門指導的28人，占比17.61%；沒有回答的10人，占比6.29%。

2 調查結論

從上述調查情況看，大多數單位建立了檔案管理機制，近85%的單位由專人負責管理檔案。綜合檔案室是單位負責管理檔案的主要部門，多數單位由部門負責人擔當單位檔案管理責任人。近九成單位設有專門保管檔案的庫房，過半單位的檔案工作有經費保障。絕大多數單位建立了檔案管理規章制度，大多數單位有明確的檔案收集范圍，知道本單位現存檔案數量的同志不到半數。超過七成單位保存的檔案有明確的分類，歸檔率與利用率較高，近1/4單位沒有得到過檔案行政管理部門的業務指導。

3 對策與建議

檔案行政管理部門應當加強對基層單位的行政指導與業務培訓；改變管理與服務方式，主動上門為基層單位進行服務；幫助基層檔案室豐富檔案檢索工具，在條件允許的情況下盡可能為群眾提供室藏檔案利用服務；督促基層檔案室落實各項檔案管理制度，夯實檔案室工作的業務基礎；引導基層單位逐漸加大對檔案工作硬件設施的投入和日常經費保障，做到存放有地方，保管有經費。

（作者單位：河南大學體育學院 來稿日期：2013-12-18）