“小而精”與“大而全”的優(yōu)劣

黃永艷

2013年7月10日至15日，我有幸參加了江蘇省人力資源和社會(huì)保障廳與香港大學(xué)聯(lián)合舉辦的“江蘇省檔案技術(shù)專題培訓(xùn)團(tuán)”。為期6天的培訓(xùn)采用專題講座和實(shí)地考察的方式，讓我們對(duì)香港的檔案工作從理念到實(shí)務(wù)都有了較為深入的了解和認(rèn)識(shí)。

1 異同

兩地檔案工作出發(fā)點(diǎn)和根本目的相同，都對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，保存檔案目的都是為了更好利用，都采用專題展覽等形式對(duì)檔案資源進(jìn)行一定程度開發(fā)。但香港與內(nèi)地的檔案工作在很多方面仍存在差別。

一是管理體制差別。香港政府“小政府，大社會(huì)”的管理理念對(duì)香港的檔案工作同樣適用。香港政府設(shè)有檔案管理處，但是該處級(jí)別較低，人員很少，職權(quán)單一，對(duì)政府機(jī)關(guān)的檔案工作沒(méi)有足夠的權(quán)限進(jìn)行管理。同時(shí)，香港沒(méi)有《檔案法》，以《檔案管理指引》取代《檔案法》，政府檔案處沒(méi)有法律手段對(duì)政府其他部門的檔案工作進(jìn)行有效監(jiān)管。沒(méi)有面向全港的法律規(guī)定，也使得政府檔案處無(wú)法顧及香港政府以外的單位如立法會(huì)、社會(huì)團(tuán)體等檔案工作，更無(wú)法開展如內(nèi)地正在開展的家庭檔案建設(shè)等工作。此外，香港的檔案工作還存在“去專業(yè)化”現(xiàn)象，近年來(lái)，香港政府檔案處用“行政主任”來(lái)代替專業(yè)的“檔案主任”來(lái)管理，使得檔案工作的專業(yè)化程度下降。相反，內(nèi)地檔案工作管理體制有著嚴(yán)密的層級(jí)管理體制，對(duì)檔案工作保持與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展同步有著法律保障，對(duì)檔案人才的培養(yǎng)和儲(chǔ)備有著政策保障。

二是檔案內(nèi)涵定位差別。香港將檔案分為檔案（Records）和歷史檔案（Archives）。文件歸檔后，形成檔案，檔案經(jīng)過(guò)專業(yè)人員鑒定有歷史價(jià)值的才能成為歷史檔案。只有歷史檔案才被香港歷史檔案館永久收藏，而其他被鑒定為非歷史檔案的檔案則被制作成微縮膠片，其原件則予以銷毀，僅保存其憑證作用。該方法有效精簡(jiǎn)了館藏，使歷史檔案館保存的檔案均為精品，最大限度上消滅了重復(fù)件的保存。而內(nèi)地沒(méi)有按照檔案生命周期的理論對(duì)檔案本身予以區(qū)分，對(duì)各單位歸檔后的檔案全盤接收，使得檔案工作特別是文書檔案在移交到檔案館后，存在很多的重復(fù)件。

三是檔案整理方式差別。香港檔案工作采用隨時(shí)歸檔的方式，在工作開展之初即設(shè)立該工作的檔案卷宗，此后，此項(xiàng)工作的所有資料都予以收藏而不進(jìn)行取舍。每個(gè)卷宗檔案排列按照倒排方式即先發(fā)生在最后，最后發(fā)生的材料放在最先的方式，使得整個(gè)事件脈絡(luò)清楚、內(nèi)容翔實(shí)、結(jié)構(gòu)完整，檔案更具有完整性，更能反映出事件發(fā)展過(guò)程。

2 收獲

本次培訓(xùn)主辦方對(duì)我們?cè)谏?、學(xué)習(xí)保障上進(jìn)行了認(rèn)真安排，特別是香港大學(xué)在培訓(xùn)課程安排、教授聘請(qǐng)、實(shí)地考察地點(diǎn)選擇等方面開展大量務(wù)實(shí)工作，使我們?cè)诟燮陂g學(xué)習(xí)生活順利開展，并取得較好收獲。

一是打開了認(rèn)識(shí)檔案及檔案工作的另一扇窗口。我們的檔案工作都是按照“師傅帶徒弟”方式，一輩一輩傳下來(lái)，雖然我們也在開展積極的創(chuàng)新，但是所有的創(chuàng)新都是在原有的框架范圍內(nèi)進(jìn)行。香港檔案工作與內(nèi)地完全不同的檔案管理體制，使我們認(rèn)識(shí)到檔案管理的方式可以采取不同的形式，使我們對(duì)檔案工作的管理理念和范式的認(rèn)識(shí)得到進(jìn)一步拓展，從而對(duì)于更加全面、客觀、深入地了解把握檔案本身的理念和檔案工作的外延和內(nèi)涵有著積極的意義。

二是香港“檔案工作者”的職業(yè)精神值得我們學(xué)習(xí)。由于沒(méi)有檔案法律法規(guī)的保障，香港檔案的生存環(huán)境甚至不如內(nèi)地。但是，香港的一批“檔案工作者”在積極推動(dòng)《檔案法》立法上付出了大量積極的努力。他們組成了推動(dòng)檔案法立法行動(dòng)小組，邀請(qǐng)了社會(huì)各界關(guān)心支持檔案工作的有識(shí)之士參與，制作了宣傳片，甚至印刷了“拯救檔案”的不干膠貼，開展了大量的、廣泛的宣傳，以爭(zhēng)取社會(huì)各界最大限度的支持。讓人感動(dòng)的是，這些“檔案工作者”并不是政府檔案處的現(xiàn)有工作人員，純粹是基于對(duì)檔案工作熱情和責(zé)任，而義務(wù)地、積極地為優(yōu)化檔案的生存環(huán)境鼓與呼。

三是香港檔案工作更注重細(xì)節(jié)和實(shí)用的理念值得我們借鑒。比如，香港用不同顏色的檔案封面來(lái)表示檔案密級(jí)的區(qū)分，這樣更有利于檔案的保密工作，最大限度防止標(biāo)注密級(jí)的檔案信息的外泄。再如，每卷檔案的目錄也用不同顏色區(qū)分本卷檔案中該文為收到的外來(lái)文件還是本單位自身產(chǎn)生的文件。對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注，使香港的檔案更具有了檔案本身應(yīng)有的原始屬性，更有利于檔案工作者了解和把握檔案的本質(zhì)，成為最大限度上做好檔案工作的基礎(chǔ)。

3 反思

一是對(duì)檔案和檔案工作的再認(rèn)識(shí)。香港對(duì)檔案和檔案工作內(nèi)涵和外延的認(rèn)識(shí)采用了最簡(jiǎn)單直接的方式。對(duì)檔案的定義上，“公共檔案管理”和“憑證作用”是兩個(gè)最為重要的關(guān)鍵詞。香港政府管理檔案的范疇只限于政府在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的公共檔案，其他法定組織的檔案不在政府管理范疇。比如香港立法會(huì)有其自身的檔案管理體制和檔案館。從檔案產(chǎn)生到銷毀，更關(guān)注檔案的實(shí)用性。目前，內(nèi)地的檔案管理采用“大而全”理念，檔案行政管理部門中也存在著“越管越多”現(xiàn)象，存在“什么都想管好，什么又都管不到位”現(xiàn)象。因此，我們有必要對(duì)檔案工作內(nèi)涵和外延進(jìn)行深入的思考和定位，找準(zhǔn)檔案工作的應(yīng)該下力的核心之處。

二是對(duì)檔案數(shù)字化工作的再探討。當(dāng)前，數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字化工作在各地如火如荼地開展。正如富士施樂(lè)全球服務(wù)亞太區(qū)業(yè)務(wù)流程服務(wù)首席顧問(wèn)蘇力先生所指出的，當(dāng)前，我們采用的數(shù)字化技術(shù)手段和水平仍處于較低水平。這種較低技術(shù)水平創(chuàng)造出來(lái)的數(shù)字檔案在很大程度上已經(jīng)失去了檔案的原始性，很可能使我們辛辛苦苦做出來(lái)的數(shù)字化產(chǎn)品，因失去檔案原始性而無(wú)法獲得法律意義上的證據(jù)力的作用，從而使這些數(shù)字產(chǎn)品處于無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有作用的尷尬境地。

三是對(duì)檔案法和檔案法實(shí)施的再思考。1996年修改后的《檔案法》賦予了縣級(jí)以上檔案行政管理部門行政處罰權(quán)，但客觀地講，當(dāng)前，我們的檔案行政管理部門仍更習(xí)慣于采用行政管理方式而非法律手段來(lái)管理檔案工作。如何進(jìn)一步修改完善《檔案法》，使檔案法律法規(guī)更具有操作性？如何深入地推動(dòng)檔案法律法規(guī)的實(shí)施，成功實(shí)現(xiàn)依法行政、依法治檔？仍需要我們檔案工作者予以認(rèn)真思考并切實(shí)推動(dòng)，才能讓香港同行羨慕的《檔案法》，真正發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

（作者單位：連云港市檔案局 來(lái)稿日期：2013-12-23）