上海市徐匯區雙檔案移交的實踐與探索

呂顏冰

1 上海市徐匯區檔案局（館）雙檔案移交的實踐

上海市徐匯區檔案局（館）“雙檔案””移交是指將實體檔案和數字檔案同時移交檔案館。具體做法是移交單位要在區檔案館的指導和監督下負責將移交的檔案通過外包公司或者其他形式（一般是外包形式）數字化，然后通過物理歸檔的介質傳遞方式（通常有移動硬盤、光盤、優盤）將數據移交給檔案開發科，數據拷貝到外網電腦上經殺毒，技術人員將數據掛接到內網的檔案信息管理系統的服務器上并導入數據庫中，校對人員結合紙質檔案目錄校對系統中的數據，對于錯誤較多的則要求移交單位重新整理，最后數據核查無誤后，清查數據后填寫移交單，通過領導審核才能接收實體檔案入館。

由于移交檔案的立檔單位較多，需要接收的檔案數量與數據量很大，工作任務非常繁重。為了保證接收工作的高效、高質，徐匯區檔案局（館）做了許多有效的工作：

首先，領導重視。徐匯區檔案局（館）領導非常重視“雙檔案”移交工作，局里領導一直關注數據掛接與檢查進度和移交進度。一些領導在下班后還堅守崗位，等待一天的工作結束后檢查服務器上的數據，磁盤列陣的存儲量及剩余空間；2013年夏天上海40℃的高溫天氣較多，在這樣炎熱的環境下，局里幾位領導親臨各個移交單位指導檔案移交工作。

其次，前期指導。檔案館是按照一個單位數據檢查完后正式接收完畢后才通知下一個立檔單位移交的，如果錯誤較多就需要更多時間修改，這樣減慢了其他移交單位檔案的接收進度。為此，業務指導人員多次強調實體檔案整理與檔案數字化的要求，以便減少檔案館工作人員的重復勞動。前期指導的效果很明顯：后來移交進館的數字檔案數據錯誤相比較早移交的數據錯誤明顯少了許多，工作進度也快了，接收工作順利開展。

最后，嚴格把關。在數據檢查人員初步檢查更正后按照一定比例（大概20%）抽查，對不符合要求、錯誤較多的則立即返工或中途返工，要求數字化公司重新做數字檔案。這樣就大大提高了進館的檔案質量，減輕了數據校對工作人員的壓力，也給以后移交進館的單位起到了標桿示范作用。

2 雙檔案移交過程中存在的問題

2.1 檔案信息管理系統設計與需求不銜接。數字檔案移交時需要將數據拷貝并掛接到檔案館的內網上，檢查數據就要建設以檔案信息數據庫為依托的信息管理系統。檔案信息管理系統一般是通過招投標方式外包給有關軟件與數據公司，系統建設和維護工作則是以項目形式開展的，這樣就存在外包風險和項目管理。一方面，檔案人員缺乏信息系統設計的相關知識，在系統設計的前期不能清晰地表述需求，加上雙方缺乏有效的溝通，這導致后期每每遇到新情況就需要修改系統，加大了成本、造成資源浪費。另一方面，檔案館與特定的外包公司形成了長期的合作和利益關系，由于“馬太效應”和“路徑依賴”的存在，檔案館寧愿一直與同一家公司簽訂合同，即使該公司服務不盡如人意，也不愿意換一家公司。這導致設計出來的系統既不能滿足快捷獲取數據的需求，成本也不小。

2.2 技術不成熟與唯技術論的矛盾。數字檔案移交時會出現一些由于技術上的原因導致的低效率與不端正的工作態度。一方面，技術不成熟造成領導不信任不使用網絡途徑數據傳輸方式。物理歸檔方式可以采用在線傳輸也可以采用離線歸檔即采用存儲介質拷貝。檔案館采取移動硬盤、光盤、優盤拷貝數據不僅是因為數據量比較大，通過在線傳輸的時間比較長，而且網絡傳輸存在黑客截取信息的不安全因素。所以即使有了更為便捷的在線數據傳輸方式，領導也不愿意承擔數據被攔截或泄露的風險。另一方面，唯技術論觀念的存在影響了正確的工作態度。唯技術論認為技術可以解決一切問題，解決技術問題后大部分常規工作都可交由程序完成，而檔案工作人員的工作只是做數據挖掘和數據分析。這種觀點是十分有害的，要想改善工作狀況，必須從管理與隊伍建設著手，檔案工作人員必須認清檔案工作的性質和基本狀況，踏實做事。

2.3 接收的檔案量多但比例不協調。行政工作中產生的文書檔案占了絕大部分，而關于城市記憶或者社會記憶的檔案較少。這源于在鑒定時往往給予行政類檔案較高級別，而小看甚至不屑于那些不起眼的關于社會記憶檔案。目前，徐匯區檔案館內網管理系統數據庫中主要有文書檔案、電子檔案和專題檔案，文書檔案占了絕大部分，電子檔案進館目前還沒有全面開展起來，專題檔案包括黨政機關、區里各個街道以及個別學校的干部檔案、知青檔案、獨生子女檔案、婚姻檔案等。這些分類在一定程度上是合理的，但是，就內容上和保管年限上而言各個部分的比例還不協調。

2.4 風險管理和成本效益意識不足。沒有建立一套嚴格的、全面的檔案實體及檔案數字化的保密制度與風險控制制度，也缺乏嚴格執行。拷貝數據時有的存儲介質沒有經過殺毒就插入內網的電腦；工作人員在核查數據時隨意交談有趣的檔案內容，不夠嚴肅；掃描元數據不及時上交會導致數據泄露和原始憑證遺失；一些人員沒有注意與外包公司簽訂項目合同的截止日期，這會導致外包公司人員拖延時間，既耽誤了其他單位檔案進館的時間，也增加了成本。另外，因為前期的檔案實體整理工作制度不嚴格、強調數量忽視質量的指導思想導致檢查疏忽、錯誤較多、重復勞動、成本增加。實體檔案的質量是數字檔案質量的前提和基礎，試想，在數據出現錯誤的時候如果連實體都沒有整理好，那么，數字化的檔案到哪里去查證呢？如果在一開始就重視初次整理質量，盡量減少錯誤，就不會因為不規范而重新返工，不僅加大了成本，拖延了任務完成時間，無形中也助長了移交單位的不滿情緒。

3 改進意見與措施

3.1 建立項目管理與監理小組。由于信息系統的設計與維護是按照項目開展的，設置項目管理與監理小組可以了解技術外包公司的工作情況及工作進度、明確雙方簽訂的合同內容、雙方責任及項目時間。通常，監理應該是獨立的第三方，但是考慮到資金與人員編制情況，這里的項目監理小組成員可以由檔案局（館）的相關人員、外包公司相關領導組成以及邀請其他區或者市里的檔案工作領導組成。這些專門小組人員不僅要具備行政管理知識，也要有具備技術知識的人員組成。確定人員構成后，要制定明確的事前、事中、事后計劃與控制管理策略，必須嚴格執行監理職責。

3.2 制定完善的管理制度。管理的制度化與規范化可以減少不必要的重復勞動、提高工作效率，嚴密的管理組織與嚴格的管理制度能明確部門職責。檔案實體整理是數字檔案的前提，只有檔案實體整理實現了有序化、條理化、系統化，才能保證數字檔案的質量。因此，要嚴格要求檔案實體整理質量效果，檔案整理要減少粗心造成的重復勞動。這一方面會減少檔案人員的工作量，另一方面會降低移交單位的成本，因為錯誤太多檔案部門會讓這些單位重新返工。另外，在檔案數字化時要嚴格尊重原有整理順序，不可輕易打亂次序。

3.3 創新工作機制。徐匯區檔案局（館）與上海師范大學檔案學系已有多年的學習與實習實踐的合作關系，今后還需要在“產學研”一條龍鏈條上繼續挖掘積極因素，推動資源整合上努力。學校領導強調在創新的同時，高校也要回歸服務社會的本職，應依托和挖掘人才與智力資源，積極參與和推動社區的文化與社會事業發展。檔案局（館）與其將檔案業務工作外包給非檔案專業人員做，不如把機會給這些高校的學生，形成產學研合作基地。這樣一方面可以節約成本，加強與高校教師科研的合作關系，把檔案工作實踐中的難題拿出來與檔案專業理論扎實的老師進行討論，這樣能使得工作更為科學，提高工作質量，另一方面，也加強了學生對檔案工作的認知，使理論與具體實踐相結合，及早感知檔案事業情況與自身的興趣所在，做好自身的職業規劃。

3.4 完善隊伍建設。人員、管理與技術是檔案工作的三個支撐因素，而人員是最具積極主動的因素。由于檔案部門的人員編制較少，數據校對工作部分一般采用外包形式，聘請外部人員協助做好工作。檔案部門人員一般不直接參與具體的數字化與校對工作，只是宏觀上給予指導和抽查結果、監督與檢查、協調與溝通。面對數字檔案移交出現的新情況、新問題，對于檔案館的在編人員而言，一方面，要完善其知識結構，加強日常技術、安全的培訓及其考核，加強與系統設計人員的需求溝通。另一方面，要實現檔案工作人員觀念的轉變。要改變以行政利用為中心的觀念，樹立檔案信息資源作為社會記憶載體的宏觀意義的觀念。

3.5 改善檔案鑒定工作。檔案有三期鑒定論，即歸檔鑒定、進館鑒定、館內鑒定。其中館內鑒定又包括用級鑒定和期滿鑒定。在接收檔案時屬于進館鑒定階段。作為國家綜合性檔案館，接收范圍過小，種類單一，黨政機關的檔案占大多數，缺失關于普通老百姓具有社會記憶性質有關活動的檔案，這種現實狀況與開放檔案為民生利用的初衷是大相徑庭的。進館的接收鑒定要切實以豐富館藏種類、留存社會歷史變遷的存史作用為宗旨，平衡行政查考和公民個人檔案的比例，平衡各保管期限檔案的比例。

（作者單位：上海師范大學人文學院信息管理系 來稿日期：2013-12-16）