穩中求變：《高等學校檔案實體分類法》的幾點修改意見

易濤

摘 要：《高等學校檔案實體分類法》的實施為高校檔案工作提供了統一的檔案分類體系和檔號編制模式，為高校檔案工作的規范化、科學化和現代化打下了堅實的基礎。基于高校檔案工作傳承性、連續性和穩定性方面的考慮，《高等學校檔案實體分類法》的修改需要遵循穩中求變，以穩為主的思路。具體而言，《高等學校檔案實體分類法》的修改需要建立文書檔案以“組織機構”為主的分類標準，做好與相關法規制度的協調完善，同時建構符合特殊檔案和電子文件特點的分類體系。

關鍵詞：高校檔案；實體分類；《高等學校檔案實體分類法》

《高等學校檔案實體分類法》（以下簡稱《分類法》）由國家教委1993年底以教辦[1993]429號文件正式頒布實施，至今已有20年的歷史。在20年的使用過程中，《分類法》為“高校檔案工作者掌握高校檔案的形成規律，明確管理范圍，進行科學管理，提供了指針”。[1]但是，隨著高校檔案工作外部環境的不斷變化、新的法規制度的出臺和修訂，以及高校檔案工作內容的發展，《分類法》的修改已經成為勢所必然。本文擬從高校檔案工作的實際，嘗試提出《分類法》的具體修改意見。

1 穩中求變，以穩為主的修改思路

求變求改已經成為高校檔案實體分類工作的迫切要求，這一點為高校檔案實踐工作者所共識。在具體的修改思路上，筆者以為《分類法》的修改不宜大刀闊斧，更不能推倒重來，而只能在原有分類法的基礎上進行適應性修繕，同時注重未來高校檔案工作的發展趨勢，具備一定的前瞻性。

在檔案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理結果”，“在某些局部明顯不合理、不可用，可在原基礎框架內進行局部調整”。[2]已有的工作實踐表明，《分類法》所存在的問題集中于一些局部結構需要進行修改、刪減和增加，并不涉及《分類法》的全部。如果《分類法》進行徹底的改變，將影響檔案分類方案和檔號編制體系的前后對應，讓館藏檔案的整理缺乏連續性和系統性。

《分類法》的出臺，結束了之前高校檔案實體分類方案各自為政的局面，形成了較為統一的檔案分類體系和檔號編制模式，這也為高校之間的業務交流提供了統一的平臺。作為高校檔案工作最根本的法規制度，新的《高等學校檔案管理辦法》也基本延續了《分類法》的分類體系。因此，《分類法》“可以考慮在維護原有分類體系和檔號模式相對穩定不變的基礎上進行適度調整和補充”。[3]

2 文書檔案以“組織機構”為主的分類標準

《分類法》作為一部檔案實體分類法，并沒有單純地按照慣例采用來源原則作為分類標準，而“是想融組織機構分類法與問題分類法、實體分類法與信息分類法為一體”。[4]分類標準的雜糅，“容易形成同一類檔案按‘組織機構和按‘問題分類并存的混亂局面”。[5]

基于穩中求變的修改思路，《分類法》在分類標準上要尊重已有的分類體系成果，注重分類體系的延續性。在一級類目方面，《分類法》現有的一級類目不宜刪減，對于聲像檔案、實物檔案、學生檔案等則應從整體上納入《分類法》的一級類目體系之中。

現有的分類體系中，基建、設備、科研、產品等科技檔案的二級類目以項目或產品為單位進行劃分，符合科技檔案的成套性特點，應該予以保留和延續。在文書檔案方面，《分類法》雖然是按照問題標準來劃分，但是每個二級類目的組織機構指向卻相對明確。例如，XZ12表述為“人事”，其內容主要來源于人事處和離退休處兩個機構。這為文書檔案按照組織機構分類法來劃分提供了可能，可以利用一個二級類目或三級類目來具體對應相應的機構部門。這樣分類一方面可以做到歸類清晰，操作簡單；另一方面，也契合了高校推行的部門立卷制度，減少了實踐中因為不同組織機構公用同一個分類號而造成的工作不便。對于組織機構出現的合并、撤銷、新增等情況，可以采取就近歸類或微調分類體系的方式來解決。

3 堅持“年度號—分類號—案卷號”的檔號編制模式

《分類法》對檔號模式作出了明確的規定，即高校檔號由“年度號—分類號—案卷號”構成。這種分類體系符合高校檔案工作的實際，也為絕大多數高校所采用，為高校檔案工作交流提供了統一的技術平臺。以“年度”作為一級分類標準來組織館藏，有利于以年度為單位來管理和統計館藏檔案，符合高校“次年歸檔”的工作慣例。同時，將同一年度所有類別的檔案放置完畢后再排列下一年度的檔案有利于節省庫房空間，便于查找，不用倒庫，真正實現排架和檢索的雙向功能。

隨著高校檔案工作的發展，也出現了“分類號—年度號—案卷號”為主的檔號編制模式。這種“類別”檔號模式，便于對館藏檔案按內容進行管理，實現不同類別檔案之間的分離。在“年度”檔號模式已經廣為使用的現實狀況下，筆者建議堅持沿用。首先，“年度”檔號模式也能夠分庫保存館藏，實現按內容管理，只需對每個庫房放置檔案類別作出明確規定。其次，“類別”檔號模式無法兼顧多樣的實踐狀況。對于條件較為簡陋，甚至只有一個庫房的高校而言，“類別”檔號模式容易出現頻繁倒庫等弊端，實踐效果不及傳統的“年度”檔號模式。

4 法規制度層面的一致性修改

在《分類法》運行的20年里，廢止、修改和新增多部檔案法規制度，也就出現了《分類法》與有關法規制度不相適宜甚至相悖的情況。具體而言，首先表現在《高等學校檔案管理辦法》將“學生類”檔案作為一個單獨大類列入了高校檔案范疇。雖然，“學生類”檔案的列入引發了業界不小的爭議，但是作為《高等學校檔案管理辦法》的下位法，《分類法》在修改時理應將“學生類”列為單獨的一級類目加以體現，其具體的分類方法則應參照人事檔案的相關管理辦法。

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》將保管期限由“三分法”改為“兩分法”，即由“永久、長期和短期”改為“永久和定期”，定期中再實行標時制，分為30年和10年。《分類法》在修改時需要將保管期限部分作相應的變更，以符合檔案工作的實際，在高校起到一種積極的引領作用。

5 “因地制宜”確立特殊檔案的分類體系

《分類法》對特殊檔案涉及較少，且內容較為簡略，已經無法適應現實工作的發展，需要給出更為明確的分類指導意見。

聲像檔案方面，《分類法》需要將“聲像載體檔案”的稱謂改為更符合約定俗成的“聲像檔案”。在具體的分類體系上，應該依據承載聲像檔案的不同載體來劃分，只有這樣才能便于排架入庫和組織館藏。《分類法》中聲像檔案現有的8個二級類目基本概括了聲像檔案的各種載體形式，符合實際工作需要，應該保持不變。至于其中數量較多的SX12照片和SX19光盤等檔案，各個高校可以根據自身的實際情況來研制更為細致的分類體系。

實物檔案方面，雖然“實物檔案”這一概念尚未得到學術界的統一認可，但是在現實工作中卻已經廣為使用，并且是展示高校辦學歷程的重要實物性證據，因此將實物檔案寫入《分類法》也就順理成章。實物檔案的分類標準和聲像檔案一樣，主要依據檔案載體的不同來劃分，以達到方便組織館藏的目的。高校實物檔案主要包括印章、題詞、字畫、獎牌、獎狀、錦旗等，內容涉及廣泛，其類目設置在注重實物檔案載體特性的同時要兼顧各個類別之間檔案數量的平衡，做到類目設置富有包容性和穩定性。

高校特殊檔案中還存在著一些內容特殊的檔案，例如，高校名人檔案、教工業務檔案等。與載體特殊檔案在高校基本普及所不同的是，這些內容特殊檔案的普及性有限，因此，在《分類法》中應該提及并給出原則性的分類方案編制方法，但無需給出詳細具體的分類體系。鑒于內容特殊檔案的特點，以所涉及的自然人或法人為標準進行分類較為切合實際。

6 電子文件分類方案與其實體檔案一致

《分類法》誕生于20年前，因此，其中并未涉及電子文件的相關內容，而隨著信息技術和檔案工作實踐的不斷發展，對這一問題的思考已不容回避。例如，傳統的光學照片有紙質底片，而數碼照片時代“底片”已經基本演變為紙質照片對應的電子文件，傳統“底片”基本退出歷史舞臺。

在電子文件真實性和法律憑證價值問題沒有得到解決之時，高校只能采取紙質檔案與電子文件同步歸檔的方法來組織歸檔。電子文件與紙質文件共同反映了某個具體的檔案信息，是同一信息的不同表現形式。《電子公文歸檔管理暫行辦法》第17條規定“歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理”。因此，在進行《分類法》修訂時，電子文件不能作為單獨的一級大類，其分類方法應與對應的檔案實體一致。具體而言，某個紙質檔案文件與其電子文件應該具有相同的檔號，不管這份電子文件是通過掃描、翻拍或系統自動生成等何種方式產生。對于沒有紙質檔案相對應的電子文件，其分類方法同樣應該依據電子文件的內容進行歸類，同時賦予相應檔號。

*本文系浙江省教育廳項目（編號：Y201329313）和浙江師范大學項目（編號：JYGL201225）的研究成果之一。

參考文獻：

[1]鄧紹興.高等學校檔案管理理論與實踐的重要成果——《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》評介[J].檔案學通訊，1995（1）：33.

[2]馮惠玲.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1999：74.

[3][4]晉平.對《高等學校檔案實體分類法》的實踐反思與修訂建議[J].檔案管理，2010（6）：42.

[5]田淑華.高校黨群、行政類檔案分類宜采用“組織機構”分類法[J].黑龍江檔案，2010（6）：41.

（作者單位：浙江師范大學檔案館 來稿日期：2013-12-16）