中小型企業采購管理

盧曉娜 渤海大學管理學院

中小型企業采購管理

盧曉娜 渤海大學管理學院

本文認為通過實施采購創新可以有效的解決當前我國中小企業在采購管理中面臨的一些壓力，在此假設基礎上，文章利用供應鏈理論，從企業采購管理的優缺點以及面對缺點中小型企業應該有的應對策略等方面對中小型企業的采購管理做了詳細的分析。

采購管理；采購計劃；工作效率；競爭力

一、引言

隨著社會的進步消費者需求的增多，對于中小企業來說采購管理在企業中所占據的位置已經越來越高。采購管理的主要內容是有效的實施企業的采購計劃，與供應商保持良好的溝通，以及合理的控制企業的采購成本，中小型企業是否能夠用自身有限的流動資金來保證企業的采購部能夠為其采購出高質量、低成本、高效率的物資很重要。企業的產品質量得到保證、物料成本得到控制后，經營質量也就會得到相應的提高。當今社會，大多數有中小企業還沒有意識到采購管理對他們的重要性，大部分都是沒有計劃的用錢來買東西，如果企業對自身的采購管理的不重視自然而然就會增加企業的生產成本，另外一些中小企業不能及時的交貨，也影響了中小企業在市場的競爭力。采購成本是采購過程與物品成本中所消耗的各項費用之和，對于企業來說，采購成本是影響企業利潤的直接原因，還可以影響企業的資金回籠速度。這些在一定程度上都影響了企業的快速發展，加大了產品的成本，企業盈利少就不會有更好的人才進入公司，這樣也影響了中小企業的快速發展。

我國的中小企業有將近千萬個，他們生產了很多高科技產品，大部分還是出口產品，如今中小企業的產品出口額可以占全國出口總額的一半以上。改革開放以來，很多從農村來的勞動力都進入到了中小企業，中小企業提供的城鎮就業機會大約占全國的四分之三。與此同時，在20世紀末以來中小企業的經濟增長可以占工業新增產值的76.7%，在繳稅方面每年國家收到的工商稅總額中中小企業所繳納的稅額占總額的一半左右。因此，對于我國這樣一個中小企業很多但各地經濟發展水平差別很大的國家，中小企業的發展對于國家的發展具有很重要的意義。

二、中小企業的現階段的采購管理模式

現階段，我國的中小企業在采購管理中表現出以下特點:

1.采購規模的局限性

很多中小企業由于規模小,資金少,隨之其采購規模也相對較小。據統計,大多數中小企業,每年采購金額主要大約集中在集中在幾十萬到幾百萬之間。因此中小企業的采購規模有很大的局限性。

2.對價格敏感

中小型企業規模有限隨時都有破產的風險，因此管理者對企業的采購成本的控制的非常嚴格,對物資采購價格非常敏感敏感。

3.企業負責人決定采購權,采購流程簡單

中小企業員工少管理層也較少,大多由企業主要負責人來實行采取物資的采購決定權。并且中小企業的采購流程也比較簡單、隨機,大體上都是由銷售部門提出申請,采購部門填報年度或臨時采購預算計劃,報告上級領導、由公司領導審核批準后，加以實施。

4.企業的采購有各自企業的特點

無論大企業還是小企業都會存在發展階段、員工素質、管理水平、所從事行業的差異,不同規模的性質不同的企業在不同的發展階段,對不同采購物資的需求也不一樣。每個企業都有其采購管理模式流程的特點,在本公司的采購中要求靈活的變更使其更加實用。

5.多種獲得采購信息的方式

隨著市場的千變萬化對于中小企業來說獲得采購信息的方式也越來越多,以前是通過媒體以及上門推銷等傳統單一的方式了解采購產品的信息,現在還新增了很多渠道，例如，網絡、展會等。顯然在這些渠道中,互聯網成為了最受親睞的方式。

三、中小企業在采購中的缺點

1.沒有穩定且固定的供應商

大部分中小企業在經營過程中都會面臨物資供不應求和供過于求的情況，那么無論是找不到合適的供應商還是很多供應商一時之間蜂擁而至，都會給企業的發展和盈利帶來影響,因此中小型企業擁有自身穩定且固定的供應商很重要。

2.缺乏采購管理溝通

對于企業來說內部各個部門信息共享良好溝通會減少很多麻煩如果采購部與生產部的進行及時的溝通，采購物資就可能過多或過少，這樣就會導致庫存積壓或缺貨,會給企業帶來相應的損失。

3.盲目采購

中小企業應該選擇自身了解的供應商,這樣就不會出現對不合適的供應商的盲目采購,盲目采購會造成企業不能正常生產生產,也會提高采購的成本。

4.采購的信息技術偏低

在企業中有一套屬于自己的采購系統的ERP很重要，但大部分中小企業由于資金短缺,沒有自己的ERP管理系統不能進行高效的控制和管理,這種半手工狀態的采購管理,影響了企業的采購效率。

四、中小企業采購的應對策略

1.制定合理的采購計劃

企業制定一定的計劃來采購，是為了能夠按照計劃來預測所需原材料或物資的數量和到達時間，以便物資能配合生產。另外，計劃要與生產部門的生產需要相符合，確保采購部門能滿足生產部門的需要。與此同時合理的計劃也會避免不必要的庫存成本。對于庫存這種種閑置的物資來說，不能給企業帶來利潤，反而會增加企業的成本。

在企業中采購管理的第一步就是采購計劃，采購計劃一般分為兩種，年度采購計劃和臨時采購計劃。年度采購計劃一般是不會變更的，它由使用部門擬訂，提交到上級部門審核，同意后再下達給基層部門執行而臨時采購計劃比較簡單，靈活。主要當物資采購價格不高，數量不確定時，啟用臨時采購計劃。因此臨時采購計劃可以補充和完善年度采購計劃。在緊急情況下臨時采購計劃可以保證公司物資的持續性。所以企業應該制定一個合理、完善的采購計劃。

2.認真選擇供應商

中小企業應對需用物資按照使用用途，物資自然屬性等標準進行分類,然后按照物資對企業用途的重要性、采購的難易程度,將其劃分為重點、良好、一般等類別,并且企業還要認真審核和監控商品的質量、品質等各個方面。對于企業重點采購的物資,應綜合審查供應商的質量體系、生產條件等各個方面,并對供應商的實力進行綜合評估，企業要降低采購的風險就要選擇質量有保證、價格適當、口碑好的供應商。企業要認真選擇供應商了解其具體情況,并要對其作出相應的考核,企業還要對不同類別的供應商設立不同的檔案。所謂類別不同即其對企業的重要性不同。一般貨品的質量、價錢、交貨日期、等方面都達到公司要求,并與公司活動密切的供應商,是重要類。一些供應商只是臨時或者偶然的與企業合作，稱之為一般性供應商。企業需要認真考核供應商，否則供應商在介紹自身條件及優劣勢時可能存在欺詐問題,公司可以按照情況酌情處理,內容嚴重的可以選擇終止合同,并有權利追究其法律責任。

3.加強控制采購物資質量的控制

按照物資的使用安全對采購物資進行分類,控制好在生產及使用過程中對企業生產和員工帶來嚴重危害的物資。對于采購物資的入庫與出庫更要嚴格控制。入庫時，要按照國家標準進行檢測以及證明其安全性,再備案，經過這一系列審核后才可進入庫;物資在出庫后,正式生產前還要進行檢測,這樣才能使采購的物資質量得到保證，減少企業的采購風險。

4.使用科學的采購模式

首先，認識到準時制采購(J I T采購)管理模式對企業的重要性。企業想要減少庫存，利用現有庫存，甚至達到零庫存都可以采用準時制采購。它不但可以提高企業的采購效率,減少多余庫存,還可使得采購物資的供應與生菜需求需求同步。另外，實施標準化采購可以使采物料規格標準化,生產樣式統一減少麻煩,就可以降低企業采購成本。

5.加快企業信息化和科技化

中小企業應該與供應商分銷商構建出一個協調的供應鏈，這樣有利于企業進行快速的信息溝通，方便與供應商進行交流。很多供應商已經有屬于自己的交流平臺，他們互相交流，信息共享對彼此都有益。中小企業還要有自己的ERP系統，ERP、電子商務等先進的管理系統對中小企業的發展有很多好處,可以讓企業實現物流、信息流、資金流相結合。并且企業還應擁有一套物資采購管理的信息網絡平臺，它包含錄入、操作、查詢、監控等功能,使企業各個環節有默契的配合起來。通過電子商務平臺,中小企業可以對采購的過程進行監控,讓企業的采購做到既透明又規范，用這種高效的網絡管理也降低了企業的采購風險。ERP系統的使用還可以使信息接受快，得到準確的數據，很大程度上削減了由于人為因素造成錯誤給企業帶來的損失。與此同時企業還要減少采購人員人工工作內容，在如今科技如此發達的時代企業應該把計算機作為工作的主要工具，既有利于信息快速到達還會減少勞動力，還可以提高整個供應鏈的工作效率，對市場的變化隨機應變。

6.加強企業內部管理

首先，中小型企業要充分利用集中采購這一采購方式。它不但可以降低企業的采購風險還能專人專用加強與供應商之間的關系。對于企業來說，采購物資的質量，價格等都屬于企業的競爭力，集中采購可以確保采購的質量降低采購的價格，也將增加企業的利潤。另外，采購人員的素質也很重要，員工進入公司時，企業應該有一個完善的培訓過程，它會使新員工迅速了解企業并且學習到更多更專業的知識，采購部門員工要對采購流程了如指掌，對市場有一定的應變能力，又要懂得法律科學,企業只有不斷提高員工素質，加強培訓體制,才能使企業的采購更上一層樓。

7.優化采購流程，提高工作效率

中小企業的工作效率對企業盈利以及在市場上的競爭力有很大的影響，對于企業來說，采購成本是企業花費最多的成本，因此提高采購的工作效率對企業的發展很重要。在采購流程方面，企業的多個部門要相互協調及時溝通，這樣才會提高工作效率，避免工作人員對自身工作怠慢。如今市場千變萬化，中小型企業只有不斷自我完善，利用互聯網和現代信息技術，制定適合自己的生存戰略，建立完善的采購系統，通過高效的工作效率及協調的采購流程，使自己在市場中有一席之地。

五、結束語

隨著我國加入WTO，我國的中小企業也有了改變。它們明確自身的發展戰略和市場定位，深入分析企業的戰略資源，選擇適合自身發展的供應鏈模式。學習國外企業的先進經驗，加大人才的培養，建立強有力的人才隊伍，提高團隊協作力。與此同時政府也應該為中小企業的發展給予良好的支持，幫助我國的中小企業逐步提升自己的核心競爭力。

當今社會，中小企業經營者由于知識結構發生變化，綜合素質與其前輩相比截然不同。他們了解國際市場，掌握先進技術，懂得國際慣例，在各自的領域里運用自如，這是開展國際合作的先決條件，也使得中小企業更好地發展。

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