淺析如何加強機關檔案管理流程

蘇謙

摘 要：在科學技術突飛猛進的新時期，機關檔案管理流程工作中還存在一些不足。本文根據目前機關檔案管理流程現狀，提出加強機關檔案管理流程的具體辦法。

關鍵詞：新時期；機關；檔案管理；流程

目前，機關檔案工作是新的歷史時期機關檔案工作面臨的新任務和新要求。根據《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實施辦法》有關規定，各地區機關應該從多方面入手，進一步規范檔案管理流程工作[1]。這不光是衡量機關管理水平的重要標志，也對今后國家調取檔案資料，了解歷史事實方面具有重大的意義，即使現階段的機關檔案工作有著與以往相關工作的長足進步，但我們也務必看到它存在的種種不足，有效解決現實存在的問題和困難，著力構筑檔案工作典型，以典型帶動面上工作，全面推進我國機關檔案管理工作。

一、目前機關檔案管理流程現狀

1、各機關部門對檔案管理工作重視不夠

機關檔案是各地機關在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存價值的文字、圖像、音頻等多種形式的歷史記錄，是檔案工作的寶貴信息資源。各單位對檔案工作的有效開展起著至關重要的作用。近年來，各地機關把主要精力都放在抓經濟建設上，整天忙于中心工作和施工建設，對與檔案管理流程相關的法律法規和業務知識學習甚少，認識不深，許多基層干部檔案意識十分薄弱。由于部門對檔案工作重視不夠，沒能把檔案工作列入機關年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題一直得不到解決，場地、經費、人員沒有保障，檔案工作無法更好展開。

2、機關檔案工作人員業務素質不過關

當今辦公設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法需要進行改革，這就對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理技能等方面都提出了進一步要求。原本那些傳統的業務知識與工作方法，都不能適應新的形勢，這使得檔案管理工作不但是一項政策性很強的工作，還是一項專業技術性很強的工作，檔案人員如果沒有較好的專業素質就無法勝任檔案管理工作。但在實際管理中，有的單位檔案人員由于一崗兼多職，除了要對檔案進行管理和保護還要完成單位交代的其他日常事務，這將導致他們疲于應付日常事務，無法保質保量完成檔案流程工作，加之工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，大大影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。另外，檔案人員技能水平不足，無法正常操作計算機軟件，致使歸檔文件的整理、分類與保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不及時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。

3、機關檔案管理所需硬件設施不夠完善

機關檔案管理方面經費投入的欠缺會大大影響檔案管理流程工作的開展，雖然有些單位一早就建立了專門的檔案管理系統與庫房，但在后期工作中忽視了這方面的更新與投入，導致原來的硬件設施遠遠跟不上如今檔案的更新與保管工作所要達到的要求。大部分機關的檔案室建設簡陋基礎條件差，檔案柜不少是陳舊老化的鐵質結構，通風性能不好，安全措施沒落實到位，防蟲防霉設施不配套。多數單位還達不到檔案工作要求，綜合檔案室變成了雜物室，設備設施老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設備防護意識不強，設施設備不完善，治理體制不到位，使一部分檔案受到嚴重損害。

二、加強機關檔案管理流程的具體辦法

加強機關檔案管理流程工作是新的歷史時期機關檔案工作的重點。各地區務必高度重視，聘請與建設一支專業檔案管理員隊伍，規范單位內部檔案管理，真正做到了認識到位、工作到位。時時嚴格落實檔案資料的保存、使用管理制度，堅持做好檔案登記、定期清潔等工作，確保檔案資料的安全存放。具體流程如圖1所示：

1、做好檔案歸類工作

機關檔案的分類必須遵循機關文件材料形成的客觀規律，保持機關文件材料歸檔工作的成果及其與機關檔案工作的自然聯系[2]。機關單位形成的全部檔案，作為一個全宗，按門類可分為：文書檔案、專門檔案（婚姻檔案、司法檔案、紀檢案件檔案、會計檔案、黨員檔案、業務考績檔案、企業轉制檔案）、科技檔案（基建檔案、設備檔案）、特殊載體檔案、實物檔案。分類方法可分為：（1）黨政工團檔案，其屬類可按組織機構或問題設置排列，前后保持一致，不可任意改動。（2）基建檔案的一級屬類，按工程性質或建筑項目設置。（3）設備儀器檔案的一級屬類，按種類或型號設置。（4） 會計檔案的一級屬類，按報表、賬簿、憑證，工資單及其他設置。（4）已故人員檔案的一級屬類，按已故人員級別設置。（5）聲像檔案的一級屬類，按照片、底片、錄音帶、錄像帶設置。（6）專門檔案（本機關形成的專門檔案）一級屬類，按問題或機構設置。（7）榮譽、實物檔案。

2、加強檔案管理人員隊伍建設

檔案管理是一門專業性很強的工作。所以，面對新的形勢，迫切需要造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案隊伍。這就要求各機關單位選配優秀的檔案管理人員，建立穩定的檔案隊伍。經常關心和支持檔案管理員的工作，給他們提供良好的工作環境，落實相關福利待遇，對工作業績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，調動他們的積極性。檔案主管部門需要加強工作指導，通過舉辦檔案業務培訓班等形式，組織管理人員學習檔案法律法規和業務知識，通過業務學習實行持證上崗，并建立檔案管理網絡體系，實行動態管理，加強檔案隊伍之間的交流。與此同時，檔案主管部門則要加大監督檢查力度，要建立健全檔案執法責任制，依法查處違法案件，使檔案執法檢查變成制度化、經常化、規范化。

3、加強檔案管理流程中的硬件設施投入

隨著數字化檔案館建設的實施，各地區檔案館檔案數據庫不斷擴展，為使檔案信息數據順暢錄入、安全存儲、快捷提供，各部門應該對檔案設施進行更新改造，給綜合檔案館安裝了檔案庫房安全保護綜合智能管理系統，保證檔案管理的齊全、完整、準確，有效地保護和利用檔案提供了先決條件，突出了檔案庫房檔案安全保護的“十防”要求，實現了檔案庫房安全保護由被動人工管理向現代化、智能化、科學化、人性化管理的歷史性跨越。有效確保檔案資料的安全[3]。

三、 結束語

我國《檔案法》與《檔案法實施辦法》公布實施以來，各地機關檔案部門認真貫徹相關的指導思想及措施，我國的檔案工作呈現了較好的發展勢頭，機關檔案工作取得了明顯的成績。但是有部分單位檔案管理流程方面還并不樂觀，仍然存在對檔案工作不夠重視的現象，有的部門檔案治理意識相當淡薄，致使機關檔案工作還存在許多問題。要搞好機關檔案工作，應當提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作創新，不斷加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件等工作。

參考文獻：

[1]王英瑋，高璐娜；關于修訂和完善《機關檔案工作條例》的建議與思考[J].檔案學通訊.2013（03）

[2]高亞蘭； 區級機關檔案管理模式創新探討[J].中國檔案.2010（08）

[3]王婭； 網絡環境對機關檔案管理的影響[J].蘭臺世界. 2008（06）endprint

摘 要：在科學技術突飛猛進的新時期，機關檔案管理流程工作中還存在一些不足。本文根據目前機關檔案管理流程現狀，提出加強機關檔案管理流程的具體辦法。

關鍵詞：新時期；機關；檔案管理；流程

目前，機關檔案工作是新的歷史時期機關檔案工作面臨的新任務和新要求。根據《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實施辦法》有關規定，各地區機關應該從多方面入手，進一步規范檔案管理流程工作[1]。這不光是衡量機關管理水平的重要標志，也對今后國家調取檔案資料，了解歷史事實方面具有重大的意義，即使現階段的機關檔案工作有著與以往相關工作的長足進步，但我們也務必看到它存在的種種不足，有效解決現實存在的問題和困難，著力構筑檔案工作典型，以典型帶動面上工作，全面推進我國機關檔案管理工作。

一、目前機關檔案管理流程現狀

1、各機關部門對檔案管理工作重視不夠

機關檔案是各地機關在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存價值的文字、圖像、音頻等多種形式的歷史記錄，是檔案工作的寶貴信息資源。各單位對檔案工作的有效開展起著至關重要的作用。近年來，各地機關把主要精力都放在抓經濟建設上，整天忙于中心工作和施工建設，對與檔案管理流程相關的法律法規和業務知識學習甚少，認識不深，許多基層干部檔案意識十分薄弱。由于部門對檔案工作重視不夠，沒能把檔案工作列入機關年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題一直得不到解決，場地、經費、人員沒有保障，檔案工作無法更好展開。

2、機關檔案工作人員業務素質不過關

當今辦公設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法需要進行改革，這就對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理技能等方面都提出了進一步要求。原本那些傳統的業務知識與工作方法，都不能適應新的形勢，這使得檔案管理工作不但是一項政策性很強的工作，還是一項專業技術性很強的工作，檔案人員如果沒有較好的專業素質就無法勝任檔案管理工作。但在實際管理中，有的單位檔案人員由于一崗兼多職，除了要對檔案進行管理和保護還要完成單位交代的其他日常事務，這將導致他們疲于應付日常事務，無法保質保量完成檔案流程工作，加之工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，大大影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。另外，檔案人員技能水平不足，無法正常操作計算機軟件，致使歸檔文件的整理、分類與保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不及時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。

3、機關檔案管理所需硬件設施不夠完善

機關檔案管理方面經費投入的欠缺會大大影響檔案管理流程工作的開展，雖然有些單位一早就建立了專門的檔案管理系統與庫房，但在后期工作中忽視了這方面的更新與投入，導致原來的硬件設施遠遠跟不上如今檔案的更新與保管工作所要達到的要求。大部分機關的檔案室建設簡陋基礎條件差，檔案柜不少是陳舊老化的鐵質結構，通風性能不好，安全措施沒落實到位，防蟲防霉設施不配套。多數單位還達不到檔案工作要求，綜合檔案室變成了雜物室，設備設施老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設備防護意識不強，設施設備不完善，治理體制不到位，使一部分檔案受到嚴重損害。

二、加強機關檔案管理流程的具體辦法

加強機關檔案管理流程工作是新的歷史時期機關檔案工作的重點。各地區務必高度重視，聘請與建設一支專業檔案管理員隊伍，規范單位內部檔案管理，真正做到了認識到位、工作到位。時時嚴格落實檔案資料的保存、使用管理制度，堅持做好檔案登記、定期清潔等工作，確保檔案資料的安全存放。具體流程如圖1所示：

1、做好檔案歸類工作

機關檔案的分類必須遵循機關文件材料形成的客觀規律，保持機關文件材料歸檔工作的成果及其與機關檔案工作的自然聯系[2]。機關單位形成的全部檔案，作為一個全宗，按門類可分為：文書檔案、專門檔案（婚姻檔案、司法檔案、紀檢案件檔案、會計檔案、黨員檔案、業務考績檔案、企業轉制檔案）、科技檔案（基建檔案、設備檔案）、特殊載體檔案、實物檔案。分類方法可分為：（1）黨政工團檔案，其屬類可按組織機構或問題設置排列，前后保持一致，不可任意改動。（2）基建檔案的一級屬類，按工程性質或建筑項目設置。（3）設備儀器檔案的一級屬類，按種類或型號設置。（4） 會計檔案的一級屬類，按報表、賬簿、憑證，工資單及其他設置。（4）已故人員檔案的一級屬類，按已故人員級別設置。（5）聲像檔案的一級屬類，按照片、底片、錄音帶、錄像帶設置。（6）專門檔案（本機關形成的專門檔案）一級屬類，按問題或機構設置。（7）榮譽、實物檔案。

2、加強檔案管理人員隊伍建設

檔案管理是一門專業性很強的工作。所以，面對新的形勢，迫切需要造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案隊伍。這就要求各機關單位選配優秀的檔案管理人員，建立穩定的檔案隊伍。經常關心和支持檔案管理員的工作，給他們提供良好的工作環境，落實相關福利待遇，對工作業績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，調動他們的積極性。檔案主管部門需要加強工作指導，通過舉辦檔案業務培訓班等形式，組織管理人員學習檔案法律法規和業務知識，通過業務學習實行持證上崗，并建立檔案管理網絡體系，實行動態管理，加強檔案隊伍之間的交流。與此同時，檔案主管部門則要加大監督檢查力度，要建立健全檔案執法責任制，依法查處違法案件，使檔案執法檢查變成制度化、經常化、規范化。

3、加強檔案管理流程中的硬件設施投入

隨著數字化檔案館建設的實施，各地區檔案館檔案數據庫不斷擴展，為使檔案信息數據順暢錄入、安全存儲、快捷提供，各部門應該對檔案設施進行更新改造，給綜合檔案館安裝了檔案庫房安全保護綜合智能管理系統，保證檔案管理的齊全、完整、準確，有效地保護和利用檔案提供了先決條件，突出了檔案庫房檔案安全保護的“十防”要求，實現了檔案庫房安全保護由被動人工管理向現代化、智能化、科學化、人性化管理的歷史性跨越。有效確保檔案資料的安全[3]。

三、 結束語

我國《檔案法》與《檔案法實施辦法》公布實施以來，各地機關檔案部門認真貫徹相關的指導思想及措施，我國的檔案工作呈現了較好的發展勢頭，機關檔案工作取得了明顯的成績。但是有部分單位檔案管理流程方面還并不樂觀，仍然存在對檔案工作不夠重視的現象，有的部門檔案治理意識相當淡薄，致使機關檔案工作還存在許多問題。要搞好機關檔案工作，應當提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作創新，不斷加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件等工作。

參考文獻：

[1]王英瑋，高璐娜；關于修訂和完善《機關檔案工作條例》的建議與思考[J].檔案學通訊.2013（03）

[2]高亞蘭； 區級機關檔案管理模式創新探討[J].中國檔案.2010（08）

[3]王婭； 網絡環境對機關檔案管理的影響[J].蘭臺世界. 2008（06）endprint

摘 要：在科學技術突飛猛進的新時期，機關檔案管理流程工作中還存在一些不足。本文根據目前機關檔案管理流程現狀，提出加強機關檔案管理流程的具體辦法。

關鍵詞：新時期；機關；檔案管理；流程

目前，機關檔案工作是新的歷史時期機關檔案工作面臨的新任務和新要求。根據《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實施辦法》有關規定，各地區機關應該從多方面入手，進一步規范檔案管理流程工作[1]。這不光是衡量機關管理水平的重要標志，也對今后國家調取檔案資料，了解歷史事實方面具有重大的意義，即使現階段的機關檔案工作有著與以往相關工作的長足進步，但我們也務必看到它存在的種種不足，有效解決現實存在的問題和困難，著力構筑檔案工作典型，以典型帶動面上工作，全面推進我國機關檔案管理工作。

一、目前機關檔案管理流程現狀

1、各機關部門對檔案管理工作重視不夠

機關檔案是各地機關在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存價值的文字、圖像、音頻等多種形式的歷史記錄，是檔案工作的寶貴信息資源。各單位對檔案工作的有效開展起著至關重要的作用。近年來，各地機關把主要精力都放在抓經濟建設上，整天忙于中心工作和施工建設，對與檔案管理流程相關的法律法規和業務知識學習甚少，認識不深，許多基層干部檔案意識十分薄弱。由于部門對檔案工作重視不夠，沒能把檔案工作列入機關年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題一直得不到解決，場地、經費、人員沒有保障，檔案工作無法更好展開。

2、機關檔案工作人員業務素質不過關

當今辦公設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法需要進行改革，這就對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理技能等方面都提出了進一步要求。原本那些傳統的業務知識與工作方法，都不能適應新的形勢，這使得檔案管理工作不但是一項政策性很強的工作，還是一項專業技術性很強的工作，檔案人員如果沒有較好的專業素質就無法勝任檔案管理工作。但在實際管理中，有的單位檔案人員由于一崗兼多職，除了要對檔案進行管理和保護還要完成單位交代的其他日常事務，這將導致他們疲于應付日常事務，無法保質保量完成檔案流程工作，加之工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，大大影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。另外，檔案人員技能水平不足，無法正常操作計算機軟件，致使歸檔文件的整理、分類與保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不及時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。

3、機關檔案管理所需硬件設施不夠完善

機關檔案管理方面經費投入的欠缺會大大影響檔案管理流程工作的開展，雖然有些單位一早就建立了專門的檔案管理系統與庫房，但在后期工作中忽視了這方面的更新與投入，導致原來的硬件設施遠遠跟不上如今檔案的更新與保管工作所要達到的要求。大部分機關的檔案室建設簡陋基礎條件差，檔案柜不少是陳舊老化的鐵質結構，通風性能不好，安全措施沒落實到位，防蟲防霉設施不配套。多數單位還達不到檔案工作要求，綜合檔案室變成了雜物室，設備設施老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設備防護意識不強，設施設備不完善，治理體制不到位，使一部分檔案受到嚴重損害。

二、加強機關檔案管理流程的具體辦法

加強機關檔案管理流程工作是新的歷史時期機關檔案工作的重點。各地區務必高度重視，聘請與建設一支專業檔案管理員隊伍，規范單位內部檔案管理，真正做到了認識到位、工作到位。時時嚴格落實檔案資料的保存、使用管理制度，堅持做好檔案登記、定期清潔等工作，確保檔案資料的安全存放。具體流程如圖1所示：

1、做好檔案歸類工作

機關檔案的分類必須遵循機關文件材料形成的客觀規律，保持機關文件材料歸檔工作的成果及其與機關檔案工作的自然聯系[2]。機關單位形成的全部檔案，作為一個全宗，按門類可分為：文書檔案、專門檔案（婚姻檔案、司法檔案、紀檢案件檔案、會計檔案、黨員檔案、業務考績檔案、企業轉制檔案）、科技檔案（基建檔案、設備檔案）、特殊載體檔案、實物檔案。分類方法可分為：（1）黨政工團檔案，其屬類可按組織機構或問題設置排列，前后保持一致，不可任意改動。（2）基建檔案的一級屬類，按工程性質或建筑項目設置。（3）設備儀器檔案的一級屬類，按種類或型號設置。（4） 會計檔案的一級屬類，按報表、賬簿、憑證，工資單及其他設置。（4）已故人員檔案的一級屬類，按已故人員級別設置。（5）聲像檔案的一級屬類，按照片、底片、錄音帶、錄像帶設置。（6）專門檔案（本機關形成的專門檔案）一級屬類，按問題或機構設置。（7）榮譽、實物檔案。

2、加強檔案管理人員隊伍建設

檔案管理是一門專業性很強的工作。所以，面對新的形勢，迫切需要造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案隊伍。這就要求各機關單位選配優秀的檔案管理人員，建立穩定的檔案隊伍。經常關心和支持檔案管理員的工作，給他們提供良好的工作環境，落實相關福利待遇，對工作業績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，調動他們的積極性。檔案主管部門需要加強工作指導，通過舉辦檔案業務培訓班等形式，組織管理人員學習檔案法律法規和業務知識，通過業務學習實行持證上崗，并建立檔案管理網絡體系，實行動態管理，加強檔案隊伍之間的交流。與此同時，檔案主管部門則要加大監督檢查力度，要建立健全檔案執法責任制，依法查處違法案件，使檔案執法檢查變成制度化、經常化、規范化。

3、加強檔案管理流程中的硬件設施投入

隨著數字化檔案館建設的實施，各地區檔案館檔案數據庫不斷擴展，為使檔案信息數據順暢錄入、安全存儲、快捷提供，各部門應該對檔案設施進行更新改造，給綜合檔案館安裝了檔案庫房安全保護綜合智能管理系統，保證檔案管理的齊全、完整、準確，有效地保護和利用檔案提供了先決條件，突出了檔案庫房檔案安全保護的“十防”要求，實現了檔案庫房安全保護由被動人工管理向現代化、智能化、科學化、人性化管理的歷史性跨越。有效確保檔案資料的安全[3]。

三、 結束語

我國《檔案法》與《檔案法實施辦法》公布實施以來，各地機關檔案部門認真貫徹相關的指導思想及措施，我國的檔案工作呈現了較好的發展勢頭，機關檔案工作取得了明顯的成績。但是有部分單位檔案管理流程方面還并不樂觀，仍然存在對檔案工作不夠重視的現象，有的部門檔案治理意識相當淡薄，致使機關檔案工作還存在許多問題。要搞好機關檔案工作，應當提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作創新，不斷加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件等工作。

參考文獻：

[1]王英瑋，高璐娜；關于修訂和完善《機關檔案工作條例》的建議與思考[J].檔案學通訊.2013（03）

[2]高亞蘭； 區級機關檔案管理模式創新探討[J].中國檔案.2010（08）

[3]王婭； 網絡環境對機關檔案管理的影響[J].蘭臺世界. 2008（06）endprint