國土檔案管理系統的開發(fā)與應用研究

韓 健，陳奕云，潘元進，文鴻雁

（1. 廣西壯族自治區(qū)地理信息測繪院，廣西 柳州 545006；2. 武漢大學 資源與環(huán)境科學學院，湖北 武漢430079；3. 桂林理工大學 測繪地理信息學院，廣西 桂林541004）

市縣兩級國土資源管理部門承擔著大量的檔案管理和使用任務[1]。本文針對目前面向對象的開發(fā)環(huán)境，使用中大型數據庫作為數據倉庫，結合國土資源檔案管理的具體要求和國家規(guī)范，本著適用縣級管理部門投入少、逐步推進的原則，建成一個具有權限管理靈活、密級管理嚴密、日常檔案業(yè)務規(guī)范、類目自由設定、分類無限追加、查詢方便快捷、全電子掃描歸檔、支持快速攝像、電子文件無限附加、掛接OFFICE快速瀏覽、檔案信息多樣化導出、檔案批量錄入、記錄批量修改、自動生成統計報表等功能完善、操作簡便、易學易用、適應初始技術操作的電子檔案管理系統。

1 系統設計

1.1 結構設計

C/S結構一般建立在小型局域網或者專網中，能實現復雜功能，對服務器負載要求很低，同時一般運行在特定機器和網絡中，安全性措施更容易實現[2,3]。市縣級國土資源檔案管理系統設計中，采用C/S結構，見圖1。

圖1 硬件結構示意圖

1.2 數據庫平臺

縣級國土資源檔案條目數一般在10萬級，如果暫時不考慮影音媒體文件以及獨立的GIS專題數據庫，對應掃描文件以及屬性信息的數據量大概在TB級。SQL server作為成熟的大型數據庫，不僅性能穩(wěn)定、效率高，而且數據處理能在PB級，完全滿足TB級的縣級國土資源檔案管理系統的數據庫要求，而且造價相對便宜。

1.3 軟件開發(fā)平臺

考慮到開發(fā)成本以及.NET簡單的開發(fā)模式，系統采用.NET_C#開發(fā)平臺。這樣，設計簡單易行的操作方式更方便，更能使操作人員在短時間內接受并掌握使用技巧。同時，考慮兼容性，服務器數據庫運行在Windows server2003上[4]。

1.4 功能設計

1）為了使國土資源檔案管理系統類目類別既符合《國土資源數字檔案管理規(guī)范》，又有自己的管理特點，系統必須將類目和字段實現自由配置。

2）檔案管理系統要求細致，必須緊貼國土資源檔案管理工作流程，配備完善的檔案業(yè)務處理功能，如查檔、密級劃分等。在業(yè)務處理過程中，系統要滿足進行全面的日志記錄要求，對信息傳輸、用戶訪問、數據打印等進行全面記錄，方便用戶對日志進行查詢，找出日常工作中的問題。

3）系統需設置登錄權限，如劃分管理員、檔案員和一般操作員。各類用戶具有不同的用戶權限，可實現對應的功能操作，避免檔案管理分級混亂，提高檔案數據的安全性。

4）系統必須設置高級查詢、統計以及模糊查詢功能。根據不同的需求，實現對數據庫人員信息、檔案信息的綜合查詢及統計功能，條件設置要靈活。

5）系統要支持數據庫的備份、還原，可本地備份和服務器備份，方便用戶隨時調用備份文件，進行數據庫的記錄、存儲、更新。

6）檔案的唯一性注定了檔案的嚴肅性和珍貴性。由此，系統要考慮誤操作問題，避免人為編輯造成的檔案缺失，減少不必要的麻煩。系統操作習慣必須緊貼日常人員的既有習慣，如雙擊鼠標、右鍵使用、快捷鍵等因素。

系統功能設計如圖2所示。

圖2 系統功能設計圖

2 功能實現

國土資源檔案管理系統界面最終采用符合Windows習慣的操作方式，界面美觀易用，布局合理，操作簡便，功能集成于菜單、工具，免去繁瑣的命令操作，使用鼠標即可完成所有命令操作，適用不同層次、不同類型的用戶[4]。

1）嚴格的權限管理。系統通過用戶登錄信息，區(qū)分登錄權限，根據管理員、檔案員和一般操作員的權限設置，各類不同權限的用戶可實現對應的功能操作。避免了檔案管理分級混亂，提高檔案數據的安全性[5]。系統采用嚴格的權限管理，保證檔案數據的涉密安全。

2）批量修改記錄和批量導入。批量修改信息是為方便管理員統一輸入、修改等維護而設定的。在有大量記錄需要錄入的時候，還可以通過系統提供默認格式， 編輯系統自動識別Excel表一次性批量導入信息，可大大減少錄入人員的工作量。

3）密級管理。為了更好地使用權限，我們引入了密級管理。“密級”操作需要管理員權限，密級操作分“標識為普通”、“標識為一級”、“標識為二級”、“標識為三級”，對應無密級、“秘密”、“機密”、“絕密”，管理員可以通過“密級”功能設置檔案的密級，同時對應的密級用戶只能檢索和閱讀到同等以下的檔案資料，不能越級操作。

4） 檔案類別和類別字段管理。為了適當增加系統的可擴展性，設計了管理員的檔案類別和類別字段管理功能。這種功能在按照國家規(guī)范的分類和屬性來進行檔案管理的同時，允許用戶根據部門需要和事業(yè)發(fā)展，以合適的類目和字段來存儲新的檔案門類和屬性，增加了用戶自我升級的可能。但是，這一操作需要相當謹慎，有可能將原有入庫屬性批量清空，因此，也只有管理員被賦予了這一權限。

3 關鍵技術及創(chuàng)新

該系統的創(chuàng)新點主要體現在如下幾個部分：

1）密級權限。在國土資源檔案管理系統中引入密級概念，配合權限管理，使檔案管理工作更加規(guī)范和安全。

2）類別和字段設置。設計了類別和字段的編輯功能，在較小操作風險的情況下，將功能擴展、內容擴充變得簡單，不再需要對數據庫進行專門升級。

3）快速掃描儀的連續(xù)采集以及即時編輯功能。為了提高檔案電子化歸檔的速度，支持使用快速掃描儀連續(xù)掃描，同時配合即時編輯功能，彌補了快速掃描儀掃描質量不穩(wěn)定的問題。

4）檔案整合輸出。為快捷實現整宗檔案的提取，設計了將所有檔案信息及附件按順序生成單一PDF文件的整合輸出功能。

4 應用實例

國土檔案管理系統開發(fā)完成后，立刻裝備到柳州市融安縣國土資源局，并掛接到融安縣地籍信息管理系統，檔案數據庫納入地籍信息管理系統數據庫管理。檔案管理系統試運行期間，迅速得到了用戶單位的認可，日常的檔案管理諸如檔案錄入、更新、查檔等業(yè)務已經完全通過檔案管理系統進行，實現了由手動歸檔和查檔及書筆登記到電腦歸檔、查檔及登記打印的轉變。使得檔案錄入工作由原來的50 min/份減少為10 min/份；查檔工作也由原來的15～30 min縮短為目前的1～3 min。檔案管理模塊極大地改善了檔案室的辦公環(huán)境，提高了工作效率。目前系統已經錄入基本檔案資料2萬余份，運行狀況良好。

[1]陳珉.分布式空間數據庫主動數據更新研究[D].武漢：武漢大學，2004

[2]何繼江,劉立.基于B/S結構的短信息平臺架構[J].網絡與通信,2006(4/3)：182-184

[3]宋瑋，王家耀.基于空間數據庫的地籍時空數據組織[J].測繪學院學報，2005(2)：142-144

[4]陳述彭,魯學軍,周成虎.地理信息系統導論[M].北京:科學出版社,2000

[5]嚴泰來,吳平.帶時間維土地信息系統的時空數據管理[J].中國土地科學,2002(12):11-19

[6]王幫進.基于GIS技術的房產檔案管理研究[D].南京：南京師范大學，2007

[7]王玉波.淺談國土資源檔案管理存在的問題[J].科技致富向導，2012(32)：299