會計電算化工作實施中存在的問題及解決對策

吳金城

摘要：計算機的不斷應用，使得會計核算工作的準確性得到了提高。會計電算化在提高會計工作質量、效率、水平上也是非常有幫助的，但是，會計電算化在快速的發展中也出現了很多的問題，這些問題的出現使得電算化的質量受到的影響，這些問題的出現更具隱蔽性和無痕跡性，因此，為了使會計電算化工作健康發展必須解決上述問題。

關鍵詞：會計電算化；原始數據；計算機

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2014）03-0158-02

1 會計電算化實施中存在的問題

1.1 原始數據在錄入中計算機對其準確性無法進行

判斷

會計電算化是使用專用的會計軟件，利用計算機進行數據的輸入，計算機是在應用程序的控制下進行工作的，這樣然后對輸入完成的數據進行整理和加工，然后進行數據的存儲工作。在會計電算化中，所有的記賬、編制會計報表和財務分析工作都是在計算機程序中自動進行的。因此，在會計電算化中只要保證財務軟件是穩定運行的，在記賬方面就不會出現差錯。但是，要實現計算機對數據進行處理和分析就一定要將原始的數據輸入到計算機中，在輸入原始數據的時候出現錯誤，計算機是無法進行識別的，這樣就會導致以后的工作中都會出現錯誤，從而導致會計信息出現失真的情況。為了更好的保證會計信息的真實性和準確性，在進行原始數據輸入的時候一定要做到真實并完全復核。同時，要在事后對原始數據和錄入數據進行經常性的復查和審核工作，確保錄入數據的真實性和準確性。只有這樣才能保證會計信息的質量，為會計評價結果的實效性提供

保障。

1.2 操作人員的權限設置或權限分配不夠明確

會計電算化在進行操作的時候，對操作人員的權限一定要進行嚴格的設置，很多的會計軟件在操作的過程中都是有無痕化操作風險的，這樣就會使得一些人員在進行操作的時候出現錯誤的操作也很難發現。在傳統的會計系統中，對經濟業務的每個環節都是有相關的人員進行審核和簽章的，這種情況下，會計的信息都是以紙質的形式進行保存，對會計憑證和賬簿進行修改是可以從不同的筆跡進行責任的劃分的。但是在實行了電算化以后，傳統的手工記賬方式就被會計軟件取代了，憑證、賬簿和報表都是計算機自動完成的，在任何人對計算機軟件進行操作的時候，都會影響計算機輸出的結果，而且通過輸出的結果是很難對責任進行劃分的。為了更好的保證電算化的準確性，對不同的人員要授予不同的權限，這樣可以更好的明確責任，同時也可以更好的對會計電算化工作進行管理，在人員權限設置上可以更好的實現企業的內部控制，對每個操作人員的權限進行設定，這樣就可以更好的避免系統中的數據被篡改，同時也可以避免操作人員對使用的程序技能型數據庫的更改。因此權限的嚴格設置和合理的分配才是保證會計結果真實性的重要手段。

1.3 會計檔案保管方面存在缺陷

現在，很多的企業都實現了會計電算化，企業在進行會計資料保管的時候都是存在著一些問題的，比如將計算機中的會計資料使用打印機打印出來，打印出來的資料在一段時間后就會出現字跡逐漸模糊的情況，這樣的資料在保管中根本就無法達到保存的期限。目前很多的企業都是采用這種做法對企業的會計檔案進行保管的，對計算機中的電子檔案不進行備份，這樣會導致檔案保存中出現不完整的情況。現在對會計檔案進行保管，可以通過數據備份的方式來進行，可以實現在保存時間上相對長久。要對數據備份方式的檔案管理提出更高、更規范的要求，同時要多份多點備份，以免因硬件的問題，而帶來不可逆轉的損失。

1.4 會計分工模式存在著問題

很多的企業在實行了會計電算化后，對會計人員的分工還是停留在原有的分工模式上，這樣就使得電算化工作中無法得到保證。在實行了電算化后，很多的財務部門沒有對實際的工作內容進行調整，這樣就使得電算化系統在實行中，系統的維護和管理工作也是由會計人員來擔任的，這對會計電算化的發展是非常不利的，由于分工不明確，或是權限交互控制做得不到位，致使會計人員在工作中可能會出現舞弊的情況，而且這種舞弊更具隱蔽性和無痕性。因此必須有獨立的系統管理與維護部門，來維持軟件及硬件的正常運轉，使會計電算化的強大功能和無比的優勢得以充分的發揮。

2 解決的具體措施和辦法

2.1 合理設置并調整組織機構及人員分工

企業實現了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當的調整，以適應計算機會計系統的要求。財務內部控制的關鍵在于不相容職務的分離，計算機會計系統與手工會計系統一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。企業用于計算機會計系統的計算機應盡可能是專用的，企業應對計算機的使用要建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。有了明確的分工，才能保障會計信息的安全，因為計算機的運行和更改的無痕性，合理的分工和相互的制約就更顯重要，以減少差錯的舞弊。計算機會計系統有關的資料應及時存檔，同時要建立起完善的硬件保障與系統維護體系，加強檔案管理與文件備份工作。

2.2 完善各項制度建設，保障會計信息安全

制訂嚴格的機構和人員崗位管理制度、系統操作的各項制度和相應的控制措施、健全檔案管理制度。

對各類操作人員必須制定崗位責任制，重點工作崗位必須實現職權分離，有效地限制和及時發現錯誤違法行為，杜絕舞弊現象發生。嚴格制訂系統操作的各項制度和相應的控制措施。對于系統操作環境，必須制訂一套完整而嚴格的操作規定。操作規定應明確職責、操作程序和注意事項，形成一套電算化系統文件，和具有可操作性的管理規范。同時建立健全檔案管理制度，這些檔案主要是指各種賬簿、報表、憑證和其他會計資料等。系統開發時就要對這些資料進行不同的存檔和安全保管、保密工作。檔案管理一般通過制定與實施嚴格的檔案管理制度來實現。

2.3 加強會計人員隊伍的培訓及選擇合適的財務軟件

會計電算化要求財務人員不僅要扎實掌握會計基礎知識，熟悉本單位經濟工作運行的模式、規范、要求和規律，要對本單位財務工作的具體要求和所要達到的目的和成果了如指掌，同時還要對計算機和財務管理知識有深刻的了解。只有掌握了比較豐富的財務技能和管理知識，才能根據本單位的自身特點，利用電算化會計的優勢和特點，為單位經濟預測、決策和控制等管理工作服務。所以，在是常工作中，企業就應該注意培養“會計計算機管理”型的復合型人才，以促進會計電算化的順利發展，滿足電算化會計對人員素質的要求。與此同時，在選擇會計管理軟件時也要特別注意，選擇那些系統能力強、具有良好的二次開發功能便于突出本行業本單位工作特點、與其他的相關的軟件兼容性好、升級方便快捷的電算化軟件。計算機會計系統應在開發階段就要對使用該系統的有關人員進行培訓，提高這些人員對系統的認識和理解，以減少系統運行后出錯的可能性。

3 結語

會計電算化對企業的發展是非常有幫助的，電算化的發展是要依靠電子技術的發展和信息系統的發展的，還要依靠明確的會計分工及工作人員素質的提高，在企業實行會計電算化的過程中也出現了很多的問題，對出現的問題進行正確地解決，才能更好的保證企業的發展，促進會計電算化事業的健康發展。