論教學秘書在高校二級教學管理中的素質要求

李小霞

（福州外語外貿學院經濟學院，福建 福州 350202）

俗話說：“教學是立校之本，科研是強校之路?！苯虒W工作在學校日常工作中占據了十分重要的地位。這也就表明教學秘書專業能力的強弱，品德的好壞和工作效率的高低對于學校未來的發展都有重要的影響。所以，教學秘書的工作要順應時代的潮流，加強自身能力的鍛煉和專業素養的提升，有效地發揮秘書的實際效用、組織能力等等。再加上身為學校的秘書人員，需要加強秘書工作的專業能力，讓秘書工作成為保護學校順利發展的重要基礎。

一、教學秘書工作的主要問題是角色定位

人們在社會生存和發展，無時無刻不扮演著不同的角色。只有對自己的身份和地位進行準確的定位，才能夠采取積極健康的生活態度來面對自己在生活中的工作，教學秘書身為高校教學工作的關鍵人物，也是這樣。這是保證高?；鶎咏虒W工作順利進行的基礎。

（一）服務到位

高校教學秘書工作的特點和其他崗位的秘書工作是大同小異的，主要是進行服務和從屬類型的工作。第一，教學秘書工作主要是為教學服務，為師生服務。第二，教學秘書是學校教務機構和院系主任的得力幫手，需要服從領導的安排做好表率作用，從屬于領導的安排。所以就可以很明顯地看出教學秘書工作具有服務性和從屬性的特點。

（二）管理到位

高校教學秘書在日常的教學工作中負責對上級信息進行及時的傳達和反饋，在高校的教學工作中屬于基層管理人員，是教學工作的關鍵因素。

（三）決策幫手

在學校的教學工作中，不但要認真服從領導的安排，還要及時地給領導進行幫助，做領導的好謀士。教學秘書工作因為自身特點的原因，對于教學資源的實際使用狀況，教師教學工作和科研工作的運行狀況，教師工作效率以及教學工作的運行等情況都了如指掌。

二、高校二級教學管理對于教學秘書工作的專業要求

教學秘書不但要學會服務領導，服務學生，還要及時地傳遞信息，做好秘書工作。教學秘書工作的好壞和學校的教學質量有著密切的關系。在現在的環境中，高校教學秘書工作的面積較大，內容較多，并且不只是停留在一般的教學工作中，在溝通、服務、監管和管理等方面都要十分詳細。這些工作比較繁雜，但是卻又常見，需要認真仔細地去做，如果溝通不好，就會給教學工作造成困難，甚至可能影響教學能力和教學水平。所以，需要在新的環境中培養更多的具有專業素養的優秀教學秘書，主要包含四個方面，兩種精神，認真負責。

（一）擁有四種能力

1.擁有較強的文化專業知識和計算機使用能力。高校的專業類型多，針對性強，課程也各不相同，這就需教學秘書不但要擁有較強的專業知識，還要對各個專業中的人才制定方案、鍛煉目標、主要課程、培養要求、主要學科、實際操作、教學進程籌劃、各個課程的統籌分配等情況了如指掌,從而更好地幫助教研主任設計相關課程和制定相應的開課計劃。所以教學秘書還要學會如何熟練地使用計算機進行相應的教學管理工作，不但能夠提升工作效率，還可以減少錯誤的發生。

2.擁有較強的表述能力。教學秘書要有很好的溝通和表述方面的能力。教學秘書要做到起草清楚，簡明扼要地書寫文件，匯編整理相關報告等等；而且還要擁有較好的口才，表達清楚、簡明、豐富、流暢等，并且把這兩方面的能力進行有效的融合，獲得較好的整體效益。

3.擁有較強的處事和組織能力。教務秘書要不時地進行一些教學輔助活動，例如召開期初、期中教學檢查會議，期末考試會議等活動，這就需要教務秘書擁有較強的表達能力，找準時機，合理進行組織和安排，模式多種多樣，內容豐富多彩，從而剛好地達到教育的目的。并且，高校教學秘書還要不斷地提升自己在教學工作中處事和應變的能力，對于意外情況要善于采取積極有效的方法，從而更好地幫助老師和學生渡過難關，解除困境。

4.擁有較強的交流和協調能力。交流協調能力主要體現在對信息的傳遞、解決和反饋等工作中；進行信息的傳達，匯報工作狀況。教學秘書在處理教學管理工作中發揮了重要的作用。因此需要教學秘書恪守原則，在情況允許的狀態下機智有效地處理問題，還要注意個人和領導之間的微妙關系，要服從上級的安排，積極主動地進行工作。不能把自己的工作與傳達室和收發室等同，特別是要積極構建一個較好的工作環境，掃除障礙，積極主動，努力完成工作目標和任務。

（二）建立兩種精神

1.不但要擁有奉獻精神，還要講究方法。教學秘書是為了更好地服務學生，服務老師，服務教學工作，對待不同類型的學生，因為教育程度、生活氛圍和性格的影響，學生們各具特色。這也使得教學秘書工作的服務對象出現了特殊化，服務難度逐漸加劇。因為老師和學生在學校中占據主要地位，所以，教學秘書工作要有一定的奉獻精神，真心實意地為老師和學生服務，艱苦奮斗，任勞任怨。并且，教學秘書的工作要掌握適當的方法，就是要教學秘書人員擁有較強的人格魅力和吸引力，要善于說話，采取與時俱進的思維模式，追求高標準、高質量的工作態度，全心全意地完成各項任務，組織策劃好各個活動。

2.不但要有敬業精神，還要構建服務的觀念。教學秘書工作實際上是服務性的工作，過程比較繁瑣，任務比較繁重，這不但需要教學秘書擁有敬業的精神品格，還要有服務的觀念。教學秘書要把服務作為基本宗旨，建立為大眾服務的觀念，在教學活動的過程中甘當綠葉，認真做好自己的本職工作，用自己全部的熱情和精力去服務、去工作，要像春蠶學習，認認真真，兢兢業業，無私奉獻，具有責任意識。

三、構建專業的教學秘書團隊是長期有效的發展方式

通過上面的分析可以知道，教學秘書工作在教學管理的過程中擔任著十分重要的角色，具有輔助教學、組織活動和教學改革等方面的作用。但是在很多高校中，教學秘書地位一直都不受重視，不論是在職位的評比上面，還是在日常工作和干部評選中，都給其很少的機會。并且，教學秘書的思想觀念不強，綜合能力也各不相同。所以，構建一個長期有效的教學秘書隊伍勢在必行，加強管理能力，也是高等院校急需要處理的問題之一，也是許多高等院校保證發展的重要依據和屏障。主要的解決措施如下：

（一）改變觀念，注重教學秘書工作，健全教學秘書工作管理制度

要明白教學秘書工作重大，心理壓力大，但是卻沒有獲得應有的關注，有的人還認為秘書教學工作就是簡單地進行信息的傳遞，正是因為這種思想才造成了教學秘書隊伍中思想的轉變，在工作中沒有熱情和積極性。所以，規定教學秘書工作中相應的權利和責任是十分必要的，可以保證工作順利完成，激發人們的工作熱情，讓人們真正地認識到教學秘書工作的重要性。第一，要構建完善的績效管理制度，適當進行績效的考察，主要是從定量和定性兩個層面入手，進行相應的評價和考察，重點是考察教學秘書的工作成績，并且對于表現優秀的教學秘書給予重要的獎勵，從而使得每個教學秘書都能充滿激情和斗志地奮勇向前，找到自身的存在感和歸屬感。第二，要明確教學秘書的工作范圍，并且給與適當的權利，加強人們對該崗位的重視。人們重視之后，才會促進教學秘書工作的進行。第三，要構建人才團隊合理流動制度，高校需要更多新鮮力量的加入，為教學秘書工作的流動和提升做好充分的準備。所以，要積極培養新生的力量，提升新生的工作能力，這樣對于教學管理工作的有序進行，提供了重要的幫助。

（二）嚴格規定，強化學習能力，加強對于教學秘書綜合能力的培養

高校教學秘書工作和一般的行政管理工作不同，該工作對科學性、實踐性以及知識性的要求比較高，因此教學秘書不但要有充足的知識積累，還要有更為專業的業務能力。在現在的環境中，要建立這樣高水平的專業團隊，就需要教學秘書整體把握學校教學管理中相應的規章制度，還要了解教改部門的工作特點和相關的教學特點。只有擁有了專業的教學管理知識和與時俱進的管理觀念，才可以有效地提升管理能力。

而且，各級領導要適當地對教學秘書人員進行培訓，增加其外出學習的機會，強化知識學習和專業能力的鍛煉，關注一些先進的教育教學方面的知識，加強自身的專業能力，提升管理質量。

（三）強化規范管理，注重教學管理的創造能力

教學管理的創新是教學秘書日常工作中的重要環節，也是教學秘書工作能力的體現，擁有科學的工作方法，教學秘書工作才能夠體現其真正的價值。從教學秘書工作的實際情況來看，為了更好地順應新時期高校教學管理工作的改革和發展，教學秘書需要從以下幾個方面來尋找更多的新道路、新思想和新方法：

第一，工作方式的創新。教學秘書要敢于突破傳統、單調的工作模式，提升有效處理意外情況的能力，不斷加強自身的教學管理和知識的積累，尋找科學的方法，從而更好地提升自己的工作能力和質量。科學的管理方式是推進教學工作順利進行的重要保障。

再者，工作方式的創新隨著時代的不斷轉變也隨之轉變，教學秘書要善于使用計算機和網絡技術，從而更好地保證教學工作的進行，使用校園信息平臺發布相關信息等，培養師生每天查看信息平臺的習慣，加強其工作能力，提升辦事效率。

綜上所述，熟悉教學秘書工作的主要內容，是所要具備的基本素養，注重教學秘書團隊的構建，加強人們對于教學秘書工作的重視程度，給予適當的職業發展空間，構建條件來有效地激發人們的工作熱情和積極性，從而更加高效地完成工作任務，增加人們的歸屬感和成就感，也可以有效地穩固教學秘書隊伍，保證相關教學工作的有序進行。所以，教學秘書也要不斷地提升自身能力，才可以更好地提升學校的管理能力和管理水平，為社會培養更多具有專業素質的人才。

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