科研檔案類文獻資源開發及利用

（中共寧夏回族自治區委員會黨校，銀川750021）

科研檔案類文獻資源開發及利用

●劉志鵬（中共寧夏回族自治區委員會黨校，銀川750021）

科研檔案；文獻;科研管理；開發；利用

人類的科研和生產活動具有連續性，它離不開前人的成果及經驗，因此建立完善的科研檔案文獻體系并有效地開發和利用科研檔案文獻資源，對科研活動至關重要。

科研檔案文獻管理的目的在于將科研成果進行分類、整理及歸檔，以建立完整系統的資料庫，使之成為廣大科研人員開展科研工作最重要的理論依據，同時，為提升廣大科研人員的研究水平和學術水平提供強有力的學術支撐。因此，各個單位要不斷對科研檔案進行開發、整合、利用，積極挖掘科研檔案類文獻中所蘊藏的豐富的信息資源，以促進我國科研事業又好又快地發展。

1 科研檔案文獻的內涵及價值

科研檔案文獻，是指人們在開展科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的具有查考利用價值，并已歸檔保存的相關材料。主要包括圖表資料、文件材料、照片、影片以及各種錄音、錄像、機讀磁帶、光盤等。

現今，科研檔案文獻的主要內容，依據其為科研人員所提供的信息可分為三類。一是指從事科學研究人員的基本信息資料，包括科研人員所從事的主要學科研究方向及其在該領域已取得的重大成果的材料。二是指科研人員在某一學科領域已取得的科研成果的資料，主要包括各種科研項目的歸檔。從項目的立項申請書、研究方案的可行性論證、項目立項的文件和通知，項目進行中經費使用情況，項目研究成果（階段性成果）、結項申請書、結題報告和結項證明等內容；另外，應用類研究還包括推廣科技成果的資料，正式出版的專著、教材、調研報告集等以及成果獲獎證書復印件。三是指各種有關科研指令性文件和通知等資料，主要包括上級所傳達科研領域的各類文件及各類上報的科研報表，它能夠使相關人員了解科學研究的政策和規定，以保證工作的順利開展。［1］

科研檔案文獻具有其特有的性能，它不僅能為以后開展相關科學研究提供理論依據和可靠參考，而且還可作為記載當時科研工作過程和水平的史料來保存，因而具有參考和史料雙重價值。

2 建立和完善科研檔案文獻管理體系的必要性

當今社會已進入了信息時代，科學技術高速發展，積極建立及完善科研檔案文獻管理體系，為科研事業順利發展有著積極的作用。

首先，科研檔案文獻是一種憑證，能夠維護科研成果的合法權益。科研檔案文獻真實地記錄了人們從事科研生產活動的過程及一些科學思想和方法，其在科研人員申報項目或成果時，是一種有效的法律憑證，使得許多科研工作人員的勞動成果能夠得到合法的保護。只有不斷完善科研檔案文獻的管理體系，積極開發和利用檔案文獻信息資源，才能夠更好地保護科研成果。

其次，建立和完善科研檔案文獻庫，能使科研工作節省大量的財力和物力，用少量資源創造出大量效益。科研人員在進行科研工作之前，會直接依據科研檔案中已有的文獻資料來分析要進行的科研項目的可行性、整體規劃方案等，并以此為依據來進行詳細操作，這樣就可以節省大量的勞動時間和資金，從而使得更多的資金和人力等資源得到更有效的配置，快速提供經濟效益。因此，要不斷地建立健全和完善科研檔案文獻的管理體系，提高科研檔案文獻的管理水平。

第三，建立和完善科研檔案文獻體系，能使科研信息資源共享，充分發揮科研信息的潛力。科研檔案文獻是十分重要的信息資源，建立完善的科研檔案文獻體系，不僅能給本單位的科研工作提供一個方便的信息平臺，而且對其他單位的科研工作也有其借鑒價值。信息資源的相互交流對人類社會發展起著至關重要的作用，特別是在當下，隨著科技的迅猛發展，信息資源的交流在生活中無處不在，這也打破了過去傳統的單個學科在相關領域一枝獨秀的局面。信息時代需要大學科的發展模式，這就要求相鄰科技領域或相關學科之間相互交叉、互相滲透，科研人員之間也相互交流、相互學習，而科研檔案文獻庫當之無愧地成為相互交流、傳遞信息的重要集散地。因此，只有建立和不斷完善科研檔案文獻體系，使科研檔案文獻的管理科學化、合理化，才能更好地發揮科研信息資源廣泛交流、充分利用、學科共享的功效。

第四，科研檔案文獻是爭取國家重點科研項目的依據。我國目前要開展科研課題，需要經過投標、專家評審才能獲得該項目，而科研檔案是爭取獲得科研項目的重要依據。科研人員在申報科研項目時提交的可行性報告，需要依據科研檔案文獻中記錄的前期科研情況，包括與某一項目有關的已有研究成果、經費使用、科研能力等等，確保新的課題立項具有成果依據、價值依據、能力依據和支持經費依據，具有可行性，才有可能立項，并獲得相應的多方支持，為新的科研工作的開展提供堅實的基礎。因此，建立和完善科研檔案文獻管理體系，充分開發及利用科研檔案資源，是從事科研工作必不可少的環節，它能為科研事業順利發展鋪平道路。［2］

3 科研檔案文獻管理工作中存在的問題

目前，許多單位開始關注和重視科研檔案文獻的管理及對其的開發與利用問題，但還處于摸索階段，存在許多漏洞有待進一步完善。

首先，單位尚未認識到建立科研檔案文獻庫的重要性。許多單位在收集檔案資料時，未能進行完整收集，或者收集時斷時續，從而導致科研檔案數量不全、缺乏系統性，質量不高。科研文獻檔案的建立，首先要保證科研檔案文獻內容的準確性、系統性和完整性相統一，但由于科研人員對檔案工作的重要性沒有明確的認識，認為科研成果僅屬于個人的勞動成果，或者擔心科研查閱不便，不愿將有關資料存入檔案庫，這就導致科研檔案內容不完整，影響了檔案的完善建立。

第二，科研檔案質量相對較低。科研檔案文獻詳細記載了科研人員所從事的科研活動取得的成果，檔案文獻質量的高低不僅受科研人員科研水平的影響，同時還受到檔案文獻管理工作的影響。科研檔案質量不高主要體現為兩個方面：一是科研檔案的內容質量不高，這主要是指科研檔案中所記錄的科研成果質量不高、數據材料不夠準確和完整，實驗方法及論證方式等內容記載不清晰。二是科研檔案的案卷質量不高，這主要是指科研檔案的科技文件材料內容不完整、文件格式不夠規范、案卷整理歸類不準確、缺少標識等問題。無論是科研檔案的內在質量和案卷質量問題，都會影響科研檔案文獻的有效開發和利用。

第三，科研檔案管理的規章制度不完善。現階段科研檔案管理，特別是科研檔案的歸檔，其相關的管理制度監管力度不強，沒有有效的制約機制。科研管理部門只是負責催促科研人員將科研項目相關材料全部上交，但無法約束科研人員是否上交。而檔案管理人員拿到哪些科研材料就歸檔哪些材料，管理人員只是口頭上要求，并沒有相關的獎懲措施，這使得科研檔案文獻的管理工作長期處于一種半失控的狀態，科研檔案資源無法發揮其真正的價值。

第四，科研檔案的利用率相對較低。科研檔案管理工作的最終目標是使得人們能夠充分開發與利用科研資源。科研檔案資源的開發與利用應受到科研人員的高度重視，但許多單位對科研檔案管理普遍存在“重保管、輕利用”的現象，許多科研機構的檔案利用情況令人堪憂。科研人員對科研檔案的利用僅局限于檔案中的成果及鑒定書等憑證，目的是能夠申報課題或者編寫相關科研史。科研檔案的利用方式單一，利用效果不佳，利用范圍局限等問題十分突出。

第五，科研檔案文獻的管理方式無法滿足科研工作的需求。科研檔案文獻只有為廣大科研人員提供對口徑的信息跟蹤服務，才能夠真正體現其價值所在。因此，科研檔案文獻管理人員要從科研工作發展的實際情況出發，根據科研檔案文獻的特點與管理部門自身情況相結合來設計合理的服務方式，其服務狀態一直處于被動情況，只是科研人員自己去查閱相關檔案，檔案管理部門沒能夠有效利用網絡資源來實現檔案資源的共享，阻礙了科研檔案的開發與利用。［3］

4 加強科研檔案開發及利用的具體措施

既然科研檔案文獻平臺的建立及對其的開發和利用還存在諸多不盡人意之處，那么，就必須要有一些具體措施對其加以改善。

首先，要使檔案管理人員及科研人員認識到科研檔案的重要性并完善相應的管理體制。要使開發及利用科研檔案工作進行順利，首先必須對廣大科研人員及檔案管理人員進行深入宣傳，使得他們能夠了解并認識到科研檔案開發利用的重要性，進而能夠積極支持科研檔案的開發利用工作。另外，要不斷完善科研檔案的管理體系，制定相應的管理制度和辦法，并使得這些管理制度具有相應的約束性，做到有章可循。

其次，要不斷完善科研檔案文獻質量的監管機制。現有科研檔案的內容、質量和案卷質量都有待提高，而檔案管理部門要用相關的管理機制來提升其質量和管理水平，如將檔案內容質量和案卷質量與科研人員的科研申報、成果評定等內容相掛鉤，將檔案編寫、內容質量和格式規范等擬定出一個標準，并將其納入科研工作之中，成為科研人員的工作職責，形成科研檔案質量的監控機制。［4］

第三，要使科研檔案信息服務的方式多元化。科研檔案文獻管理人員要不斷地學習，不斷拓展服務途徑，提高服務水平。根據科研人員的不同需求開展多元服務，如開展專門學科的檔案文獻咨詢服務，不定期發行檔案文獻資料信息等，逐漸建立專業、方便、快捷的服務模式。

第四，提升科研檔案文獻的電子化水平。科研檔案的開發及利用要實現現代化的開發模式，檔案管理部門要以科學管理為基礎，加強運用各種現代科技手段來挖掘檔案中有價值的信息資源，使得其能夠實現資源共享。檔案管理部門要采用高科技手段對檔案文獻進行采集、整編和歸檔，并將相關文獻、數據和圖紙等資源連接于互聯網上，使得科研人員更加便于開發及利用這些資源。

［1］王艷琴，劉英則．影響高校科研檔案信息資源利用的因素［J］．陜西檔案，2004（3）：35－36.

［2］朱斌.科研管理工作與科研檔案管理合理發展的對策［J］.今日科技，2008（5）：48－49.

［3］李海燕，等．充分發揮科技檔案在科研管理中的作用［J］．中華醫院管理雜志，1999（2）：6－8.

［4］洪清源．論網絡環境下科研檔案信息開發與知識產權保護［J］．情報探索，2006（10）：48－49.

［責任編輯］楊蕾

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1005－8214（2014）06－0086－03

劉志鵬（1978－）男，寧夏西吉縣人，檔案館員，主要從事科研檔案和語言與文化研究。

2013－05－07