醫療設備檔案資料系統化及信息化管理

文 彬 邱 丹

醫療設備檔案資料系統化及信息化管理

文 彬① 邱 丹①

目的：建立完善的醫療設備檔案資料系統化及信息化管理，確保每項資料實現完整可追溯。方法：分析醫療設備管理現狀，針對存在的問題，建立醫療設備從購置、計量質控、維護保養至報廢處理全生命周期檔案管理系統。結果：針對醫療設備購置使用流程中存在的各種紙載體資料管理及電子檔案管理分別做了討論。詳細闡述了從設備采購計劃、論證、購置、安裝、驗收、使用、質控、維修、調撥及報廢處理等環節的檔案資料管理。提出構建完整的醫療設備檔案資料信息化管理的主要方向。結論：實現醫療設備檔案網絡信息化及動態化管理功能，降低醫療設備運營成本，為醫療安全提供保證。

醫療設備；檔案資料；信息管理

[First-author’s address]Military Institute for Drug and Instrument Control, Joint Logistics Department of The Shenyang Military Region, Shenyang 110026, China.

醫療設備檔案資料是醫療機構在采購、使用及維護醫療設備的整個動態活動過程中形成的各種信息材料，其包括各種文字資料以及圖片、照片、軟件包和光碟等各種非文字資料，是醫療機構一項重要的日常管理工作。醫療設備檔案資料管理是對醫療設備檔案資料收集、整理、統計分析、存檔與合理利用的全過程，其核心工作就是對醫療設備檔案資料進行科學、規范及有效的動態管理，以發揮醫療設備檔案的最大效益。醫療設備檔案資料在醫院醫療設備管理過程中具有重要的憑證作用和參考作用，為醫療設備管理的全過程提供基礎信息資料。醫療設備檔案資料管理從擬定設備購置計劃開始至報廢需經歷申請、論證、批示、合同、安裝、驗收、維護和報廢8個階段，每個階段均需有完整的檔案資料貫穿始終[1]。

醫療設備檔案資料管理直接關系到醫院的管理水平和醫療質量，同時也對醫院的醫療收入和社會效益產生重要影響[2-3]。實現醫療設備檔案資料網絡信息化及動態化管理功能，既可降低設備的運行成本，又能達到為安全醫療提供必要保障的目的[4]。

1 醫療設備檔案資料管理現狀

醫院醫療設備檔案資料現行管理存在不規范現象，其表現為：①醫務人員缺乏醫療設備檔案資料歸檔意識，重設備引進輕建檔存襠，不了解醫療設備檔案資料的歸檔范圍及內容；②歸檔的設備資料不齊全、內容不完整和不規范；③檔案管理方法陳舊，且處于手工操作階段，未建立相應的數據庫，未跟上醫院信息化的步伐；④設備登記流于形式，存在設備資料與實際不相符、新設備漏填以及報廢設備未及時注銷等現象[5]。

2 醫療設備檔案資料分類

按照設備檔案資料內容的不同，醫療設備檔案分為合同檔案、技術檔案和動態管理檔案3類，每類均包括不同的檔案資料[6]。

(1)合同檔案。按照醫療設備的采購管理流程，合同檔案包括醫療設備申請論證、采購論證、合同及設備安裝驗收等資料。

(2)技術檔案。包括設備的原始技術參數資料、維修臺帳、計量設備檔案和設備質量控制等檔案資料。

(3)動態管理檔案。動態管理檔案包括經濟效益分析臺帳、設備使用登記以及大型設備獨立運行等資料[6]。設備正式投入臨床運行后其管理部門應加強日常的監管，做好設備的效益分析，提高設備的使用率。

3 醫療設備管理各環節的檔案資料管理

根據醫療設備管理流程建好檔案、管好檔案和用好檔案。醫療設備從申請購買、考察論證、招標談判、簽署合同、付款、安裝驗收及使用維修到報廢是一個動態管理過程，每個環節均需人員管理，并將其管理內容記錄存檔[7]。

(1)采購計劃、論證環節的檔案資料。采購檔案資料包括：①科室提出的購買醫療設備申請表；②大型醫療設備論證文件；③相關專家對購置設備所進行的評審討論記錄及討論通過的購置計劃；④業務主管部門對所購置設備的立項批復文件等。

(2)設備購置、安裝和驗收環節的檔案資料。驗收資料包括：①設備購置過程中的談判記錄、會議紀要；②招標文件、中標單位的投標書、定標書、中標通知書及合同；③進口設備報關單及商檢部門的相關文件；④安裝驗收報告、發票復印件以及隨機所有資料、儀器使用說明書、維修手冊、合格證、線路圖、機房土建及電氣圖紙等；⑤供應商提供的醫療器械注冊證，生產企業的生產許可證，經營企業的經營許可證，營業執照和稅務登記證復印件。

(3)設備使用、維修環節的檔案資料。使用資料指設備在使用、維修管理過程中后續增補資料，包括：①設備使用操作規程；②設備使用登記卡；③維修人員對設備的維修記錄及所填寫的維修報告；④計量檢測部門發的合格證書及校檢計量紀錄；⑤醫院每年對大型設備所作的經濟效益評估報告、使用效率與完好率統計分析表等。

(4)醫療設備調撥、報廢后的檔案資料。醫療設備調撥給其他單位使用時應將設備檔案一同移交，并作好相應的交接手續。醫院對于批準報廢的醫療設備應及時通知檔案管理人員，根據檔案資料管理有關規定，在相關科室領導和檔案室工作人員的指導下，啟動檔案報廢程序。按規定將報廢儀器設備的檔案延續保存1年，之后由醫院檔案室人員和醫學工程科檔案管理員共同進行銷毀，并在檔案中注明該設備“已報廢”；如認為報廢設備的資料仍有留存價值，可繼續留存檔案，并注明“檔案繼續留存”字樣及設備報廢時間。同時，保存設備調撥、報廢申請單及報廢批復文件等資料[2]。

加強醫療設備在使用過程中的檔案資料的收集、記錄和存檔工作，實行計算機檔案管理，及時更新檔案信息，完善設備檔案資料管理。隨時記錄設備在使用過程中產生的檔案資料[8]。

4 醫療設備電子檔案的建立

金鑫等[9]提出，醫療設備信息化管理系統應具備5個模塊，即設備購置論證檔案資料模塊、計量質量控制管理模塊、維修養護模塊、報損報廢模塊以及基本信息模塊(如圖1所示)。

5 醫療設備檔案資料的利用

充分挖掘檔案的最大效能，是醫院利用設備檔案資料提高設備管理效益的最好途徑，也是衡量醫院醫療設備檔案管理水平高低的標準[10]。

(1)醫療設備資料在解決醫療糾紛的過程中具有重要作用。醫療設備使用過程中難免會對患者造成意外傷害，引起醫療糾紛，這時設備檔案能協助取證分析，分清責任，解決爭端，維護醫院的利益。

(2)醫院購置大中型醫療設備時其檔案資料可為領導最終決策提供依據，預測設備購置后的使用效益。避免重復購置、高成本投入及低效率使用造成的醫療設備資源浪費。

(3)設備維修保養記錄具有參考借鑒作用，既可為醫護人員操作使用醫療設備提供指導，又可為設備維修、保養工作提供技術支持。當設備檢修故障時可通過調取其使用、維修、保養記錄及設備檢測數據，快速找到故障原因并及時排除故障，從而節約維修費用，提高醫療設備的完好率和運轉效益[11]。

(4)通過醫療設備檔案可找出設備運行規律和性能特征。通過分析設備維修保養記錄，有針對性地采取預防性維護措施，消除醫療設備故障的隱患，最大限度地延長設備使用壽命[11]。

(5)為醫院成本核算提供設備運行的各種數據。根據設備維修的費用、維修記錄情況進行成本分析，從而降低醫院設備運營成本、提高設備使用率[11]。

(6)醫療設備檔案可為醫院利益提供法律依據。醫院在醫療設備購置和使用過程中與生產廠商產生糾紛時，可依據設備檔案資料，通過法律手段保障醫院利益[12]。

圖1 醫療設備電子檔案信息管理系統模塊

6 結語

醫療設備檔案是醫院國有資產核心資源，如檔案資料不完整，將會給醫院造成社會效益和經濟效益的雙重損失[7]。電子檔案資料記錄了醫療設備全生命周期的狀況，不但能提高醫療設備檔案管理質量，還能提高醫學工程部門的整體工作效率。構建完整的電子檔案系統是未來醫療設備檔案資料管理的主要方向[13-15]。

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Systematization and informatization for the management of medical equipment archive/

WEN Bin, QIU Dan// China Medical Equipment,2014,11(6):86-88.

Objective:To establish the Perfect Systematization and Informatization for the Management of Medical Equipment Archive, so as to ensure the integrity and traceability of each data.Methods:Analysis on Present Situation and the Problems of Medical Equipment Management, Establish Medical Equipment archive Management System from purchasing of medical equipment, Measurement Controls, the Maintenance to Scrap processing the wholeprocess of medical devices.Results:In this paper, we discussed all kinds of information and archives network information management in the whole-process of medical devices. To clarify the plan, argument, purchase, installation, acceptance, use, quality control, maintenance, transfers and scrap processing, management at different levels. To establish a complete electronic file system is the main direction of medical equipment information management in the future.Conclusion:Realization of the functions on medical equipment archives network information and dynamic management, that can offer necessary for safe treatment,to can also reduce the operation cost of the equipment.

Equipment and supplies; Archives; Information management

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.06.028

1672-8270(2014)06-0086-03

R197.324

A

2014-01-20

①沈陽軍區藥品儀器檢驗所 遼寧 沈陽 110026

文彬，男，(1957- )，本科學歷，高級工程師。沈陽軍區藥品儀器檢驗所，從事藥品及醫療器械維修管理的研究。