芻議民族地區高職院校的檔案管理工作

◆白玉美

作者：白玉美，延邊職業技術學院館員、院辦文書，研究方向為文書檔案管理（133001）。

“十二五”期間，為落實好少數民族事業“十二五”規劃，加快發展民族地區職業教育，國家批準新建了一批適應區域經濟規劃發展及產業結構調整要求的職業院校。民族地區高職院校發展速度日漸加快，在檔案建設上取得一定的進步。但隨著辦學規模的不斷擴大，職業教育對檔案管理工作提出更高的要求。民族地區高職院校應根據學校實際和檔案管理具體工作，努力提高檔案管理水平，以適應加快現代職業教育體系建設的需要。

1 高職院校檔案簡介

高職院校檔案是記錄高職院校各種活動信息的載體，是民族地區重要的文獻信息資源，是高職院校及其師生員工從事發展規劃、學科建設、教育教學、教研科研、文化活動直接形成的歷史記錄，是高職院校建立、發展和變化的反映。它能突出地反映我國高等職業教育的綜合能力、水平，通過它可以了解高職院校發展變化的狀況和過程，可以作為解決高職院校發展過程中遇到問題的依據。

2 民族地區高校檔案管理工作現況

檔案管理人員素質不高 目前，民族地區高職院校從事檔案管理工作人員素質良莠不齊，檔案管理專業人才匱乏，許多并不具備檔案專業學歷，對檔案管理工作認識也不夠，甚至沒有經過正規的專業培訓就上崗管理檔案。在一些高職院校，是由辦公室干事或秘書兼任檔案管理工作人員，且變動頻繁。還有一些民族地區的高職院校是由不同層次的學校（如成人高校、普通中專）合并而來，其檔案管理人員的組成更是魚龍混雜，檔案管理水平參差不齊。

檔案管理制度不健全 有的民族地區高職院校檔案管理機制不健全，有的甚至連基本的規章制度也沒有，有的雖然建立了檔案管理規章制度，但也不夠規范。有的高職院校收發文件手續很不健全，借閱文檔僅靠口頭打招呼，極易造成檔案材料丟失，存在對檔案管理工作認識不到位，管理分散，缺少監督機制，檔案內容缺失，填寫檔案材料不規范等問題，導致檔案整理、管理混亂，工作松懈呆滯。

檔案材料收集不全面 部分民族地區高職院校沒有把做好檔案管理工作放到做好民族地區教育事業的高度去認識，存在“檔案歸檔案，業務歸業務”的錯誤認識。有的高職院校注重文件、學生成績檔案的收集，而忽視實物檔案以及與學校有關資料的收集，影響高職院校的系統性和完整性。有的高職院校由于合校的原因，檔案存在特定時間段丟失現象。部分檔案管理工作人員缺乏及時歸檔意識，不做跟蹤調查，導致檔案收集工作缺乏力度。

檔案作用未能有效顯現 一些高職院校將檔案部門設為行政部門的附屬機構，認為檔案管理工作只是收集文件材料，還沒有真正認識到檔案在高職院校發展過程中的實用價值，未能發揮檔案的有效作用。尤其在一些經歷過改革、合并、重組的民族地區高職院校，檔案管理工作沒有統一規劃，不習慣通過歷史資料和相關材料為高職院校自身發展提供服務、為社會人士提供服務。

3 民族地區職業院校檔案管理工作措施

提高工作人員素質，加強檔案隊伍建設 高職院校要高度重視檔案管理工作，單獨設立檔案室或是檔案館，也可以是檔案科，并在部門主管領導下開展檔案管理工作。同時穩定檔案工作隊伍，加強人事檔案工作隊伍建設，組織檔案管理人員進行有針對性的學習和提高，通過學習示范性高職學院檔案管理工作的先進經驗，促使檔案管理人員的業務能力不斷提高。鼓勵檔案管理人員自學檔案管理知識，進一步提高檔案管理人員計算機操作能力和水平。還要通過事業單位招聘和合同制招聘引進檔案管理專業人才，整體提升學校的檔案管理人才素質。

檔案管理人員應本著對少數民族事業和職業教育事業高度負責的態度，加強自身修養，及時了解專業最新發展動態，養成及時保管的意識和責任心，有效提高民族地區檔案管理工作質量。同時，提高檔案工作人員素質，加強檔案隊伍建設，既能滿足檔案管理工作具有長期積累實踐經驗的工作特點，又能滿足民族地區職業院校自身發展的需要。

完善檔案管理制度，規范管理檔案材料 構建完善的檔案管理制度可以從制度上保證民族地區高職院校檔案管理工作的延續性。具體做法主要有系統學習《中華人民共和國檔案法》，建立健全符合《檔案法》等相關法律規定的學校管理制度，管理制度主要包括《學院檔案管理工作規定》《學院檔案保密制度》《學院檔案管理人員崗位責任制》等，確保檔案管理工作有序開展，管理規范。同時借助國家加大民族地區職業教育投入的東風，提高檔案管理硬件建設，按職業院校評估標準要求建設好規范化的綜合檔案室，搞好檔案配套保護措施。

檔案管理人員還要根據所在民族地區特點，科學制定各類檔案歸檔范圍和編號方法，保管期限、分類方案的制定要請示主管領導，使檔案工作做到規格齊全，內容完整，有據可循。高職院校檔案的來源具有多樣性，可建立鼓勵機制，完善檔案材料送交程序，檔案管理人員及時調查檔案來源及關聯性，多種渠道學習交流。各教學和行政后勤部門要指定專人負責檔案工作，保證檔案的真實可靠性。

加大信息化建設力度，建立檔案信息網路 高職院校要加快檔案信息化建設力度，按照結構合理、功能完備、操作簡便、安全可靠、技術先進的原則，建設完備的高職院校檔案信息管理系統，及時調整信息化工作規劃，推進學校內部各類檔案信息的有效傳遞，結合校內外資源，逐步實現數據存儲安全、檔案管理科學化。既要嚴格遵守檔案工作管理規范，又要利用好信息處理技術，也就是說風險防范意識要常談，網絡安全技術要好用。必須要采取行之有效的安全策略，做好響應預案，確保檔案信息在收集整理、存儲傳輸、查詢使用等環節的安全性，從安全上保障好信息化建設。

高職院校還應革新技術手段和方法，充分發揮互聯網的功能，科學管理各類檔案資源，擴大檔案利用范圍。通過建立檔案信息網站，并要求相關職能機構及時上傳數據，以網頁的途徑提供檔案信息服務，實現檔案資源的網上咨詢與查找及電子文件直接提供。檔案管理的現代化及相關資料的網絡化，可極大地提高檔案管理工作的效率，推動檔案事業實現跨越式發展。

轉變檔案管理觀念，提高檔案工作價值 民族地區高職院校檔案管理要跟上學校專業建設和教學改革的步伐，為學校的職業教育制度建設、教學改革、發展規劃及校企合作服務，同時也為學生就業提供真實材料。這就要求高職院校檔案管理工作人員要轉變以往被動的、消極的檔案管理觀念，充分利用互聯網和移動客戶端，完善相關信息的共享渠道。同時加強民族地區高職院校之間、高職院校與本地區科研單位之間及高職院校與社會各方面間的信息交流與溝通，建立高校、科研單位信息網絡，以便有關部門在進行科學研究、成果鑒定、職稱評定、科研開發和科學技術普及等活動中發揮檔案材料的作用。

高職院校檔案管理人員要提升創新意識和創新能力，找準位置發揮作用，優化檔案服務措施，拓寬信息交流渠道，及時維護與更新檔案信息，應把分散的或零星的信息整合成系統的、集中的檔案信息，對于要錄入的基礎數據要盡可能做到完整、準確，不斷提高服務水平和工作效率。這樣可提升檔案工作的自身價值，提升檔案管理工作為學校全局服務、為民族地區區域經濟發展服務的能力。

4 結語

相對于經濟發達地區院校而言，民族地區高職院校辦學困難，跟不上高等職業教育發展的步伐，就更加難以求生存求發展，但要想做好職業院校內涵建設，一定要本著以人為本的思想，不斷摸索出一條適合本校檔案管理的工作模式，從而推動民族地區少數民族事業和職業教育事業不斷向前，早日建成民族地區現代職業教育體系。

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