流程管理在醫學院校試劑耗材管理中的應用探討

趙志強 王 喆* 張 偉 黃 松 吳 兵

流程管理在醫學院校試劑耗材管理中的應用探討

趙志強①王 喆①*張 偉①黃 松①吳 兵①

目的：提高試劑耗材管理的能力和水平，更好地為醫學院校教學科研工作提供支撐。方法：運用流程管理理論，通過先進的信息技術手段構建試劑耗材管理平臺。結果：基于流程管理的試劑耗材管理平臺投入使用并穩定運行。結論：醫學院校試劑耗材流程管理可最大限度地節約人力和財力，加快采購速度，有效提高采購效率和采購質量。

醫學院校；試劑耗材；流程管理

趙志強,男,(1979- ),博士，副研究員。首都醫科大學設備與實驗室管理處，從事設備與實驗室管理工作。

[First-author’s address]Department of Equipment and Laboratory Management, Capital Medical University, Beijing 100069, China.

醫學院校在試劑耗材的管理和使用上存在著數量大、品種多、采購周期短、技術條件高以及質量標準嚴格等特點[1]。試劑耗材是醫學院校教學科研工作的重要物質基礎，但存在的管理漏洞不僅會給教學科研過程增加成本，而且會影響教學的質量以及科研活動的進程和效果[2]。試劑耗材的管理是醫學院校實驗室管理工作中的一項經常性工作，必須建立和完善一套科學性、可操作性的管理辦法。而試劑耗材管理的好壞，直接關系到醫學院校資金的使用效益和實驗結果的真實準確。

1 流程管理概述

流程管理是對業務流程進行梳理、分析、完善和監控，通過對業務流程的不斷優化，有效降低業務處理成本，提高業務處理效率，進而提升決策反應能力。其核心是持續性流程分析和改進，從而提高核心流程的工作效率，最終實現效益最大化[3]。

隨著市場環境與組織模式的變化，流程管理在以計算機網絡為基礎的現代社會信息化背景下越發顯示出其威力和效用。醫學院校通過流程管理可取得如下成效：①減少跨部門協調，削減溝通成本；②減少流程非增值步驟和等待時間，消除不必要移動；③最重要是簡化和整合流程，提高工作效率。

1.1 流程管理的特點

流程管理包含規范流程、優化流程和再造流程。流程管理是系統化、不斷提升的管理方法，是對原有流程的規范和優化，對于不再適合的流程要進行重新設計[4]。基于先進信息技術和相關技術，流程管理實現了各管理要素的有效整合，工作流程無縫銜接，減少工作的層級結構，上下層級溝通迅速，信息傳遞的失真度低，消除不增值的活動[5]。

1.2 核心流程的規范

規范化的流程是實施流程管理的基礎，針對在流程管理中的實施難度，需要選擇核心流程予以規范，根據實施的情況逐步將所有的工作進行流程化的管理。通過在工作流程上的改進，使高校試劑耗材購置管理、工作質量、工作效率最優化，形成可降低成本、節約時間的高校試劑耗材流程管理模式與運行機制。

2 構建基于流程管理的試劑耗材管理平臺

試劑耗材在醫學院校的教學科研中起著重要的作用，隨著教學和科研水平的不斷提高，試劑耗材品種越來越多。根據該項工作特點對試劑耗材的管理采取以流程管理為核心的新型管理模式，構建基于互聯網遴選入圍、統一管理、分散采購、嚴格驗收和集中結算的試劑耗材管理平臺。

2.1 試劑耗材管理平臺設計原則

(1)服務性原則。強化對試劑耗材管理的目的是為學校的教學科研工作提供優質服務[6]。教師可隨時利用網絡終端選購所需的試劑耗材，查詢相關試劑耗材的購置進程，并只需簽字確認并提供經費來源即可，管理人員將集中辦理財務結算手續，使教師從繁瑣的行政事務中解脫出來，將更多的時間投入到教學和科研工作中。

(2)信息公開原則。信息公開是保障試劑耗材的購置公平、公正以及提高工作效率與效益的有效手段。①所有試劑耗材的購置管理均通過網絡平臺；②所有定點供應商和產品的信息均在網上公開；③管理人員對各流程的操作記錄，如訂單管理、資金管理以及驗收管理等均可在網上實時查詢。充分利用流程管理方法將各工作環節科學銜接，保證學校經費的使用安全。

(3)效率提高原則。將試劑耗材的選擇權交給教師，將購置進程可在網上實時查詢，使采購行為置于市場化、程序化和規范化的管理之中。充分利用市場機制中的價格機制、供求機制和競爭機制，提高財政經費的合理利用、執行效率和使用效益[7]。

2.2 試劑耗材管理平臺設計目標

管理平臺的開發應用，可實時進行試劑耗材管理工作的信息查詢，有效溝通業務操作環節，形成完整的工作信息鏈條，有效提高試劑耗材采購和管理效率，實現工作流程的規范化、程序化。通過對經費執行的全過程監控，實現公開、公正及透明；依托信息化管理手段實現信息共享，落實服務效能。對采購經費執行的全過程進行跟蹤、監督，實現項目負責人、采購執行人的信息共享、公開和透明，內控與外部監督并行，切實保證經費的使用效益。

2.3 試劑耗材管理平臺構建

根據《中華人民共和國政府采購法》及北京市財政局、教委相關文件的規定，醫學院校的試劑耗材采購按政府采購操作流程組織公開招標，遴選資質合格的供應商作為年度定點供應商，為學校提供試劑耗材的供應服務。利用試劑耗材網絡管理平臺公布中標定點供應商的基本情況及經營范圍，建立產品信息庫，并實施網絡動態更新。

(1)用戶通過注冊后登錄試劑耗材網絡管理平臺查找產品相關信息，亦可直接與供應商聯系，提出個性化的使用需求。選擇需采購的試劑耗材及供應商后提交訂單，學校設備處確認訂單后生成供貨合同，進入訂單供貨環節。供應商憑訂單供貨，貨物送至學校設備處，由相關工作人員、用戶和供應商三方現場對貨物進行驗收、入庫和出庫。學校設備處負責供應商結算及辦理財務報銷手續。

(2)試劑耗材管理平臺提供包括供應商的基本信息、產品信息、訂單內容及經費使用等相關信息，并可根據采購用戶、試劑耗材的種類和規格以及同品種最低價、最高價、平均價及供應商等信息進行數據統計和查詢[8-9]。

(3)統計查詢功能權限分級設定為院校級、設備處和用戶3級。院校級領導可以查看所有統計信息，從網絡管理平臺得到決策的數據支持。設備處工作人員可以進行數據統計、查詢，并將統計結果及時發布。用戶憑注冊碼登錄后可查看訂單記錄、價格及供應商評價等信息。

(4)發揮資源集中的優勢，建立快速信息通道[10]。定點供應商可利用展示平臺進行各類新產品的功能展示、新技術發布，用戶可方便地獲得數十家供應商的各類信息，極大提高信息的獲取效率[11]。有針對性地對不同公司的產品進行現場比較和選擇，實現“即需、即選、即供”目標，提高供應效率，凸顯便捷、高效的服務宗旨[12]。

3 結語

通過對試劑耗材管理工作流程梳理，利用流程管理理論分析目前工作流程與需求，針對流程中存在的問題進行優化和規范，改變傳統的職能部門式的組織結構，建立面向工作的流程化管理與服務體系。通過流程管理優化的工作流程以及先進的信息技術手段，可有效提高采購效率和采購質量，構建出體現服務、突出效益、管理先進、運行高效、數據共享和公開透明的試劑耗材管理平臺。

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[12]王曉勇.淺議加強高校實驗室低值易耗品管理[J].科技信息,2010(25):572.

The research on processing management in sorting medical college’s chemical reagent and consumable materials/

ZHAO Zhi-qiang, WANG Zhe, ZHANG Wei, et al// China Medical Equipment,2014,11(12):110-111.

Objective:This research aims to improve the management capacity and standard of chemical reagent and consumable materials in better support of the teaching and research of medical college.Methods:On the basis of processing management theory and by employing advanced information technologies, a management platform of chemical reagent and consumable materials is established.Results:As a result, this platform comes into use and operates stably.Conclusion:It is concluded this platform economizes on manpower and material resources to the utmost, speeds up the purchase rate and considerably enhance the purchase efficiency and quality.

Medical college; Reagents and consumable; Material process management

1672-8270(2014)12-0110-02

R197.39

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.12.042

2014-08-26

①首都醫科大學設備與實驗室管理處 北京 100069

*通訊作者：wangnet0009@126.com