基于計算機網絡及條碼技術的醫(yī)院固定資產管理

李軍華 陸燦明 馬予宏

①蘭州軍區(qū)烏魯木齊總醫(yī)院院務部 新疆 烏魯木齊 830000

醫(yī)院固定資產不僅是反映醫(yī)院經濟實力、規(guī)模大小和醫(yī)療水平高低的重要指標，更是醫(yī)院開展醫(yī)療、教學及科研工作的物質基礎[1-2]。擁有先進醫(yī)療設備數量的多少以及醫(yī)院建筑規(guī)模的大小能夠決定醫(yī)院在同行業(yè)中的地位[3]。隨著醫(yī)院固定資產的不斷增加，醫(yī)院固定資產的臺賬式管理系統(tǒng)已無法將固定資產的使用部門、管理部門及財務部門有機地結合起來，只能粗略完成資產管理部門的部分管理工作[4]。而依托醫(yī)院內局域網絡，使用條碼管理，將3個部門的資產管理工作集成到一個系統(tǒng)平臺內，能夠有效完成固定資產全程管理工作，真正達到卡、賬、物相符。醫(yī)院固定資產條碼管理系統(tǒng)是面向醫(yī)院固定資產管理的信息化管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)采用先進的條形碼技術，對固定資產進行“身份證”式管理，利用條碼信息介質，對固定資產進行全過程跟蹤，將以手工方式進行的分散管理，轉化為信息化集中管理，形成具有綜合功能的管理平臺，將醫(yī)院的財務部門、固定資產職能管理部門及使用部門捆綁在一個系統(tǒng)中，各部門工作流程環(huán)環(huán)相扣，既相互制約又相互監(jiān)督，極大地提高了醫(yī)院固定資產管理的水平[5-6]。

1 醫(yī)院固定資產條碼管理工作流程

1.1 系統(tǒng)實施前的硬件要求

建立統(tǒng)一的醫(yī)院內部局域網和專用的固定資產服務器，以方便系統(tǒng)的安裝。各職能管理部門配備手持移動終端掌上電腦(personal digital assistant，PDA)，以利于各職能部門進行盤點、檢查[7]。在財務管理部門設置條碼打印機，條碼使用專用的條形碼打印機，打印出的條碼使用特殊介質的標簽紙，具有防水、防油污及防撕裂的特性，保證固定資產標簽長期保存和清晰。

1.2 系統(tǒng)具體實施措施

(1)統(tǒng)一管理系統(tǒng)。在固定資產管理部門、財務部門及使用科室等與設備有關的所有單位分別安裝條碼管理系統(tǒng)，由財務部門確定各部門使用權限，實現固定資產信息共享。完善固定資產管理制度，規(guī)范固定資產增加、轉移和減少流程[8]。

(2)新增固定資產的報賬程序。集中購買的固定資產是指由資產職能管理部門集中購買而后又配發(fā)給使用科室的固定資產，新增固定資產的報賬具體流程為：①職能管理部門需辦理打印資產入庫單和本部門入庫登記手續(xù)；②領用科室到職能管理部門辦理填寫“固定資產增(減)報告單”、拍攝圖像資料、打印“固定資產出庫單”以及登記本科室的“固定資產賬簿”；③領用科室需要到財務部門辦理審核“固定資產增(減)報告單”、資產編號、打印條碼標簽及登記入賬手續(xù)；④領用科室需要到資產職能管理部門辦理持“固定資產增(減)報告單”辦理出庫手續(xù)及領回固定資產；⑤財務部門對管理部門所錄入的設備進行確認、過賬處理后，予以報銷。使用科室將財務部門打印的條碼標簽粘貼于對應的資產上。

(3)固定資產在科室之間調整及轉賬。固定資產需要在科室之間調整使用時由資產調入和調出部門分別填寫“固定資產增(減)報告單”，經財務部門審查辦理轉賬手續(xù)后在雙方“固定資產增(減)報告單”加蓋資產調整專用章確認。資產職能管理部門辦理資產賬簿凋整手續(xù)。

(4)固定資產報廢處置程序。固定資產報廢處置流程：①科室需在系統(tǒng)中填寫“固定資產報廢處置申請單”，資產職能管理部門維修人員鑒定，并做出是否報廢處置意見，報領導逐級審批；②科室到財務部門辦理審核“固定資產報廢處置申請單”，辦理固定資產銷賬手續(xù)，上交財務資產處置費收入；③到資產職能管理部門辦理資產報廢銷賬手續(xù)[9]。

2 計算機網絡及條碼技術管理固定資產的優(yōu)勢

2.1 為醫(yī)院固定資產管理決策提供依據

實現信息透明共享，通過建立計算機網絡管理系統(tǒng)，將資產管理職能部門終端相鏈接，實現資源共享，使醫(yī)院的管理者對全院固定資產的分布、使用情況一目了然，從而為醫(yī)院的管理決策提供有效的依據。網絡管理系統(tǒng)和條碼的使用，引入了信息化的管理手段來管理固定資產，既方便辦理入庫、出庫、調劑、退庫及報廢等手續(xù)，又能自動生成各種需要的報表，計算更加精確。隨之可改變以往使用部門與資產管理部門權限、職責不明確及管理職能分散的現象；為管理制度的健全提供平臺，增加設備管理者與使用者相互之間溝通和制約，有效避免互相扯皮；可動態(tài)掌控固定資產的真實使用情況，從而準確傳遞管理決策信息。固定資產管理職權集中，能夠統(tǒng)籌安排、有效對固定資產進行調控。醫(yī)院的固定資產具有在空間上分布分散、管理復雜的特點，網絡信息平臺的使用改變了長期以來總體資產價值及使用狀況不明的情況，為醫(yī)院高層管理及決策提供實時、真實和準確的信息。

2.2 利用條碼介質信息實現設備全過程跟蹤管理

條碼管理系統(tǒng)能夠全程跟蹤固定資產，實現自動糾錯、實時報警功能，解決日常管理混亂問題，條碼管理系統(tǒng)中資產伸購審批管理、資產清查管理、資產折舊管理、資產維修、轉移及報廢等各項工作流程順暢，資產管理的各環(huán)節(jié)在系統(tǒng)中均有體現，并生成票據、報表，完全實現管理部門對設備的全過程跟蹤管理。通過配備條形碼掃描儀和手持移動終端，在購入固定資產入庫時粘貼條形碼，在進行清查時只需掃描即可[10]。條碼管理實現了自動糾錯、實時報警等功能，可從根本上杜絕傳統(tǒng)盤點時難以避免的錯盤、漏盤及重盤等現象，確保基層實物統(tǒng)計第一手數據資料的完整性、真實性和可靠性，并設置警示功能，處于不同狀態(tài)的固定資產賦予不同顏色，以便隨時提醒各部門對資產進行跟蹤管理[11-12]。條形碼中的信息清晰，除二維碼外還有固定資產編號、管理部門、資產名稱、規(guī)格型號及使用部門等信息。通過資產卡片即可獲得相關信息。

2.3 利用手持終端降低盤點誤差率

條碼管理技術可提高固定資產盤點效率。盤點工作是固定資產管理中非常重要的環(huán)節(jié)，條碼管理系統(tǒng)利用手持數據終端，實現數據的現場采集和錄入，并隨時查詢設備相關信息。省去手工方式進行的資產清查、財務核對及編制報表等工作。盤點時間可由原來的5人近2個月的時間縮短到3人近10日。既能輕松完成此項工作，又能使整體工作效率提高10倍以上。盤點先由各使用部門根據系統(tǒng)中的資產情況進行自查，然后對自查結果進行匯總、糾錯，再用條碼槍抽查掃描條形碼，以確定資產狀態(tài)，差錯率由原來的l0%降低到l%[13]。

2.4 方便科室查詢及杜絕“小而全”

醫(yī)院所有科室部門統(tǒng)一使用網絡固定資產管理程序，實現網絡化管理和條碼化管理[14]。各科室均能了解本科室的資產，便于查詢。同時，所有固定資產均計入成本，使科室增強了成本意識，不再追求“小而全”的資產配置，而重視增加科室效益。

2.5 規(guī)范財務管理流程

醫(yī)院財務管理信息系統(tǒng)的使用，減少了財務人員的工作量。科室使用條碼管理，規(guī)范了管理秩序，使各職能部門對自己所管理的固定資產類型有清晰明確的了解。各部門入帳標準統(tǒng)一，杜絕了管理部門、財務部門和使用部門各自為政的現象。各部門根據其使用權限通過對不同項目的檢索了解固定資產的詳細情況[15]。

3 結語

利用計算機網絡技術、使用固定資產條碼系統(tǒng)管理醫(yī)療設備，能夠解決因傳統(tǒng)固定資產管理中卡、賬、物不符、產權管理不清、資產折舊不清、成本核算不明以及監(jiān)管不力等各類問題，同時能夠充分發(fā)揮固定資產最大的經濟效益和使用效率，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務。

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