淺析醫院檔案管理電子文件的應用

王新立

山東省單縣婦幼保健院，山東 菏澤 274300

淺析醫院檔案管理電子文件的應用

王新立

山東省單縣婦幼保健院，山東 菏澤 274300

現今信息技術已經廣泛應用于醫院檔案管理中，也是新時期電子檔案工作最根本的要求。隨著檔案管理中電子文件的應用，現代化檔案工作得到了充分體現。先對歸檔電子文件進行科學劃分收集整理，給予真實性、完整性、有效性的 初步鑒定，然后分別對文本、聲像等電子文件進行歸檔，最后審核入檔。

醫院檔案管理；應用；電子文件

隨著現代信息技術越來越高的要求，現代信息技術已經廣泛應用于檔案管理中，檔案事業的發展正朝著現代化、信息化發展。隨著醫療改革的不斷深化，醫療單位檔案管理工作正面臨著艱難的挑戰，醫院檔案管理工作也由先前以實體保管為重心轉變為數字化儲存，以此推動檔案工作的發展。

隨著數字化在辦公環境中的應用和普及，檔案信息的重要作用逐漸突顯，現今檔案管理模式也正逐漸轉變為對信息資源的數字化管理。為了能夠使檔案信息資源更好的服務于醫療工作，檔案信息資源的數字化轉化意義重大。

1 電子文檔的收集與積累

電子文件種類繁多，首先要對電子文件進行科學分類處理。電子文件能夠進行實時收集，在對文件進行歸檔時，可以以紙質文件的歸檔范圍為依據，文書以及醫療業務中的電子文件都被包含在內，電子文件以及電子文件所衍生的外部環境和元數據的都需要適時保存，使其在存儲空間內進行有機結合。

2 電子文件和與紙質文件的特性分析

2.1 電子文件具有數字化特點，通過機器進行識別。無論是電子文件的產生還是對電子文件進行加工，都是在計算機內部進行，最終以管的形式在顯示器上顯示，這一過程較為復雜，其內部以電子化形式運行，因此電子文件實際上是以電子方式進行儲存的，通過編碼運算，并且只能通過計算機對電子文件進行讀取和識別。

2.2 設備依賴性

電子文件和紙質文件有著根本的區別，電子文件的撰寫和修改都需要通過計算機來實現，計算系統以及計算軟件都是不可或缺的重要元素，因此電子文件無論是從誕生還是儲存都依賴于計算機。

3 電子文件的鑒定

電子文件需要接受真實性鑒定，真實性鑒定包括電子文件的內容。背景以及文件的結構，要和其原始形成的狀況進行對比，確認是否一致。電子文件的真實性不宜鑒定，不同于傳統紙張文件，能通過內容以及載體等對其進行鑒別，電子文件本身就是實體文件轉化為虛擬文件的產物，和紙質文件已經有著本質上的差異。電子文件是新時代信息技術的產物，在聯合加密和簽署等技術后，能夠使電子文件的可靠性得到有效提高。同時也可針對電子文件建立起可靠的管理制度，便于管理。

電子文件的價值取決于電子文件的完整性，完整性指的是電子文件數量齊全，相應的內容。背景以及算數據不存在受損和丟失等情況，電子文件結構較為復雜，儲存方式眾多，因此極易出現信息缺損和丟失等情況，因此收集積累制度的建立對電子文件的完整性保證有著重要的意義，應設立一個專門的緩存空間，儲存未進行分類處理的文件，在鑒定處理過程中對電子文件進行規范化要求，在處理過程中隨機登記分類。

4 電子文件歸檔

在醫院檔案管理工作中便包含了重要的文書檔案內容。電子文件的產生源于計算機，其存在方式為文本文件，所有文書檔案均通過文件處理軟件生成，文書檔案的表達也是由文字處理軟件中的字、數字以及符號表示，因此文書檔案在電子文件歸檔中占據著重要地位。

醫院檔案管理工作首先需要對電子文件進行歸檔處理，先選擇一個非系統所在硬盤分區，在分區中建立一個新建文件夾，并將其命名為醫院歸檔電子文件。之后便可在總文件夾下建立不同年份的歸檔文件，并采用保管氣象分類法將文件夾分非永久文件、長期文件和短期文件，并以紙質檔案分類方法將對應的電子文件保存在相應儲存時間的文件夾內。

5 歸檔審核

對各個歸檔單位項目進行鑒定以及檢查，在出現問題后要及時采取措施進行處理，在鑒定合格后由醫院歸檔管理領導進行審核意見簽署。

隨著時代信息化的建設，醫院檔案管理逐漸向著數字化發展，生產力也因檔案管理數字化的實現得以解放和發展，醫院檔案管理的工作效率也得到了顯著提高，對檔案信息資源進行充分利用能夠使得醫療事業更好的發展。

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1674-9316（2014）06-0112-02

10.3969/J.ISSN.1674-9316.2014.06.064