血站信息管理系統“串檔”原因分析及應對措施

◆杜 亮 袁海濤 于蘇蘭

血站信息管理系統“串檔”原因分析及應對措施

◆杜 亮 袁海濤 于蘇蘭

為了解決血站信息管理系統出現的“串檔”問題，從“一個中心，兩個基本做法”、確定流程及職責、加強獻血者檔案分類管理、加強原始檔案管理、加強差錯管理等方面著手，對獻血者信息進行正確歸檔，更好地為獻血者服務，確保血液質量。

血站；信息管理系統；串檔

First_author′s add ressCentral Blood Station of Lianyungang,Lianyungang,Jiangsu,222001,China

2011年,江蘇省采供血機構改版升級了血站信息管理系統,統一了采供血業務管理軟件。但工作中發現,采血點在獻血前征詢時出現“串檔”現象,即查詢A獻血者信息時,A、B獻血者信息同時出現,給征詢工作帶來了一定困難。本文對此進行探討。

1 “串檔”原因分析

“串檔”現象主要表現為獻血者電腦征詢信息與歷史獻血信息不一致,主要由采血點征詢、工作人員登記發現。主要情況有：(1）獻血者更改姓名,身份證號碼相同；(2）同一位獻血者使用二代身份證獻血,身份證信息與一代身份證有較大出入；(3）獻血者使用一代身份證獻血,有歷史獻血記錄,但姓名不同；(4）獻血者使用一代身份證獻血,有歷史獻血記錄,姓名相同,卻為第一次獻血；(5）獻血者使用二代身份證第一次獻血,歷史獻血信息檔案為一代身份證,但姓名不同；(6）血站信息管理系統更替或升級,因規則不同,在進行數據轉換時導致獻血者檔案關鍵信息缺失,造成信息與登記不符；(7）工作人員登記錯誤或獻血者字跡潦草導致登記錯誤；(8）身份證號碼相同,但血型與以往不一致,或身份證號碼相同但名字不一致等。

產生“串檔”的核心問題是獻血者身份確認問題。新版血站信息管理系統對于獻血者身份確認主要依靠身份證,一旦身份證號碼與既往不同,則導致獻血者信息無法統一,出現信息混淆現象,容易造成質量差錯。上述1～6種情況主要體現在身份證由一代升級更換為二代時,由于一代身份證號是手工編號,人為原因造成號碼重復、錯誤,辦理二代身份證時改成全國聯網電腦編號,由電腦重新編號導致血站信息系統中歷史獻血信息重復,出現“串檔”現象。“串檔”差錯中的人為登記錯誤主要是由于工作人員責任心不強、疏忽大意以及獻血者字跡潦草、工作人員未仔細核對導致。當然也有歷史遺留問題,如有償獻血時操作不規范以及冒名頂替。因此,采供血機構應對“串檔”原因進行整理,針對性改進,確保獻血者權益不受損害。

2 應對措施

針對“串檔”現象,連云港市中心血站質量管理科組織業務站長及相關科室召開質量分析會,充分運用血站信息管理系統,加強過程質量管理,完善血站質量管理體系,圍繞“一個中心,兩個基本做法”實施了系列改進措施。

2.1 一個中心,兩個基本做法

“一個中心”即確認身份的獻血者可以獻血,不能確認身份的獻血者禁止采血。

“兩個基本做法”即血站信息管理系統引入身份證識別系統,將二代身份證直接掃描至獻血者管理模塊,永久保存。主要分以下兩種情況：第一,攜帶有效證件,可以獻血。有效證件［2］包括居民身份證、居民社會保障卡、駕駛證、軍(警）官證、士兵證、港澳通行證、臺胞證以及外國公民護照等。原則上,未帶身份證件不得獻血。特殊情況如身份證消磁或駕照等有效證件無法掃描,以獻血序列號進行歸類,對人和證件進行拍照,在獻血登記表上注明、簽字并按手印。本次獻血證盡量不發放,由體采成分科、微機室、質管科共同調查并完成血源信息錄入后,通知各采血點發放獻血證,期間可要求獻血者提供相關證件。第二,未攜帶有效證件,禁止獻血。各采血點工作人員須協助獻血者填寫無償獻血登記表,上交體采成分科。需對獻血者做好解釋工作,告知其需提供的相關證明材料,更改過姓名的獻血者則要求提供戶口本或可以證明更改姓名的有效證明等。

2.2 確定流程及職責

體采成分科為主要歸口負責科室,質量管理科協助進行調查并驗證。各采血點發現“串檔”,必須向體采成分科負責人匯報。各采血點電腦登記查詢工作人員負責將獻血登記表以及相關證據單獨上交體采成分科。體采成分科負責安排人員查找該獻血者既往歷史獻血記錄原始檔案,質管科協助參與調查。業務主管審核所有材料并批準,微機室進行處理。對獻血者檔案進行修改必須找到該獻血者所有獻血記錄的原始檔案,且必須保證原始檔案與登記信息的符合性。質管科進行驗證,由各采血點反饋給獻血者。要求整個過程必須在一周內完成。

2.3 加強獻血者檔案分類整理

獻血者信息包括獻血者登記信息及檔案信息。對于已經確認身份的獻血者,以二代身份證為基準,將檔案信息進行整合。核對原始無償獻血登記表,若填寫信息準確,則登記信息不修改。如果是工作人員登記差錯,則填寫糾正預防措施單并進行登記信息修改。對于原始檔案身份證號碼均相同的獻血者,將其中一人的身份證號碼屬性改為其它,即將獻血者檔案剝離,當獻血者攜帶二代身份證獻血時再建立正確的檔案信息。對于冒名頂替的獻血者,經收集證據確認后,盡量聯系本人,征得同意后再做更改。

2.4 加強原始檔案管理

獻血者信息包括電子版登記信息、獻血證、無償獻血登記表。其中,無償獻血登記表因為是獻血者本人親自填寫,是十分重要的原始檔案,加強管理具有重要意義。如果獻血者文化水平不高,可以由血站工作人員幫助填寫無償獻血登記表,但必須要求獻血者親自簽名,并就獻血注意事項逐一征詢意見,征得同意或授權后方能幫助填寫除姓名、身份證號碼以外的相關信息。

2.5 加強差錯管理

為了使采供血過程更加規范化、標準化、制度化,建立差錯管理體系［2］,重視分析差錯發生原因,加強差錯的公開討論和溝通,培養員工差錯處理能力,具有十分重要的作用。質管科定期組織專題檢查,與業務考核掛鉤,及時通報,提出預防及糾正措施,加強血站質量管理,更好地為獻血者服務。具體可從以下兩方面努力：(1）加強獻血前征詢工作,務必將獻血者本人相貌與其有效身份證件原件核對［1］。(2）加強員工培訓。培訓是最直接、最快速和最經濟的解決問題的方法,是提高工作人員素質和技能的重要途徑［3］。通過實踐操作明確存在問題,開展針對性培訓,可有效提高培訓效果,提升工作人員素質及專業技術操作水平,進而確保采供血質量。

總之,各采血點必須嚴格遵循獻血相關流程,步步核對,步步把關,依照電腦查詢-體檢-初篩-采血-登記流程,全過程核對關鍵控制點。每一份“串檔”的解決,都是發現薄弱環節、完善和改進質量管理體系的良好機遇,更是維護獻血者權益的重要舉措。

［1］ 血站技術操作規程［S］.2012.

［2］ 魏耀輝,趙花蘭,李大元,等.差錯管理在血站質量管理中的應用［J］.中國衛生質量管理,2009,16(3）：92-94.

［3］ 黃麗萍,史小武,武逢勇,等.血站如何進行有效的職工培訓［J］.中國衛生質量管理,2009,16(4）：84-85.

責任編輯:吳小紅

Cause Analysis and Countermeasures on〝String File〝in Blood Bank In form ation M anagement System

DU Liang, YUAN Haitao,YU Sulan.

Ⅰn order to solve the problem of〝string file〝in blood bank informationmanagement system,information on donorswas properly archived from aspects of〝one center and two basic approaches〝,determination of processes and responsibilities,strengthening classificationmanagementof donors file,enhancing the original filemanagement,and strengthening errormanagement,in order to provide better service for blood donors to ensure the quality of blood.

Blood Station；Ⅰnformation Management System；String File

2014-03-07

DOⅠ:10.13912/j.cnki.chqm.2014.21.6.34

杜 亮 袁海濤 于蘇蘭

連云港市中心血站 江蘇 連云港 222001

Chinese Health Quality M anagement,2014,21（6）:100-101

杜 亮:連云港市中心血站副站長

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