論高校教學秘書的多重角色共融和勝任能力構建

福建華南女子職業(yè)學院 陳蓓荔

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論高校教學秘書的多重角色共融和勝任能力構建

福建華南女子職業(yè)學院 陳蓓荔

高校教學秘書作為院系教學管理人員，在貫徹執(zhí)行學校和院系的教學計劃，組織安排教學活動，連接學校教務工作與院系教學工作中發(fā)揮著重要作用。教學秘書隊伍業(yè)務能力與工作效率的高低，不僅直接影響學校的教學運行和教學質量，還關系著學校的辦學效益和可持續(xù)發(fā)展。因此，必須選拔有事業(yè)心責任感、業(yè)務能力強、踏實肯干的管理人員充實高校教學秘書隊伍。教學秘書也應當勤勤懇懇，兢兢業(yè)業(yè)，努力提高教學管理水平和服務質量。該文闡述了高校教學秘書的工作特點、職能作用、角色定位，分析了教學秘書隊伍的現(xiàn)狀及其存在問題，提出了努力構建教學秘書勝任能力的對策。

教學秘書 管理服務 角色共融 能力構建

在知識經(jīng)濟時代，隨著我國高校辦學規(guī)模迅速擴大，專業(yè)方向不斷拓寬，學生人數(shù)成倍增多，高等教育已由精英教育向大眾教育轉變；同時高校教學管理事務更加繁重復雜，教學秘書工作也向管理與服務并重轉變。教學秘書管理能力和服務水平的高低，不僅直接影響學校的教學運行和教學質量，還關系著學校的辦學效益和可持續(xù)發(fā)展。如何建立健全一支素質高、能力強的教學秘書隊伍,改進完善教學秘書的管理模式與服務方法，是高校必須認真研究的重要課題。

1 教學秘書的工作特點

高校教學管理兼有學術管理和行政管理雙重職能[1]，教學秘書只有明確崗位工作特點，才能得心應手地開展工作，順利完成教學管理的各項任務。

1.1 教學管理的繁雜性

教學秘書工作涉及面廣，涉及院系教學管理的各個方面，包括修訂教學計劃、預訂教材書籍，編排教學課表、管理學籍檔案等。工作內容繁雜、瑣碎，工作量大，包括整理資料、處理公文、傳遞信息、提供設備等。教學秘書工作必須認真細致，嚴謹周密，面面俱到，有條不紊，每項工作才能順暢進行。如果工作稍有不慎和疏忽，就會出現(xiàn)遺漏或失誤，影響正常的教學秩序。

1.2 教學管理的時效性

教學秘書工作繁忙，責任重大，應當分清每項工作的輕重緩急，有計劃、有條理、有步驟地進行。各項工作如收發(fā)文件、調整課程、通知開會，都要按部就班，環(huán)環(huán)相扣。教學秘書的工作性質決定了教學管理的高時效性。為了及時完成工作，有時需要加班加點，超負荷運轉。如果工作稍有拖拉和延誤，就會影響教學運行的連續(xù)性，甚至造成教學事故。

1.3 教學管理的原則性

教學秘書置身于繁忙的工作環(huán)境，總是難免遇到各種各樣的矛盾。在處理疑難的問題和復雜的糾紛時，“既要維護學校的權威和規(guī)章制度的嚴肅性，又不失公開、公平、公正的處理方式。”[2]所以，教學秘書的責任心與教學管理的原則性必須統(tǒng)一，自始至終都要嚴格按照學校規(guī)章制度辦事，實事求是，公正、妥善地解決難題，做到有章必依，令行禁止。

2 教學秘書的職能作用

2.1 教學秘書首先是管理者

教學秘書最基本的角色是教學管理。教學秘書負責處理院系教學事務，實施教學常規(guī)管理，包括教學計劃管理、教學運行管理、教學質量管理和教學檔案管理等，其主要職責是保證學校教學運行井然有序。教學秘書應當優(yōu)化配置教學資源，精心安排教學活動，嚴格管理教學質量，通過合理的組織形式、科學的管理方法，使教學計劃達到預定目標。因此，教學秘書首先是以科學管理者的角色來定位的。

2.2 教學秘書又是服務者

教學秘書必須奉行“為教學服務，為師生服務”的宗旨，扎扎實實做好后勤保障工作，為教師授課和學生學習提供全方位的支持。教學秘書只有將服務寓于管理之中，才能使教學管理工作有的放矢，落到實處。因為管理的最終歸屬就是服務,而且服務體現(xiàn)得更具體、更直接[3]。所以，教學秘書應當任勞任怨，將管理工作建立在全心全意為教學服務的基礎上，為廣大師生排憂解難。

2.3 教學秘書還是聯(lián)絡者

教學秘書是連接學校教務工作與院系教學工作的橋梁和紐帶。高校院系上聯(lián)學校的各個職能部門，下接基層的教學單位教研室。教學秘書聯(lián)系對象廣泛，要在學校與院系之間、領導與教師之間、教師與學生之間，做好各類具體事務的溝通協(xié)調工作，既將學校政策制度規(guī)章和教學活動信息傳達給全體師生，又將教師、學生對教學工作的意見和建議反饋給院系領導，才能全局疏通，上下一致。

教學秘書的工作性質特點決定了自身應具備三重角色:管理者、服務者和聯(lián)絡者,而這三種角色必須有機統(tǒng)一、融為一體。

3 教學秘書隊伍建設存在的問題

3.1 高層次人才偏少，專業(yè)知識結構不合理

教學秘書是高校各項教學政策、制度的具體執(zhí)行者。要保質保量完成各項工作任務，教學秘書應當具備專業(yè)知識技能和良好的職業(yè)素養(yǎng)。目前，高校教學秘書多為本科學歷，高學歷人才較少，整體隊伍素質不高；在知識結構方面，大部分教學秘書沒有學過教育管理學，所學專業(yè)與工作崗位不對口。

3.2 隊伍不穩(wěn)定，轉崗離職多

目前，高校教學秘書隊伍不穩(wěn)定，主要表現(xiàn)在教學秘書對本職工作滿意度較低和流失率較大兩個方面。由于工作繁重、待遇偏低、提升空間不大，多數(shù)教學秘書不愿意繼續(xù)從事教學管理工作，有轉崗或離職傾向，教學管理人才流失較為嚴重。

3.3 缺少業(yè)務培訓，知識難以更新

從高校實際情況看，大部分教學秘書由于工作繁忙，參加業(yè)務培訓的機會很少。有些教學秘書雖然接受過培訓，但多為短期單一的知識培訓，培訓內容缺乏系統(tǒng)性，專業(yè)知識結構難以更新。其主要原因在于學校教學秘書培訓制度缺失，沒有制定完整的培訓計劃。

3.4 科研、創(chuàng)新能力不強

科研創(chuàng)新能力強弱是衡量教學秘書管理工作效率高低的標志。目前，高校教學秘書隊伍的整體科研創(chuàng)新能力薄弱，大部分教學秘書沒有科研成果。少數(shù)教學秘書雖然參加過科研項目，但研究課題層次低，創(chuàng)新形式單一，科研成果水平不高。教學秘書缺少科研時間，申請科研課題和經(jīng)費難，嚴重削弱了教學管理隊伍的科研創(chuàng)新能力。

4 教學秘書的能力構建

教學秘書只有不斷提升綜合素質、業(yè)務水平與創(chuàng)新能力，才能掌握教育教學規(guī)律，適應高校教學管理的新變化和多樣性，圓滿完成教學管理的各項工作。

4.1 強化綜合素質

教學秘書的綜合素質要求是多方面的，既包括政治覺悟和道德修養(yǎng)，還包括教育學、心理學、高校管理學、秘書學等基本理論知識。其他則包括：與管理工作相匹配，具備組織協(xié)調能力，善于溝通，協(xié)調好各個部門單位的關系；具備綜合分析能力，利用各種信息,反饋相關問題,提出應對措施；具備統(tǒng)籌兼顧能力，顧全大局，統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排。

4.2 提升管理水平

教學秘書既不能習慣于辦公室文件、信息的“上傳下達”,也不能沉溺于諸多行政事務和會議之中難以自拔，而要深入教學第一線,積極開展調查研究，認真聽取教師和學生對教學管理工作的意見和建議，切實做好教與學的銜接工作。教學秘書應當結合院系的教學管理工作實際,有目的、有重點地探索教學活動多個點面具有共性的問題,總結經(jīng)驗，揚長避短，從而提高管理水平和工作效率。

4.3 培養(yǎng)創(chuàng)新能力

教學秘書工作既要有主動性、又要有開拓性、創(chuàng)造性[4]。教學秘書的創(chuàng)新能力主要有三個方面：一是工作制度創(chuàng)新，從管理體制和運行機制上進行改革，使教學管理工作制度化、規(guī)范化和科學化。二是工作方法創(chuàng)新，因地制宜，因勢利導，創(chuàng)新行之有效的科學方法，提供智商性服務。三是工作手段創(chuàng)新，掌握辦公自動化技能，實現(xiàn)網(wǎng)絡化辦公，促進教學管理工作的信息化，提升教學管理工作的高效率。

4.4 當好參謀助手

教學秘書接受高校教務處和院系主任雙重領導，擔任院系教學管理日常工作，是高校教務處和院系主任的參謀助手。教學秘書應當領會院系領導決策意圖，積極協(xié)助領導處理教學管理事務。在院務會決定頒發(fā)實施后，教學秘書就有辦理、檢查、督促、落實的責任和義務，按時完成各項任務。教學秘書還要深思熟慮，多謀善斷，將對教學工作有用的、可行的、急需的信息或建議及時提供給院系領導，為領導正確決策提供真實可靠的依據(jù)，并在自己力所能及的范圍內為領導出謀劃策。

5 結束語

綜上所述，高校教學秘書工作在學校教學管理中發(fā)揮著不可或缺、不可替代的重要作用。在高等教育制度全面深化改革的今天，高校教學秘書管理工作面臨嶄新的機遇和系列的挑戰(zhàn)。教學秘書應該順應社會巨大變化和高校飛速發(fā)展的形勢，強化服務教學和師生的意識，不斷提高綜合素質能力，具備求實作風和創(chuàng)新精神，以積極探索教學管理新路為主線，以全面提高教育教學質量為目標，健全專業(yè)、有序、高效的教學管理體系，真正實現(xiàn)高校教學管理的科學化、規(guī)范化、制度化，為促進我國高等教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展作出新的貢獻。

[1] 張海慶.高校教學管理業(yè)務流程再造與優(yōu)化研究[D].濟南:山東大學, 2010.

[2] 鄭嘯虹.論高校教學秘書的角色定位和素質[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息, 2012(3):321.

[3] 周鑒.新時期高校教學秘書工作初探[J]. 人力資源管理, 2010(3):66.

[4] 楊春艷.淺析高校院系教學秘書的角色定位及素質要求[J]. 教育教學論壇, 2012(35).