實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)在醫(yī)學(xué)院校中的應(yīng)用*

黃 松 王 旭 趙志強(qiáng) 王 磊 康建明 劉志成

實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)在醫(yī)學(xué)院校中的應(yīng)用*

黃 松①②王 旭①趙志強(qiáng)①王 磊①康建明①劉志成②*

目的：分析首都醫(yī)科大學(xué)實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購(gòu)現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)。方法：根據(jù)醫(yī)科大學(xué)教學(xué)和科研工作對(duì)實(shí)驗(yàn)設(shè)備的實(shí)際需求進(jìn)行分析探討，提出設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)的12個(gè)功能模塊，并應(yīng)用于實(shí)驗(yàn)設(shè)備管理的實(shí)際工作中。結(jié)果：實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了設(shè)備采購(gòu)的全流程動(dòng)態(tài)管理和數(shù)據(jù)的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)。結(jié)論：實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)的應(yīng)用極大地方便了設(shè)備采購(gòu)管理工作，達(dá)到了優(yōu)化工作流程、提高工作效率和提升管理效益的目的。

設(shè)備采購(gòu)；管理平臺(tái)；流程管理

[First-author’s address] Department of Equipment and Laboratory Management, Capital Medical University, Beijing 100069,China.

隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)和科研儀器設(shè)備不斷更新，因此設(shè)備采購(gòu)對(duì)于高校的教學(xué)和科研都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，教學(xué)任務(wù)和科研實(shí)驗(yàn)?zāi)芊耥樌亻_(kāi)展并且取得相應(yīng)的成果，離不開(kāi)對(duì)設(shè)備進(jìn)行高效配置[1-3]。首都醫(yī)科大學(xué)設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)對(duì)采購(gòu)設(shè)備的申報(bào)、項(xiàng)目批復(fù)、采購(gòu)執(zhí)行和驗(yàn)收結(jié)算等階段的工作進(jìn)行綜合管理，通過(guò)優(yōu)化工作流程提高工作效率，達(dá)到提升管理效益的目的。

1 醫(yī)學(xué)院校設(shè)備采購(gòu)現(xiàn)狀分析

公開(kāi)招標(biāo)是政府采購(gòu)的主要方式。從提交、修改技術(shù)參數(shù)和進(jìn)口申請(qǐng)、分包打包，到招標(biāo)結(jié)果管理、合同管理、付款管理、驗(yàn)收管理、結(jié)算管理以及后期的項(xiàng)目結(jié)余管理等各階段均需要做詳細(xì)的記錄[4-8]。傳統(tǒng)的設(shè)備采購(gòu)主要有以下特點(diǎn)：①數(shù)據(jù)紛繁復(fù)雜，查找不便，在長(zhǎng)期采購(gòu)管理過(guò)程中積累數(shù)據(jù)量大，所采用的分類(lèi)管理方法對(duì)于歷史數(shù)據(jù)的查找耗時(shí)、耗力，且需要耗費(fèi)人力維護(hù)采購(gòu)歷史記錄，成本較高；②數(shù)據(jù)出錯(cuò)或者變更時(shí)修改不便，采購(gòu)工作通常由多人共同負(fù)責(zé)，每人各有一套數(shù)據(jù)，更改時(shí)容易造成數(shù)據(jù)不同步；③信息共享程度弱，采購(gòu)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)之間有明確的先后關(guān)聯(lián)，很難實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)共享，從而出現(xiàn)更新不及時(shí)、信息不對(duì)稱(chēng)及溝通不順暢等情況，導(dǎo)致人為因素影響采購(gòu)進(jìn)程；④付款環(huán)節(jié)需要耗費(fèi)大量時(shí)間和人力，每個(gè)合同在付款時(shí)需填寫(xiě)付款三聯(lián)單，抄寫(xiě)付款金額和財(cái)務(wù)項(xiàng)目號(hào)，對(duì)于采購(gòu)量大的設(shè)備常需要填寫(xiě)數(shù)十個(gè)合同的借款單，既耗費(fèi)時(shí)間，金額又容易出錯(cuò)。

綜合以上因素，醫(yī)學(xué)院校設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)的開(kāi)發(fā)，能夠加速學(xué)校信息化的進(jìn)程，為學(xué)校節(jié)約管理成本，實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購(gòu)和管理環(huán)節(jié)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)[9-10]。學(xué)校的設(shè)備使用者可根據(jù)需要進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃與相關(guān)材料的提交，并隨時(shí)登錄系統(tǒng)查看計(jì)劃執(zhí)行的情況，并與每個(gè)環(huán)節(jié)的操作人員進(jìn)行即時(shí)的溝通與交流，進(jìn)行相關(guān)材料的修正或補(bǔ)充。通過(guò)系統(tǒng)還可查看采購(gòu)執(zhí)行的狀態(tài)與結(jié)果，最終達(dá)到提高工作效率和管理效益的目的[11]。

2 醫(yī)學(xué)院校設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)的建立

2.1 采購(gòu)管理平臺(tái)功能模塊

設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)是針對(duì)采購(gòu)實(shí)際情況而建立。將相關(guān)信息輸入到計(jì)算機(jī)中，存儲(chǔ)到指定數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，并能根據(jù)需要隨時(shí)從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出相關(guān)信息。為方便不同環(huán)節(jié)相應(yīng)角色用戶(hù)使用，采用基于工作流的技術(shù)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行了相應(yīng)的功能分解，以確定系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)[12]。通過(guò)功能分析將平臺(tái)分為以下12個(gè)功能模塊，其設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)功能流程如圖1所示。

2.2 采購(gòu)管理平臺(tái)主要功能

(1)基礎(chǔ)信息模塊。管理員導(dǎo)入項(xiàng)目信息，如項(xiàng)目年度、項(xiàng)目名稱(chēng)和項(xiàng)目批復(fù)金額等，設(shè)備信息如設(shè)備名稱(chēng)、零配件、批復(fù)數(shù)量和采購(gòu)數(shù)量等，供應(yīng)商信息如聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)和電子郵箱等。

(2)打包分包模塊。管理員進(jìn)行招標(biāo)前的打包分包，選擇相應(yīng)項(xiàng)目，復(fù)選設(shè)備名稱(chēng)進(jìn)行打包，自動(dòng)生成打包序號(hào)，同時(shí)可以顯示相應(yīng)分包金額和未打包設(shè)備。

(3)招標(biāo)結(jié)果模塊。對(duì)招標(biāo)成功的分包錄入招標(biāo)結(jié)果，將中標(biāo)金額和型號(hào)、原產(chǎn)地、品牌和中標(biāo)商等信息自動(dòng)生成采購(gòu)合同編號(hào)，同時(shí)發(fā)送郵件通知中標(biāo)商簽訂政府采購(gòu)合同。

(4)簽訂采購(gòu)合同模塊。錄入采購(gòu)合同簽訂時(shí)間，注明采購(gòu)合同類(lèi)型為外貿(mào)或內(nèi)貿(mào)。

(5)付款模塊。根據(jù)采購(gòu)合同編號(hào)和付款性質(zhì)自動(dòng)計(jì)算付款金額、生成付款三聯(lián)單。

(6)外貿(mào)合同處理模塊。對(duì)進(jìn)口設(shè)備錄入外貿(mào)合同編號(hào)、外貿(mào)合同簽訂時(shí)間等外貿(mào)合同信息以及減免稅單號(hào)、減免稅截止期等免稅信息后模塊可根據(jù)需求生成免稅一覽表。

(7)到貨處理模塊。對(duì)于進(jìn)口設(shè)備，輸入外貿(mào)合同編號(hào)后自動(dòng)生成并打印進(jìn)口設(shè)備接收單；驗(yàn)收后根據(jù)合同編號(hào)定位到該設(shè)備，記錄收貨人、到貨時(shí)間等信息；可控制設(shè)備的供貨進(jìn)度。

(8)固定資產(chǎn)處理模塊。輸入設(shè)備代碼后可記錄固定資產(chǎn)編號(hào)、驗(yàn)收狀態(tài)等信息。

(9)結(jié)算模塊。輸入采購(gòu)合同編號(hào)后可記錄結(jié)算時(shí)間、結(jié)算狀態(tài)等信息。

(10)協(xié)議采購(gòu)模塊。導(dǎo)入項(xiàng)目信息，錄入采購(gòu)合同，可記錄驗(yàn)收時(shí)間、資產(chǎn)編號(hào)及報(bào)銷(xiāo)狀態(tài)等信息。在此模塊中可以對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度和協(xié)議供貨設(shè)備情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢(xún)。

(11)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)模塊。包括執(zhí)行進(jìn)度查詢(xún)、多條件查詢(xún)和任意條件查詢(xún)，其中執(zhí)行進(jìn)度查詢(xún)項(xiàng)可對(duì)招標(biāo)進(jìn)度、支付進(jìn)度、到貨進(jìn)度、驗(yàn)收進(jìn)度、結(jié)算進(jìn)度及外貿(mào)合同進(jìn)度等環(huán)節(jié)進(jìn)行查詢(xún)。條件查詢(xún)根據(jù)不同用戶(hù)賦予的不同權(quán)限，生成各種查詢(xún)結(jié)果和統(tǒng)計(jì)表格。

(12)數(shù)據(jù)維護(hù)模塊。只有系統(tǒng)管理員具有訪問(wèn)權(quán)限，通過(guò)此模塊可以對(duì)平臺(tái)的基礎(chǔ)信息進(jìn)行增、刪、改、查等操作，對(duì)訪問(wèn)用戶(hù)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。

通過(guò)設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)，各設(shè)備使用人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和職能部門(mén)相關(guān)人員均可上網(wǎng)瀏覽或查詢(xún)采購(gòu)信息，了解采購(gòu)項(xiàng)目的執(zhí)行狀態(tài)；歷史數(shù)據(jù)為采購(gòu)過(guò)程提供價(jià)格、已有設(shè)備數(shù)量等參照功能[13]。統(tǒng)計(jì)分析功能可以根據(jù)用戶(hù)權(quán)限的不同對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)，并生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表[14]。設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)注重細(xì)節(jié)和實(shí)際應(yīng)用，如自動(dòng)檢驗(yàn)分包內(nèi)中標(biāo)金額總額與分包中標(biāo)金額相等，否則顯示錯(cuò)誤等細(xì)節(jié)；在每個(gè)模塊內(nèi)部設(shè)計(jì)了針對(duì)性強(qiáng)的查詢(xún)功能，力圖對(duì)設(shè)備采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行高速有效地管理[15]。

3 結(jié)語(yǔ)

新建立的設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)界面友好、系統(tǒng)性強(qiáng)，通過(guò)控制采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備采購(gòu)全流程的動(dòng)態(tài)管理和數(shù)據(jù)的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)，極大地方便了設(shè)備采購(gòu)管理工作，促進(jìn)了設(shè)備采購(gòu)管理的信息化水平[16-17]。同時(shí)，設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)有待進(jìn)一步完善，在今后的計(jì)劃整合項(xiàng)目申報(bào)、進(jìn)口申請(qǐng)等環(huán)節(jié)需與固定資產(chǎn)管理動(dòng)態(tài)庫(kù)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購(gòu)和設(shè)備管理全過(guò)程的信息化管理和監(jiān)控，更好地發(fā)揮對(duì)醫(yī)學(xué)院校教學(xué)、科研的支撐和服務(wù)功能，為醫(yī)學(xué)院校的發(fā)展建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)[18-19]。

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The application of equipment procurement management platform in medical colleges/

HUANG Song, WANG Xu, ZHAO Zhi-qiang, et al

China Medical Equipment,2014,11(4):75-77.

Objective: To analyze the equipment procurement of Capital Medical University and designs the equipment procurement management platform. Methods: Demand analysis on the basis of practice presents 12 functional modules of the platform. The platform is applied in the practical work. Results: Using this platform, the dynamic management of equipment procurement process and statistic query of relevant data is realized. Conclusion: The using of the equipment procurement management platform makes great convenience of equipment procurement management. Furthermore, the platform optimizes the working process to improve the work efficiency and management efficiency.

Equipment procurement; Management platform; Process management

1672-8270(2014)04-0075-03

R197.39

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.04.026

黃松,男,(1973- ),碩士研究生，副主任技師。首都醫(yī)科大學(xué)設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處，從事設(shè)備管理研究。

2014-01-08

首都醫(yī)科大學(xué)校長(zhǎng)基金(11GLZ01)“管理服務(wù)與資源保障效能工程-儀器設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)建設(shè)”

①首都醫(yī)科大學(xué)設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處 北京 100069

②首都醫(yī)科大學(xué)生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)院 北京 100069

*通訊作者：zcliu@ccmu.edu.cn