淺談檔案的銷毀鑒定工作

李怡然

20世紀以來，隨著科技的進步，尤其是印刷術、造紙術的改進使得世界各國的文件數量呈現幾何級數的增長，檔案館（室）或文件保管機構保管的文件或檔案數量也大幅上升，為精簡檔案存量，檔案的鑒定工作日趨必要。檔案的鑒定是指“鑒別和判斷檔案的價值，挑選有價值的檔案妥善保存，剔除無須保存的檔案予以處理。”具體來說，包括文件檔案立卷歸檔的鑒定，保管期限的劃分，以及文件檔案銷毀前的鑒定，真偽鑒定，年代識別，作者鑒別，文件檔案降密、解密鑒定等。

檔案的銷毀鑒定是指檔案在達到已有的保管期限后，需要對檔案的價值進行再鑒定，挑選仍具保存價值的檔案進行保存，對無須保存的檔案予以銷毀，以優化館藏、提高檔案質量。

一、檔案的銷毀鑒定相對于立卷鑒定的難度

1.文件檔案的形成時間

一般來說，立卷歸檔鑒定時的文件，其形成時間短，其歷史價值的體現能力有限，鑒定者對其價值把握的準確程度相對較高。因而，此時的檔案鑒定相對容易。相對而言，檔案銷毀鑒定的難度比較大，一方面是因為此時檔案大都保管10年以上，距文件的形成時間較遠，歷史價值體現力較大；另一方面，檔案所涉及的事件發生比較久遠，鑒定者難以評估其對今后的影響。

2.鑒定的參考依據標準不同

對于文件檔案的立卷鑒定來說，一般都會有相應的文件保管期限表進行參照，根據相對量化的標準，其鑒定相對容易。而對于檔案的銷毀鑒定，不可能再直接參照原有的文件保管期限表，而是經過對檔案內容、形式、載體等的綜合分析，進一步確定其價值，所以存在一定難度。

3.鑒定人員的影響

文件檔案的立卷鑒定一般是由文書人員進行的，由于文書人員對于本機關單位的文件比較熟悉，對其產生的影響認識較清楚，因而從本單位的角度對于文件檔案的鑒定把握較為準確。而檔案銷毀鑒定的鑒定人員一般是一個專門的鑒定小組，其成員包括相關領導、檔案管理員、檔案專家、相關機構工作人員等。他們對于檔案中所涉及的內容事件的熟悉程度、價值把握能力和價值考慮的角度是有差異的，這造成了檔案鑒定的難度。

二、做好檔案銷毀鑒定的要點

在實際工作中，檔案的銷毀鑒定現狀不容樂觀。大多數檔案館的檔案是進館即永久保存，導致了檔案館存儲空間嚴重不足。為了更好地優化檔案館的館藏，提高館藏質量，改善館藏結構，必須適時開展檔案的鑒定銷毀工作。筆者認為要做好檔案銷毀鑒定工作，應該做好以下幾個方面：

1.把握好銷毀鑒定的原則

檔案的鑒定原則是必須從黨和國家的根本利益出發，用全面的、歷史的、發展的、效益的觀點，判定檔案的價值。（1）檔案的銷毀鑒定決定著檔案的生死存亡，鑒定者應當將檔案的自身特點和社會需求相結合，將其置于相關文件聯系中進行思考，從而以全面的觀點重新鑒定檔案的價值。（2）任何檔案都是歷史的憑證，鑒定其價值要將其置于歷史聯系中，利用歷史的觀點去看待檔案的價值。（3）保管檔案的最終目的是為了提供利用，查考歷史。檔案的鑒定銷毀應當以發展的觀點去重新審視檔案的價值，保證有價值的檔案更好地服務于未來。（4）檔案的銷毀鑒定原因之一就是考慮檔案的效益，其鑒定當然需要考慮成本、投入與檔案效益的關系，以效益最大化去鑒定檔案，可以確保檔案的最大化效益。檔案的銷毀鑒定原則是檔案進行二次鑒定必須遵守的，也是順利開展此項工作的基礎。

2.建立和完善銷毀鑒定的規章制度

完善的規章制度可以保障檔案銷毀鑒定工作有條不紊、及時有效地進行。在結合本單位實際情況的基礎上，制定相應的規章制度時應當明確檔案鑒定的工作流程、責任主體、鑒定對象、鑒定方法等，以保證鑒定工作不偏離檔案工作的軌道。

3.組織好銷毀鑒定小組

檔案的銷毀鑒定小組是開展和完成檔案銷毀鑒定工作的保障。檔案銷毀鑒定小組直接決定著檔案銷毀鑒定工作的成效，對檔案的價值把握準確，才能保證價值大的檔案能夠得以繼續保存，從而創造出巨大的社會和經濟效應。銷毀鑒定小組應由檔案工作的領導、檔案工作人員、檔案專家、文件形成單位的專業人員等組成。成員應當根據各自專業角度提出相關意見，并在綜合考慮的基礎上完成鑒定的相關工作。

4.樹立銷毀鑒定的責任意識

檔案的銷毀鑒定是有一定風險的，若鑒定出現失誤，導致有價值的檔案被銷毀，就會對歷史失責。要做好鑒定工作，必須具有強烈的責任感。只有每個成員都提高自己的責任意識，才能認真對待每一份需要鑒定的檔案，才能高質量地完成檔案鑒定工作。

5.做好銷毀鑒定的后續工作

檔案的銷毀鑒定工作完成后，還需嚴謹仔細地開展銷毀工作。銷毀工作是對鑒定工作的肯定，是檔案鑒定的成果體現。

三、結語

為了保證檔案館藏質量，優化館藏結構，提升館藏品質，檔案機構應適時開展相應的檔案銷毀鑒定工作。檔案銷毀鑒定工作不僅體現了檔案工作的完整性，也體現了檔案生命的完整性■