淺析財務(wù)檔案管理價值及管理要求

鄭偉

摘 要：會計檔案工作是財務(wù)部門和檔案部門依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)保管和提供利用會計檔案的一切活動，會計檔案的管理不僅是財務(wù)會計工作的一個重要組成部分，而且是專門檔案管理工作的一部分。《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定：各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；價值

中圖分類號：C56

一、會計檔案的定義、特點及其價值作用

（一）財政部、國家檔案局1998年聯(lián)合頒布的《會計檔案管理辦法》第五條明確規(guī)定：會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

（二）和其他各門類檔案相比，會計檔案有他自身的特點，主要表現(xiàn)在個方面

1、會計檔案形成具有范圍廣、數(shù)量大特點。從形成會計檔案的部門和單位來看，凡是具備獨立會計核算的單位，都要產(chǎn)生會計檔案。而全國具有獨立核算資格的單位就有幾百萬個，從事會計職業(yè)的人員也有幾百萬人，這些單位和職員每天都會發(fā)生大量的會計事項。每年產(chǎn)生的各類會計檔案可以用千萬噸來計算，所以會計檔案的數(shù)量可以說是非常驚人的。2、會計檔案形成過程具有連續(xù)性。從會計檔案的形成過程來看，會計憑證首先產(chǎn)生，然后依照會計憑證填寫會計賬簿，最后依據(jù)會計賬簿編制會計報表。可以看出，隨著會計工作的推進，三種形式、內(nèi)容的會計檔案依次產(chǎn)生，具有緊密的連續(xù)性。3、會計檔案主要成分具有平穩(wěn)性。會計系統(tǒng)的種類可謂是多種多樣，例如有農(nóng)業(yè)會計、工業(yè)會計、、商業(yè)會計、銀行會計、行政會計等，所以，會計檔案牽涉的內(nèi)容和對象類別也是很多的，但是會計檔案的主要成分也只有三種，它們分別是：會計憑證、會計賬簿和會計報表，主要成分的平穩(wěn)性是有別于其他門類檔案的一個重要標(biāo)志。這種模式有利于分類整理和管理利用。4、會計檔案形成程序具有嚴(yán)密性。會計工作有非常嚴(yán)密的制度和法規(guī)作保障，會計檔案的形成是嚴(yán)格按照有關(guān)制度和規(guī)定進行的。從會計憑證的項目書寫、審核、簽字，會計賬簿的設(shè)置、填寫、核算到會計報表的完成，不僅各項程序密切聯(lián)系，而且都必須執(zhí)行國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)、方法和手續(xù)，來監(jiān)督和保障經(jīng)濟活動的合法性和會計檔案內(nèi)容的真實性。

（三）會計檔案的價值作用。由于會計檔案的特殊性，會計檔案的價值作用也表現(xiàn)在多個層面：一方面作為記錄單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，它客觀反映了各單位一切經(jīng)濟活動的發(fā)生、發(fā)展過程，不僅是經(jīng)濟決策和財務(wù)審計的重要依據(jù)，也是執(zhí)行財經(jīng)紀(jì)律、保護國家財產(chǎn)、保障經(jīng)濟健康發(fā)展的有力武器；另一方面，會計檔案也是研究經(jīng)濟發(fā)展，從經(jīng)濟角度展示一個單位歷史面貌的重要史料。

二、會計檔案的歸檔時間和歸檔范圍

（一）會計檔案的歸檔時間。依照會計檔案的統(tǒng)一規(guī)定，單位在年終辦理決算后，會計部門將會計核算專業(yè)材料整理立卷，裝訂成冊，并編制保管清冊移交給單位檔案部門統(tǒng)一歸檔的時間。為了便于會計部門在會計檔案形成初期查閱和利用，當(dāng)年的會計檔案，可在會計年度終了后，由會計部門暫時存放一年，待到期滿后，交由檔案部門存檔。

（二）會計檔案的歸檔范圍。一般來講會計檔案的從以下四個方面進行歸檔：

1、會計憑證類。會計憑證是用來記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責(zé)任的書面證明。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證兩種，記賬憑證是會計部門依據(jù)原始憑證編制的，是登記賬簿的依據(jù)。記賬憑證又分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。2、會計賬簿類。會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、科學(xué)地記錄和反應(yīng)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬冊。會計憑證是編制財務(wù)報告的重要依據(jù)。會計賬簿可以分為：總賬、日記賬、各類明細(xì)賬、固定資產(chǎn)賬等。會計帳簿在外形上，可分為三種形式：訂本式帳、活頁式帳簿和卡片式帳簿。訂本式帳，就是在帳簿開始使用之前已經(jīng)按順序編號并裝訂成冊的硬皮本賬簿；后兩種帳簿，都是將帳頁放置于活頁夾或卡片盒內(nèi)的帳簿，活頁和卡片式帳簿有利于會計人員記帳，但由于帳頁不固定，容易散失或被抽換。3、財務(wù)報告類。種類很多，按編制時間可分為月度、季度和年度財務(wù)報告；按內(nèi)容和名稱劃分就更多了，如行政事業(yè)單位經(jīng)費執(zhí)行情況報表、企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等等；按服務(wù)對象還分內(nèi)部報告和外部報告等等。需要說明的是，會計報表、附表、附注以及文字說明，其他財務(wù)報告，也是財務(wù)報告的組成部分，應(yīng)當(dāng)一起歸檔，不能漏掉。4、其他會計核算專業(yè)材料。除了上述三個方面外，依據(jù)《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)濟合同、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、銀行對賬單等其他會計核算專業(yè)材料，也屬于歸檔內(nèi)容。5、不是會計檔案歸檔范圍。財會部門的制度、規(guī)定、預(yù)算計劃等不屬于會計檔案的歸檔范圍，應(yīng)和財務(wù)部門的其他檔案定期按時歸檔。

三、會計檔案的歸檔要求

（一）需要歸檔的會計核算專業(yè)材料應(yīng)當(dāng)真實、準(zhǔn)確。會計憑證、會計帳簿（除訂本式帳）、財務(wù)報表等的裝訂必須經(jīng)過封裝處理。會計帳簿、財務(wù)報表需由經(jīng)手人、主管會計或會計部門負(fù)責(zé)人的簽字蓋章，以確保它們的真實性、準(zhǔn)確性。

（二）會計部門在向檔案部門移交會計檔案時，應(yīng)當(dāng)保持原卷冊封裝，如若非拆不可的，應(yīng)由檔案部門會同財務(wù)部門共同拆封整理，以分清責(zé)任。

（三）在移交會計核算專業(yè)材料時，會計部門和檔案人員要按照規(guī)定認(rèn)真清點，嚴(yán)格辦理交接手續(xù)。

會計檔案記錄和反映著一個單位資金運行和管理情況，是單位的一個重要信息源。有效地開發(fā)利用會計檔案，可以為單位制定發(fā)展目標(biāo)、改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益等提供可靠的數(shù)據(jù)。因此，做好會計檔案工作十分重要。

參考書目《檔案管理基礎(chǔ)》（第三版）張虹 ，姬瑞環(huán)編著 中國人民大學(xué)出版社