做好編撰企業(yè)志的資料搜集工作

□ 王國啟

資料搜集工作的好壞，直接決定企業(yè)志編撰的質量，也決定了企業(yè)志的成敗。高橋石化在第二輪修志之初，就將資料搜集工作作為首要任務，進行周密部署，從而確保順利、高效、優(yōu)質地開展修志工作。

資料搜集內容及難題

第二輪修志，高橋石化將編撰《高橋石化歷史圖志》和《高橋石化續(xù)志》，需要搜集公司30年來發(fā)生的意義重大、涉及全局、影響深遠事件的相關圖片和文字資料。

第二輪修志的時間跨度較大，從1981年至2011年，時間持續(xù)30年。公司經過30多年大刀闊斧的改革，機構重組、改制分流、壓扁管理等，公司各個方面已經發(fā)生翻天覆地的變化，人員、單位、部門、體制機制都是全新的，各種資料保存已經極不完整，單靠編輯部人員或某個單位、部門已經無法完成全部資料的搜集工作，公司志的編撰質量面臨前所未有的挑戰(zhàn)。

主要做法和經驗

在一年多的資料搜集工作中，公司上下齊心協(xié)力，使修志的關鍵性工作——資料搜集取得滿意的效果，同時也積累了寶貴經驗。

明確資料搜集的方向和范圍。根據企業(yè)志編撰“橫不缺要項、縱不斷主線”的要求，高橋石化首先制定了修志目錄、資料清單，明確資料搜集方向。規(guī)定凡是納入公司志的內容，涉及的單位和部門必須同心協(xié)力全方位做好資料提供和搜集工作，避免編撰公司志發(fā)生缺項、不完整現象。

加強人員組織和科學管理。為了切實做好資料搜集工作，高橋石化成立了資料搜集聯(lián)絡員隊伍，實現資料涉及部門、單位人員和編輯部人員的一一對應。公司細化具體分工，編制詳細的分工表，讓各部門、各單位所承擔的全部任務一目了然。同時對搜集資料的內容、要求進行提示，讓聯(lián)絡員明確資料搜集的方向和重點，公司編制了資料搜集整理提示一覽表。此外，公司還制定搜集資料任務對接表，實施任務對接，進一步明確各部門、各單位對所承擔的任務認可和做好這項工作進行的承諾。通過“三表”的制定，資料搜集任務變得更加清晰直觀，同時相關人員對工作的目標、任務和方式方法也更加明確，可以從容地按提示性方式開展資料搜集工作。

堅持資料搜集的方法和要領。一是循序漸進。公司搜集資料按照“先易后難”“先簡后繁”“先近后遠”的原則，循序漸進。先把容易搜集到的資料收到手并整理好，然后再集中精力攻堅克難，廣泛攻關，通過走訪當事人、知情者，發(fā)函索取等方式逐步深入，擴大搜集范圍。公司在資料搜集過程中既堅持翻箱倒柜，又堅持追根尋源。凡是能查到的資料都進行積極尋找。當文字資料缺乏時，采訪當事人、知情者，用“口碑”資料予以彌補。采訪前，公司要求采訪者做好功課，確保一次成功。

注重資料搜集的補充和整理。公司要求聯(lián)絡員要切實盡到搜集資料的責任，對歷史負責，對后人負責。在資料搜集過程中，當發(fā)現新線索而資料搜集整理提示一覽表沒有提到時，必須增加；當發(fā)現所搜集到的資料與提示內容不符時，或者提示內容有錯誤的，應及時與編輯部對口責任人聯(lián)系，做好修改和調整，保證在搜集資料過程中不漏不缺。

加強督促、激勵機制，提高工作效率。為了適時掌握資料搜集情況，高橋石化要求在資料搜集的時間內，每月底前，各部門、各單位對當月資料搜集情況進行總結，并將資料卡片全部以郵件形式發(fā)送給編輯部對口責任人，接受責任人對其制作卡片是否符合規(guī)范進行審核。同時，編輯部責任人堅持深入各部門和單位，主動了解資料搜集情況，掌握資料搜集的總體進展情況，每月5日前編輯一期《修志工作動態(tài)》，在公司范圍內進行通報。此外，每月對資料搜集情況進行講評，對表現突出的部門、單位和聯(lián)絡員進行獎勵，極大提高了資料搜集工作參與者的積極性。