新時期人事檔案管理信息化建設研究

方芳

人事檔案工作的主流就是信息化管理，人事檔案信息化建設是時代發展的需要，更是當前我國人事檔案管理改革的方向。

一、正確認識人事檔案信息化建設

1、人事檔案的信息化建設是信息社會發展的要求，也是人事管理現代化的體現。隨著信息技術和電子技術的飛速發展，社會信息化進程的加快，獲得信息就是一種資源的占有，這個概念已經被人們所逐步認識和重視，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源。人事檔案的管理，是因為作為一種原生的信息資源而被人們所重視，人才就是生產力，其重要性正日益凸顯出來。網絡技術和信息技術已經在改變著世界和人們的生活特別是人事檔案社會化、開放化管理的市場需要給檔案工作帶來了新的契機，信息技術的發展與廣泛應用使檔案信息化建設提上了日程。檔案工作的出發點就是滿足群眾需求，同時為社會服務又是檔案工作的目的，人事檔案信息化建設的提出，是我國迅速發展的政務信息化的表現，信息化建設對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發展的需要，在一定程度上促進了人事檔案的改革，是政務工作和人事工作先大戶和民主化的潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。

2、人事檔案的信息化建設，實現人事檔案的信息共享，為社會提供全方位的人事信息，極大地提高勞動效率與工作質量。現代信息顛覆了以往人事檔案管理的模式，多媒體信息網絡系統的綜合能力、系統能力、直觀能力、共享能力，提供了人事管理過程中所需要的全方位的人事信息。管理者可以快速準確地獲取人事的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還能夠通過電子檔案查詢人事諸如工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，使檔案管理實現了動態化和即時化，非常便于了解人事全方位的綜合信息。人事檔案管理的信息共享之后，通過局域網管理者可以從多部門、多角度去了解一個人的情況，走出在本部門業務范圍內，從一個側面了解人事的局限性。信息化建設提高了人們對人事認識的深度和廣度。短時間內就可以高質量地完成人事檔案的管理工作。

二、人事檔案信息化建設的指導思想

在社會和人們普遍重視信息化建設的今天，人事檔案管理的信息化自動化系統管理的目的主要是體現即時性、快捷性和動態性。我們提倡人事檔案管理的信息化建設，首先就要加強管理的指導思想，明確管理信息化的重要意義。首先檔案管理人員要積極進取，好學上進，不斷開拓創新，創造條件，利用信息先進技術；其次要強化全員的檔案意識，做好人事檔案管理的綜合性、系統性、統一性工作，管理的過程中要統籌兼顧，全面考慮，調動各方面的積極性；最后要從現實出發，認真研究和探討如何提高應用水平，分析信息化管理的內容變化及變化趨勢，總結分析存在的問題，尋求解決的途徑。

三、人事檔案信息化建設的主要內容

目前，我國人事檔案信息化建設還沒有完全實現信息化，所以需要促進信息化建設的進程，改變舊有模式，開展人事檔案管理和建設工作中存在的“面”的檔案管理模式，轉變為向檔案實體保管為重點的“線”的管理，徹底向檔案信息數字化、網絡化變革，以人事檔

案向社會提供服務為重心，強化服務意識，不斷提高管理效率和服務水平，為上級領導選拔任用人才提供真實可靠的認識信息。其主要內容包括以下幾個方面：

1、改變以往檔案的存儲模式。在實際工作中，對那些容易受損壞、利用頻率高、容量大的重要檔案信息，要妥善管理。通過一些技術處理，使信息進行數字化和網絡化處理，便于保存和提取。人事檔案記載的信息是與職工的切身利益密切相關，對于提拔、晉升職稱，具有證據性與法律性。人事檔案在職稱評聘、工資晉升、干部考核以及人事糾紛等方面具有法律意義，并且發揮著重要的證據和參考作用。

2、信息化建設要實現人事檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，為人事管理提供一條龍的服務，采取科學的管理方法，實現檔案信息高度共享。在實際工作中，檔案管理會收到時效性強、傳達范圍廣、受地域制約等因素影響的電子文件檔案，這種檔案的管理也需要信息化建設，而且尤其要注意電子檔案管理，避免發生信息保密和安全問題。

3、建立人事檔案目錄數據庫。人事檔案管理的時間是一個非常漫長的過程，通常一個人的人事檔案都要經過幾十年，甚至要保存更長久，尤其一些重要的人物，他們的檔案具有史料價值，尤其要建立好數據庫。人事變動大而且復雜，以往的紙質檔案，存量大，數量龐大、占據空間，使得管理和查閱都很不方便，這就更需要加快信息化建設，使得紙質檔案實現電子化的轉變，進一步提高工作效率。

4、人事檔案信息化建設的作用。強化人事檔案信息化建設有著非常重要的作用，將會對單位的人事、組織工作產生重大影響，主要表現在： ①為領導決策提供服務。②能夠及時準確地更新信息。③解除勞動量，提高管理效率。傳統的人事檔案管理需要管理人員手工收集、整編、管理，側重于檔案實體管理，提供單位利用。④減輕了工作量后，管理人員可以充分的補充管理知識。⑤有利于人事檔案紙制載體的保護。目前我國事業單位的改革步伐迅速加快，對人才的管理和發現猶顯得重要。事業單位人員的流動也不斷增加，這對檔案管理提出了新的和更高的要求，檔案材料數量和種類也逐步增多，利用現代科技和信息技術，加強人事檔案管理的信息化建設，已經成為人事檔案管理的一個主要趨勢和重要途徑。

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（作者單位：湖北省沙洋縣人才服務中心）