淺析信息化條件下電子檔案的有效管理幾點(diǎn)思考

劉海濤

摘 要 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和電子檔案的日漸普及，電子檔案的管理面臨諸多挑戰(zhàn)。文章從電子檔案的概念及特點(diǎn)出發(fā)，分析了電子檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，并有針對性地提出了一系列科學(xué)有效的管理措施，以供廣大檔案管理人員在日常工作中參考。

關(guān)鍵詞 電子檔案 管理 信息化

一、電子檔案的概念及特點(diǎn)

電子檔案是指利用計算機(jī)技術(shù)形成的、以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。電子檔案是由電子文件歸檔后形成的。電子文件主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下特點(diǎn)：需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；可以直接迅速地處理和傳遞；利用共享，也不再受時間和距離的影響；對保存場地的面積要求不高，而對保存場地的溫濕度、防磁性等環(huán)境條件的要求很高。電子檔案是電子計算機(jī)在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。電子檔案的特點(diǎn)主要有這幾方面：（1）檔案信息存儲的豐富性；（2）檔案信息的生動形象性；（3）信息存儲與利用的迅速準(zhǔn)確性；（4）信息資源的共享性。

二、電子檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

隨著電子檔案在檔案工作中的普及和運(yùn)用，相對紙質(zhì)檔案， 電子檔案的弊端日益顯現(xiàn)， 使電子檔案的管理面臨越來越多的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾方面：（1）耐久性不足 與紙質(zhì)檔案載體相比，電子檔案的存儲介質(zhì)如軟盤、光盤的物理壽命要短得多，一般僅為5～ 15年，造成音效視頻失真、保管困難。（2）環(huán)境條件要求高 不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。（3）技術(shù)壽命較短 電子文件是通過計算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機(jī)才能識讀，因而一旦技術(shù)過時，就會造成電子檔案的不識別性，不能直觀閱讀和收聽收看，載體上的信息也就無法讀出。（4）信息保護(hù)難度大 電子文件的信息與載體是可分離的，這使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。電子檔案一旦受到計算機(jī)病毒的感染，就有可能造成無法挽回的損失。

三、信息化條件下電子檔案的有效管理

1、從源頭抓起 整理好電子檔案

檔案整理就是按照一定的原則和方法，對零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編目。電子文件整理包括兩個層次：一是對分類、排序的組織，即將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態(tài)。針對整理過程中電子文件格式轉(zhuǎn)換問題，檔案工作者應(yīng)給予高度的重視并加強(qiáng)這一領(lǐng)域的研究，不斷解決這一難題，以保證電子文件的真實性、完整性。二是組織建立數(shù)據(jù)庫。首先對電子文件進(jìn)行分類和編號。一個單位的電子文件類別是多種多樣的，對這些電子文件要進(jìn)行分門別類的管理，就是要進(jìn)行科學(xué)的分類。其次對電子文件進(jìn)行登記。

2、加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè) 保管好電子檔案載體

我國檔案保護(hù)貫徹“以防為主、防治結(jié)合”的原則，重在基礎(chǔ)設(shè)施和基本保管條件的改善。電子檔案作為新型載體檔案，也需要具備相應(yīng)的保管條件和設(shè)施來維護(hù)其完整性與安全性。2000年國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所主編的《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，根據(jù)我國的經(jīng)濟(jì)情況提出了庫房設(shè)計的要求，對檔案的保護(hù)從安全、溫濕度控制、光照等方面提出了最基本的要求。電子檔案所采用的存儲介質(zhì)主要是磁盤 、磁帶和光盤， 目前主要以光盤為主。不同電子檔案載體的保管方法有許多相同的方面，防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜、防火是其共同性。庫房內(nèi)一般應(yīng)配備強(qiáng)制通風(fēng)設(shè)備與空調(diào)設(shè)備，使其處于適宜的溫濕度和空氣潔凈度中。各種不同載體的存貯應(yīng)配備專門柜架。

3、增強(qiáng)管理人員素質(zhì) 維護(hù)好電子文件信息

由于電子文件的共享性，其信息與載體的可分離性，加之無孔不入的電腦病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客，極大地增加了電子文件信息的保護(hù)難度。對此，應(yīng)從兩方面著手解決問題。一方面，要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員素質(zhì)。面對現(xiàn)代信息技術(shù)催生出的電子檔案，檔案管理人員要適應(yīng)時代的要求， 隨時對自身的知識進(jìn)行充實、調(diào)整，使自己的職業(yè)素質(zhì)及時改進(jìn)與提高，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。所在單位要定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)，采取積極的措施抓好知識更新、引進(jìn)、消化，增強(qiáng)管理人員素質(zhì)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

4、健全規(guī)章制度 管理好電子檔案

我們要根據(jù)電子檔案儲存載體的特點(diǎn)，積極采取措施，研究并制定相應(yīng)的管理辦法，健全規(guī)章制度，管理好電子檔案。主要應(yīng)從以下二方面著手：（1）建立一套科學(xué)合理的管理制度 由于電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，對電子檔案的保護(hù)應(yīng)貫穿于電子文件的整個生命周期。要建立一整套專門的電子檔案全程保護(hù)制度和借閱利用制度，并嚴(yán)格審批手續(xù)，防止發(fā)生信息丟失。（2）實行部門專人集中管理電子檔案 由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案， 不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔 、從存儲到保護(hù)的整個環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照檔案管理程序進(jìn)行，有效避免非專業(yè)人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能有利于建立歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，并對電子檔案進(jìn)行專業(yè)性開發(fā)，使之發(fā)揮最大的作用。

參考文獻(xiàn)：

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[2]劉艷慧，王溪.電子檔案與紙質(zhì)檔案在整理和保護(hù)中的差異及對策[J].管理科學(xué)，2008（7）.

（作者單位：中共重慶市永川區(qū)委黨校；中共西藏昌都地委黨校）