再談電子檔案管理存在問題及有效措施

楊 鑫

（江蘇省徐州醫藥高等職業學校辦公室,江蘇 徐州 221116）

1 概述

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。

2 電子檔案特點

2.1 信息的非人工識讀性

使用磁介質和光介質的電子檔案采用的是數字代碼，只用借助計算機解碼，才能轉換成認可識讀的信息。

2.2 信息存儲的高密度性

無論是光盤、磁盤，還是磁帶，其儲存量遠遠高于以前的信息存儲介質，這種存儲信息的高密度性大大減少了檔案的存儲空間，利于檔案的存放。

2.3 信息和載體之間可分離性

紙質檔案的內容和載體是不可分割的整體，如墨跡必須依附于紙上才能形成文字或圖形。電子文件則不然，其信息轉變成以二進制碼存在的電子形式儲存的，電子檔案的信息載體間是可以轉換的，可以在不同的計算機間傳遞，也可以在不同的載體間進行復制。

2.4 系統依賴性

電子檔案信息是以二進制碼存在的電子形式儲存的，要識讀信息必須依賴特定的系統，即產生對系統的依賴性。

2.5 信息的共享性

紙質檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶身在現場利用檔案。在實現互聯網后，電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息。

3 電子檔案管理存在的問題

3.1 電子檔案的安全性問題

隨著全球化，信息化和網絡化時代的到來，因特網的共享性，開放性，全球性的發展，使得任何人都可以介入到網絡中來，電子檔案通過網絡進行傳送時，為不法分子的非法操作提供了便利，通過“黑客”攻擊網絡來竊聽，篡改、偽造信息，直接危害電子檔案的安全性。

3.2 電子檔案的真實性問題

電子檔案非常容易失去真實性。計算機內存儲的電子檔案沒有個人的筆跡特征，沒有新舊書寫墨跡的區別，一旦電子檔案被刪改，刪改后的電子檔案不會留下任何的痕跡。如果有人出于自身的利益進行刪改很難被發現，即使發現了，也不會有任何可靠的證據。同時電子檔案在輸入的過程中出現錯誤的概率和機會遠遠超過了紙質的檔案，而且輸入者沒有留下自己的筆跡，日后難以對材料的真實性進行確定，同時也不能追究到操作者的責任。

3.3 電子檔案的保密性問題

使用互聯網任何終端的設備都能夠儲存和索取互聯網某一設備的電子文件。從另外一個方面來講，一個終端上的電子文件也能夠發給若干個互聯網的終端。這對于一些需要限制提供內容的安全保密問題或者在一定時間內需要保密的內容，帶來了很大的威脅。

3.4 電子檔案的完整性問題

電子檔案結構復雜多樣，存儲的方式多種多樣，而且經常處在流動的狀態，信息被復制，剪切，很容易造成信息的缺失，很難保證電子檔案的完整性。

3.5 電子檔案的法律性問題

紙質檔案由于有固定的載體，字跡不易篡改，法律效力是社會所公認的。電子檔案由于其自身的因素，沒有固定的載體，制定相應的法律效力條文就非常的困難，電子檔案的法律效力就很難得到認可。電子檔案的真實性和安全性就受到了質疑。

3.6 電子檔案的統一性問題

計算機硬件的發展遠遠超過軟件的研制，軟件研制的遲緩遠遠不能夠適應各個方面存儲的需要，遠遠不能夠適應互聯網時代的發展。由于檔案系統各地區、各單位之間都沒有使用統一的軟件，必然會影響到電子檔案相互之間的利用和全國的聯網。

4 電子檔案管理存在問題的有效措施

4.1 提高檔案管理人員的職業素養

檔案管理人員要有保護檔案安全的高度的責任感和強烈的意識。按照崗位要求，認真履行自己的職責，遵守職業道德規范；通過扎實的工作，高度負責的態度和切實有效的措施，維護電子檔案的安全性、真實性和保密性。不利用軟件、計算機等設備為己謀利。嚴格杜絕利用計算機私自篡改、刪除電子檔案的信息進行違法犯罪活動，保證電子檔案信息的真實性和完整性。為用戶提供最可靠的原始資料。

4.2 加強檔案管理人員計算機技術的培養

面對信息時代對檔案管理人員提出的挑戰，當務之急是樹立檔案現代化管理的意識，利用計算機技術進行電子檔案的管理。更新傳統的管理理念，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分。定期舉辦提高檔案管理人員計算機能力的培訓班，使得檔案管理人員不僅具有扎實的檔案管理知識，同時還具有運用計算機知識在檔案管理中應用的能力。培養電子檔案管理的復合型人才，順應互聯網時代的發展，提高電子檔案管理人員的工作效率。

4.3 建立健全的維護電子檔案安全的法規

目前，對電子檔案的法律效力問題還沒有明確的規定。但是，隨著信息化時代的發展，電子檔案已經大量使用。電子檔案的形成、積累、歸檔、保管以及利用等各個環節中，都有被修改和丟失的可能。即使信息安全技術完善，也需要相應的檔案安全管理措施來進行保障實施。因此，必須要建立完善、健全、科學合理的相關法律法規，用法律的形式明確電子檔案的法律效力，維護電子檔案的安全性和真實性。

4.4 做好電子檔案的安全性管理

在電子檔案的管理過程中，確保電子檔案管理的安全性。結合電子檔案管理的實際，我們要從以下幾個方面來闡述。一、做好電子檔案信息的安全性管理。在電子檔案安全性管理中，只有做好檔案信息的管理工作，才能確保檔案信息的安全性滿足實際的需要，達到提高電子檔案管理水平和電子檔案安全管理效果的目的。二、做好電子檔案備份的安全性管理。計算機在受到病毒侵入或是人為操作不當導致電子檔案的丟失，為確保電子檔案的安全性、完整性，根據實際的需要進行電子檔案的備份。通過明確備份使用職責，建立備份的使用制度，就要加強對電子檔案的備份管理，保證電子檔案備份管理達到預期效果。三、做好電子檔案共享的安全性管理。由于電子檔案具有共享性的特點，因此要規范電子檔案使用流程，做好電子檔案共享性管理，提高電子檔案的管理效率。

4.5 保證電子檔案的網絡安全

在電子檔案材料形成、歸檔、保管和利用的過程中，要及時登記網絡環境和設備的相關數據情況，保證電子檔案歸檔的質量。一旦安全的網絡環境遭到破壞，電子檔案的信息就會遭到竊取、篡改或刪除，為了確保電子檔案的安全性、真實性和完整性，就必須通過技術手段保證網絡的安全。

4.6 制定科學合理的電子檔案管理標準

伴隨著電子檔案的大量產生，迫切需要一套科學合理的電子檔案管理的工作標準。用標準來明確電子檔案的形成、鑒定、積累、整理、歸檔、分類和保存等工作。通過科學合理的管理系統來確保電子檔案在誕生之時就是科學、合理、規范、有序的管理。這是電子檔案管理中迫切需要解決的基礎性工作。

4.7 研制電子檔案統一格式的管理軟件

此項工作建議由國家檔案局牽頭，對電子檔案現代化的管理進行研發，制定統一的格式；例如：統一的模塊，統一的文件格式，統一的文件類型，統一的字號，統一的顏色等向全國推廣，提高全國檔案管理系統的現代化水平。

5 結束語

伴隨著信息化時代的發展，辦公自動化的廣泛實現，電子檔案管理的社會服務功能不斷強大。為了提高電子檔案管理的整體效果，針對電子檔案管理工作存在的問題，檔案部門要與時俱進，順應現代化時代的發展，盡快采取有力的措施，確保電子檔案管理工作得到有效的開展。

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