企業檔案利用服務幾點思考

張迎九

企業檔案在維護企業形象和為企業創造經濟利益的過程中起著重要的作用。如何做好企業檔案的利用服務工作，凸顯檔案的價值，是檔案部門應該認真思考的問題。

1 轉變服務觀念，拓寬服務領域

1.1 增強創新意識。檔案部門要有創新的意識，要破除“甘當配角”的觀念，樹立有所作為的思想，從傳統的服務理念、服務方式中擺脫出來，變“配角”為“主角”，圍繞企業發展的中心任務，以服務創新為突破口，做到企業改革到哪里，檔案服務工作就延伸到哪里，把企業檔案工作融入到企業主體工作中去。

1.2 轉變“重保管，輕利用”的思想。檔案人員不僅要注重檔案資料的收集、整理，保管好檔案，還要做好檔案的開發利用工作。管理檔案的最終目的是開發利用服務，滿足用戶需求是開展檔案利用服務的基礎，也是搞好檔案工作的出發點和最終歸宿。

1.3 改進服務方式。一是變“看門守攤”的被動服務模式為主動服務模式。檔案人員在為用戶做好利用服務的同時，也應根據企業發展的情況，及時掌握企業生產、經營工作新動向，了解企業對檔案信息需求情況，做到“知彼”、“知曉”，把握服務方向，變“別人要什么我就找什么”的被動服務模式為“我這兒有什么，你想用什么？”的主動服務方式。二是做到面向科研生產、面向職工群眾，全天候24小時不間斷服務，讓檔案工作前移關口、延伸觸角，做到企業發展到哪里，檔案管理和檔案服務就延伸到哪里。

2 豐富館藏是提供利用服務的物質保證

豐富的館藏是提供檔案信息的基礎，檔案資料越齊全、完整，可供利用的檔案信息就越豐富。

2.1 建立健全檔案的收集、整理和歸檔制度。要制定檔案的收集、整理和歸檔制度，落實各部門專（兼）職檔案管理職責。加強對專（兼）職檔案管理人員的業務指導，不定期到各基層單位摸底調查，弄清各基層單位的工作性質和工作重點，產生文件材料的門類及應歸檔文件材料范圍，確保歸檔文件材料的齊全完整。

2.2 注重檔案信息收集的特點。企業檔案部門在做好正常的文書、財務、科技、實物檔案歸檔的同時，要根據當前企業狀況和發展趨勢，認真分析研究、科學規范歸檔范圍，及時調整和擴展本企業檔案資料的接收范圍，確保具有保存價值的應歸檔的文件材料收集齊全。

3 加強檔案編研，滿足企業經濟發展

檔案編研工作是檔案信息的深層次開發。企業檔案部門要積極開展檔案信息的編研，向企業提供全面、便捷的檔案利用服務。

3.1 圍繞企業的中心工作開展檔案編研。檔案編研材料的選題應圍繞和反映企業的中心工作和主要業務活動，脫離業務工作的選題，就談不上編研成果的針對性和實用性。在安排檔案編研工作時，要與企業中心工作相適應、相協調，了解檔案利用需求的趨向，有針對性地開展檔案編研工作。

3.2 處理好保密和利用的關系，提高編研材料的利用價值。既要編研、利用好檔案信息資源，又要注意保守企業的商業秘密，不能因為保密將檔案封存不能利用，也不能因為利用檔案信息而出現失密、泄密的現象。

4 建立完備的檔案檢索體系

建立完備的檔案檢索體系。建立以計算機檢索系統為主，以其他檢索工具為輔的檔案檢索體系，讓利用者能夠方便、快捷地獲取到所需要的檔案信息。

5 加快檔案數字化建設

在做好紙質檔案和電子檔案歸檔的同時，有計劃地開展館藏檔案的數字化加工，不斷提高檔案信息數據庫的存儲量，向利用者提供方便、快捷的檔案利用服務。

（作者單位：河南石油勘探局檔案館 來稿日期：2013-10-16）