淺談高校檔案網(wǎng)站建設(shè)存在的問題與對(duì)策

邵景輝

近年來(lái)，不少高校尤其是重點(diǎn)院校陸續(xù)建立起檔案網(wǎng)站。然而，由于高校檔案網(wǎng)站建設(shè)尚處于發(fā)展初期，帶有種種缺陷與問題。

1 高校檔案網(wǎng)站建設(shè)存在的問題

1.1 檔案館、室建站率偏低。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前，高校網(wǎng)上可訪的檔案站點(diǎn)不到全國(guó)院校的40%，而調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，高校90%的部門在校園網(wǎng)上建立了站點(diǎn)。相比之下，檔案館、室建站率明顯偏低，這與高校檔案館、室作為學(xué)校信息基礎(chǔ)事業(yè)的地位極不相符。

1.2 檔案網(wǎng)站建設(shè)目標(biāo)不明確。目前許多高校檔案館、室只是“跟風(fēng)上網(wǎng)”，為建站而建站，建站后便萬(wàn)事大吉。沒有充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)站建設(shè)只是檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程的第一階段，也沒有充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)站將成為檔案管理服務(wù)的重要工具，對(duì)檔案網(wǎng)站擬達(dá)到的目標(biāo)不明確，網(wǎng)站擬實(shí)現(xiàn)的功能無(wú)規(guī)定，設(shè)計(jì)定位不準(zhǔn)，質(zhì)量要求太低，使檔案網(wǎng)站建設(shè)流于形式，成為擺設(shè)。

1.3 網(wǎng)站提供內(nèi)容欠豐富。在內(nèi)容上，高校部分檔案網(wǎng)站缺乏檔案業(yè)界的新聞、學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)等方面的信息，大多數(shù)網(wǎng)站只反映一些本單位范圍內(nèi)的信息，而對(duì)于全國(guó)檔案工作動(dòng)態(tài)、兄弟院校檔案工作情況報(bào)道較少。至于作為網(wǎng)站信息主體的館藏檔案信息，目前所有高校檔案網(wǎng)站僅限于提供二次檔案信息和作為特色介紹的部分珍貴檔案照片，尚無(wú)檔案網(wǎng)站能夠提供檔案全文信息。并且，大部分網(wǎng)站僅停留在給出介紹性的館藏指南和全宗目錄而已，提供案卷級(jí)以下檔案目錄的極少。大多數(shù)網(wǎng)站沒有網(wǎng)上查詢功能，能夠提供在線檔案目錄檢索的寥寥無(wú)幾。總體來(lái)看，目前高校檔案網(wǎng)站還停留在“網(wǎng)上黃頁(yè)”階段，即僅發(fā)揮著對(duì)館室的宣傳介紹功能而已，內(nèi)容雷同，猶如一個(gè)個(gè)網(wǎng)上檔案管理部門的職能或成就展覽。

1.4 網(wǎng)站設(shè)計(jì)和網(wǎng)頁(yè)制作質(zhì)量欠佳。檔案網(wǎng)站在策劃、設(shè)計(jì)方面水準(zhǔn)不一，總體水平不高，多數(shù)顯得較為粗糙，網(wǎng)站主頁(yè)面質(zhì)量低，結(jié)構(gòu)呆板。其主要原因是：檔案網(wǎng)站的主頁(yè)一般是由檔案部門的工作人員自行設(shè)計(jì)，沒有專業(yè)美術(shù)人員和專業(yè)技術(shù)人員參與。許多主頁(yè)設(shè)計(jì)毫無(wú)美術(shù)觀念，色彩、結(jié)構(gòu)、字體等都不夠美觀。

1.5 未能很好地融入網(wǎng)絡(luò)世界，排外現(xiàn)象嚴(yán)重。高校檔案網(wǎng)站未能很好利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為檔案館、室提供全方位、多角度、多元化的信息服務(wù)空間，未能充分融入社會(huì)化、開放性的網(wǎng)絡(luò)世界。表現(xiàn)在：其一，檔案網(wǎng)站與非檔案網(wǎng)站的鏈接太少，現(xiàn)有檔案網(wǎng)站很少?gòu)臋n案用戶利用信息的一體化需求出發(fā)，建立與數(shù)字圖書館、專業(yè)情報(bào)網(wǎng)站、專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)、信息咨詢機(jī)構(gòu)、政府服務(wù)部門網(wǎng)站的鏈接，也較少?gòu)臄U(kuò)大網(wǎng)站知名度、提高訪問率角度考慮在相關(guān)網(wǎng)站和知名網(wǎng)站上建立鏈接。其二，高校檔案網(wǎng)站加入網(wǎng)上搜索引擎的不多。其三，一些網(wǎng)站的專業(yè)術(shù)語(yǔ)過多，似乎是局限于檔案專業(yè)人員或研究人員等少數(shù)人使用的專業(yè)站點(diǎn)，給人以高不可攀的感覺，無(wú)形中犧牲了檔案網(wǎng)站的社會(huì)性和親和力。

1.6 網(wǎng)站維護(hù)不力。在維護(hù)方面，高校檔案網(wǎng)站普遍存在著對(duì)網(wǎng)站內(nèi)容更新較慢的問題。大多數(shù)檔案網(wǎng)站很久不更新，或制作完成后不再更新，由此造成網(wǎng)站訪問者的流失。

1.7 技術(shù)落后，進(jìn)入較為困難。高校檔案網(wǎng)站普遍設(shè)備支持水平一般，甚至較為落后，導(dǎo)致訪問效率較低，個(gè)別進(jìn)入較為困難。在硬件上，由于資金問題，高校檔案網(wǎng)站的配置往往偏低，升級(jí)不及時(shí)，運(yùn)算處理速度較慢。軟件方面，不同檔案網(wǎng)站由于使用不同的軟件開發(fā)，在查詢、檢索上有差異，造成利用者不便。

1.8 網(wǎng)站訪問率低。由于定位、內(nèi)容、設(shè)計(jì)、宣傳、技術(shù)環(huán)境等多方面的原因，高校檔案網(wǎng)站的瀏覽人數(shù)很少，據(jù)統(tǒng)計(jì)，年訪問尚未有超過萬(wàn)人的檔案網(wǎng)站，這和日訪問量上萬(wàn)人的熱門網(wǎng)站形成鮮明的對(duì)比。目前，進(jìn)入檔案網(wǎng)站瀏覽的多數(shù)是檔案界人士，少數(shù)是對(duì)檔案和檔案工作有一定關(guān)切度的人士。訪問率是檔案網(wǎng)站建設(shè)成敗的衡量指標(biāo)，高校檔案工作者必須盡早改變這種“有站無(wú)車”的現(xiàn)象。

2 高校檔案網(wǎng)站建設(shè)策略與舉措

高校檔案工作者必須認(rèn)真分析問題的癥結(jié)所在，采取有效舉措，盡快改變這一局面。針對(duì)上述問題，本文建議采取如下措施：

2.1 加強(qiáng)上網(wǎng)宣傳，改變傳統(tǒng)觀念，提高思想認(rèn)識(shí)。提高對(duì)檔案網(wǎng)站建設(shè)工作的思想認(rèn)識(shí)，通過宣傳使檔案工作者了解網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境及其巨大潛能，破除對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的神秘感，充分意識(shí)到未來(lái)檔案館對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的依賴性，摒棄對(duì)檔案網(wǎng)站建設(shè)的種種顧慮乃至“恐懼”感，在增加檔案網(wǎng)站建設(shè)壓力的同時(shí)增強(qiáng)信心。只有正確了解網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，充分認(rèn)識(shí)檔案網(wǎng)站建設(shè)的必要性、可行性及其最終所要達(dá)到的目標(biāo)，網(wǎng)站建設(shè)才能有一個(gè)正確的定位和科學(xué)的起步。

2.2 成立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，制定必要的規(guī)劃和規(guī)范。成立檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的組織管理機(jī)構(gòu)，由管理機(jī)構(gòu)制定出網(wǎng)站建設(shè)的近遠(yuǎn)期發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)規(guī)范，將目前的檔案網(wǎng)站建設(shè)由自發(fā)發(fā)展階段轉(zhuǎn)變?yōu)樽杂X發(fā)展階段，使全國(guó)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)有序推進(jìn)，有章可循，呈現(xiàn)整體上的“一盤棋”局面。

2.3 以內(nèi)容為本，逐步拓展檔案網(wǎng)站提供信息的廣度和深度。解決高校檔案網(wǎng)站內(nèi)容方面存在的問題是一項(xiàng)長(zhǎng)期艱巨的任務(wù)。相對(duì)而言，創(chuàng)建檔案網(wǎng)站難度并不大，因?yàn)榫W(wǎng)站的功能定位可高可低，創(chuàng)建技術(shù)可繁可簡(jiǎn)，但內(nèi)容建設(shè)卻不可能一蹴而就，需要投入巨大的人力物力，館藏檔案的數(shù)字化、網(wǎng)上檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，需要付出艱巨的勞動(dòng)和大量的時(shí)間，沒有捷徑可言。高校檔案工作者唯有發(fā)揚(yáng)“愚公移山”精神，才能建成內(nèi)容豐富、檢索便捷的“數(shù)字化網(wǎng)上檔案館”。

2.4 注重網(wǎng)站的策劃設(shè)計(jì)，配備專門人才。網(wǎng)站策劃和網(wǎng)頁(yè)制作是一項(xiàng)細(xì)致的工作，既有技術(shù)含量，又有知識(shí)含量，同時(shí)也要有信息儲(chǔ)備和一定的審美觀點(diǎn)。要改變目前檔案網(wǎng)站設(shè)計(jì)質(zhì)量方面存在的問題，高校檔案館、室一方面要充分重視這項(xiàng)工作，對(duì)網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)進(jìn)行大量細(xì)致的籌劃，做好方案的設(shè)計(jì)和論證工作，另一方面，盡快吸納和培養(yǎng)網(wǎng)站策劃和網(wǎng)頁(yè)制作方面的人才，改變這方面人才缺乏的狀況。

2.5 拓寬視野，加強(qiáng)聯(lián)合，共同發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是面向全社會(huì)的開放性、綜合性的公共信息平臺(tái)，高校檔案網(wǎng)站建設(shè)必須充分利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境所帶來(lái)的開放性優(yōu)勢(shì)，拓寬視野，加強(qiáng)合作。在內(nèi)容設(shè)計(jì)上，注意面向廣大的社會(huì)公眾，避免專業(yè)性過強(qiáng)的詞匯、內(nèi)容，在技術(shù)服務(wù)、信息利用、站點(diǎn)互聯(lián)、網(wǎng)絡(luò)宣傳等方面，加強(qiáng)與圖書、情報(bào)等信息咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)的聯(lián)合，加強(qiáng)與兄弟院校、科研機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織等潛在用戶單位的聯(lián)合。通過廣泛的聯(lián)合與合作，提高高校檔案網(wǎng)站的知名度，拓寬網(wǎng)站服務(wù)領(lǐng)域和內(nèi)容，擴(kuò)大網(wǎng)站服務(wù)對(duì)象，提高網(wǎng)站服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮網(wǎng)上服務(wù)的綜合性、一體化優(yōu)勢(shì)，使高校檔案網(wǎng)站真正融入網(wǎng)絡(luò)世界。

2.6 不斷改善檔案網(wǎng)站的技術(shù)環(huán)境。通過多渠道吸納和有效利用建設(shè)資金，積極改善網(wǎng)站軟硬件設(shè)備環(huán)境，提高網(wǎng)站設(shè)備運(yùn)行性能。硬件方面，加快相關(guān)設(shè)備的升級(jí)，提高信息處理速度。軟件方面，盡可能購(gòu)買信譽(yù)度高的成熟軟件，用軟件彌補(bǔ)硬件上的不足，達(dá)到軟硬互補(bǔ)的目的。

（作者單位：河南大學(xué)數(shù)學(xué)與信息科學(xué)學(xué)院 來(lái)稿日期：2013-10-16）