提升人事檔案在人力資源管理中作用與策略

郭芳

隨著我國市場經濟體制的不斷深入發展，用工形式發生了很大的變化，組織的人事管理由傳統的人事管理轉向了現代化的人力資源管理。現代化的人力資源管理是一種較新的人員管理方式，它與人事檔案發生著密切的聯系，因此，如何更好地發揮人事檔案在組織中的重要作用，提升組織的人力資源管理策略，是本文論述的重點。

1 人事檔案與人力資源管理的關系

人事檔案是組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經歷、工作表現、德能勤績，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、圖表及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。

人力資源管理，是指運用現代化的科學方法，對與一定物力相結合的人力進行合理的培訓、組織和調配，使人力、物力經常保持最佳比例，同時對人的思想、心理和行為進行恰當的誘導、控制和協調，充分發揮人的主觀能動性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實現組織目標。

人力資源管理的核心是以人為中心，強調對人的管理，尊重人，重視人，采用的是個性化的管理模式。在這樣的模式下，反映個人經歷、德才能績、工作表現，真實記錄一個人客觀面貌的人事檔案，變得更加重要。由此可見，人力資源管理與人事檔案互為作用，互相促進，人力資源管理廣泛使用人事檔案，能促進人事檔案工作的發展，而人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發和管理水平的提高。

2 人事檔案對人力資源管理的重要作用

人力資源管理與人事檔案管理雖然都有各自的管理對象和管理內容，但兩者有許多契合點和結合點。在人事管理意義上，兩者都屬于人事管理范圍。兩者之間的密切關系，是由人事檔案在人力資源管理中所起到的各種積極作用決定的。這些作用主要表現在以下幾個方面：

2.1 人事檔案可以為編制人力資源規劃提供重要依據。目前，影響人力資源需求的因素主要來自組織內部，有效的人事檔案管理不僅對于科學合理的人力資源工作規劃的制定發揮著重要作用，而且還是分析組織內人力資源狀況是否適應單位的改革與發展要求的重要參考依據。因此，一方面，要通過分析人事檔案信息，進而總結組織整體的人才儲備狀況；另一方面，要結合人事流動的檔案信息，預測組織人力資源的需求狀況，從而有效科學地制定人力資源規劃，為組織領導的決策提供可靠的依據。

2.2 人事檔案可以為制定人才招聘政策提供參考依據。人事檔案所提供的組織成員數據和組織成員流動方面的信息，可以為制定合理的人才招聘政策、合理的選聘標準和編制職位說明書提供參考依據。

2.3 人事檔案可以促進人力資源的合理配置。人力資源配置是實現人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。依據人事檔案所提供的組織成員的信息，組織能夠進一步了解人力資源的數量、專業素質、文化程度等方面的數據，從而對其進行科學管理，根據不同人力資源的能力和各類人才的不同特點，在組織內部進行合理的配置，因事擇人，因人治事，充分發揮人才的特長，促進部門之間、行業之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學的現象產生，從而更好地進行人力資源管理。

2.4 人事檔案可以為績效考核提供重要信息。人事檔案中的組織成員績效考評信息記錄，是了解和比較組織成員工作效果的重要信息源。績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等，是收集、分析、評價和傳遞有關某一個在某工作崗位上的工作行為表現和工作結果方面信息情況的過程。績效考核是人力資源管理的重要環節，關系著員工的晉升和獎懲。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的素質、能力、績效、表現等進行綜合分析，作出相應的決策，從而保證組織決策的科學化、合理化。

3 人力資源管理中利用人事檔案的現狀和困境

通過上面幾個方面的論述，可以看出人事檔案在人力資源管理中發揮著舉足輕重的作用，然而在現代人力資源管理中的應用情況卻并不盡如人意。主要表現為人事檔案在逐漸被淡化，企業在選才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事檔案，究其原因，可歸納為以下幾點：

3.1 檔案收集渠道過窄，造成人事檔案的內容不夠全面。資料的收集是人事檔案管理工作的基礎，因此，人事檔案材料的收集必須及時，內容必須完整。現在國內組織的人事檔案，普遍存在檔案材料內容不夠全面的現象。

3.2 人事檔案內容缺少真實性。近年來，就業壓力不斷增大，越來越多的人找不到滿意的工作，為了更好地就業，個人信息內容失真現象屢屢出現，假年齡、假工齡、假學歷之風愈演愈烈，甚至出現同一個人卻有幾套不同的戶口、不同的學歷和專業。這些信息給人力資源管理部門制定崗位配置計劃、各種培訓進修計劃及退休解聘計劃等造成誤導，使人力資源管理在組織中的作用發揮受到了阻礙。

3.3 缺乏高素質復合型管理人才。企業人力資源管理信息化對人事檔案人員提出了更高的要求。目前，許多組織的人事檔案隊伍整體素質普遍較低，檔案管理專業人才少，既熟悉計算機技術，又掌握人力資源管理和人事檔案工作的復合型人才更是嚴重缺乏，不能適應人力資源管理信息化建設和發展的需要。

4 提升人事檔案在人力資源管理中發揮作用的策略

隨著現代企業制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業人事檔案管理工作必須轉變觀念，轉變服務模式，把檔案工作延伸到經濟建設的最前沿。

4.1 人事檔案收集多元化，使內容不斷豐富和凸顯專業特點。人事檔案應為人力資源管理提供更有價值的信息和數據，比如，我們對于人事檔案的功能定位不能僅停留在收集基本信息材料，如，姓名、民族、出生日期、家庭成員、政治面貌、學習經歷和工作經歷，而是要將人事檔案放在為組織開發和管理人力資源上提供更多的信息支持，其收集內容要體現出人才個性、個人專長、個人信用記錄等，為組織按需設崗、公開招聘、競爭上崗、擇優錄用等提供依據。以高校人事檔案管理為例，除收集人事檔案規定的十大類外，還應收集教職工的知識構成、思想和心理素質等方面的相關信息，這樣有助于高校制定適宜的培訓、招聘和人才安置計劃。我們應根據高校發展的需求，針對高校內專職教學人員、教學管理人員、學生管理人員及行政管理人員的不同特征進行歸納總結，就不同崗位職責及特點確定檔案材料收集范圍及重點， 如，專職教學人員，應在收集檔案材料時著重收集教學成果方面的材料；教學管理和學生管理人員，應著重收集反映其管理水平、師生滿意度的材料；行政管理人員，應著重收集反映其行政管理水平和應急能力的材料。

4.2 堅持客觀公正原則，確保人事檔案的真實性。真實性是人事檔案最基本的特性，失去了真實性，人事檔案也就失去了其存在的價值。人事檔案要做到客觀公正，必須保證歸檔材料的真實可靠，做到實事求是，完全符合當事人的實際。人事檔案歸檔材料做到客觀公正，是目前杜絕假文憑、假年齡、假工齡的有效措施。

4.3 加快人事檔案的現代化管理步伐，為人力資源管理提供便捷高效的服務。人事檔案管理工作應大力引入現代科技手段，實現自動化、網絡化和文檔一體化管理，充分利用網絡平臺，將個人的檔案材料輸入計算機形成數字化的檔案，在企業內部局域網上建立平臺形成資源共享，不斷提高人力資源管理工作效率和水平。

（作者單位：河南經貿職業學院工商管理系 來稿日期：2013-10-15）