淺議集體林權制度改革檔案整理方法

王建霞

集體林權制度改革是一場以明晰林地使用權和林木所有權、放活經營權、落實處置權、保障收益權為主要內容的綜合改革。核心內容是在堅持集體林地所有權不變的前提下，依法將林地承包經營權和林木所有權通過家庭承包的方式落實到本集體經濟組織的農戶，確立農民作為林地承包經營權人的主體地位。目標任務是在基本完成明晰產權、承包到戶的基礎上，通過深化改革，完善政策，健全服務，規范管理，逐步形成集體林業的良性發展機制，實現資源增長、農民增收、生態良好、林區和諧的目標。

在集體林權制度改革工作中，集體林權制度改革檔案是林改過程中一項極其重要的基礎工作，完整、準確、系統的林權改革檔案是林改工作的客觀反映和重要的歷史見證，是鞏固改革成果，解決林權爭議，確保林權順暢流轉，盤活森林資源資產的重要依據。林權改革檔案工作貫穿于林權改革工作的全過程，各級林政部門始終把檔案的收集整理作為一項重要內容，做到林改、檔案同步走。將林權改革檔案管理工作作為衡量工作質量的一項重要指標，確保林權改革檔案完整、準確、實用。

1 檔案收集

集體林權制度改革檔案是在林權改革過程中形成的具有保存價值的文件、圖表、聲像等不同形式的原始記錄。為了規范林改檔案管理工作，國家林業局、國家檔案局，省林業局、省檔案局分別聯合下發了《關于集體林權制度改革檔案管理辦法和集體林權制度改革檔案建設標準》，使各地方林業部門在林改檔案管理工作中有章可循。鶴壁市林改檔案管理工作嚴格按照河南省林業廳、河南省檔案局《關于印發河南省集體林權制度改革檔案管理辦法和河南省集體林權制度改革檔案建設標準》的要求執行。林權改革工作政策性強、技術要求高、工作流程多，在工作中產生的文件資料比較多，單靠各林改單位的文書處理部門是很難收集完整的。因此，必須依靠所有參加林改工作的人員，要提高干部群眾的檔案意識，增強他們愛護檔案、保護檔案、利用檔案的自覺性，才能使各階段、各環節的形成資料收集完整，集中歸檔。

1.1 建立健全文件資料收發管理制度。文件資料收發、管理是文書處理部門的一項基本制度，它直接關系到文書檔案的完整性，必須保證文件資料在整理歸檔時不遺失。

林權改革工作量大，參與人員多，各種文件資料來往頻繁，使用率高，如果不做好平時的登記管理，時間久了，容易造成一些資料流向不明，另外，林權改革過程中形成的進度表、統計表、外業調查表、圖表等，因經辦的人員較雜，必須建立必要的管理制度，防止遺失。

1.2 人員培訓。林權改革檔案管理的工作量大、材料多，單靠原有的文書處理部門很難在規定時間內完成任務，必須動員較多的人員參與，因此，人員培訓就顯得尤為重要。組織縣林改辦和縣檔案局的部分機關、鄉鎮的文秘人員參加全省林改檔案業務學習班。各縣林改辦和鄉鎮同志回到單位后，又教其他參加林權改革內業人員如何整理林改檔案，提高工作效率。此外，縣林改辦還可以從社會上招聘一批基礎好、責任心強的大中專畢業生，加上縣、鎮駐各村的林改工作隊組成檔案工作組，由縣檔案局派人集中培訓，學習《河南省集體林權制度改革檔案管理辦法》、《河南省集體林權制度改革檔案建設標準》和文書、科技檔案的基本知識，分別整理縣、鄉鎮、村的林權改革檔案，確保此項工作按時保質保量完成。

1.3 林權改革檔案的收集范圍。根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》與《河南省集體林權制度改革檔案管理辦法和河南省集體林權制度改革檔案建設標準》的相關要求，鶴壁市集體林權制度改革檔案的收集范圍主要有以下幾個方面：

1.3.1 上級林業行政部門下發的有關林權改革方面的政策法規、問題批復、工作規劃、工作規程、會議材料等。

1.3.2 縣、鄉鎮、村委會、村民小組各級林政機構制發的文件材料、圖表，包括工作方案、組織機構、工作計劃、工作規程、技術要求、行政審批、管理制度、工作總結、工作請示、問題批復、情況分析、會議材料、工作簡報、物資采購合同和物資分配方案等。

1.3.3 各級領導同志對林改工作的指示、講話。

1.3.4 縣、鄉鎮、村組開展森林資源調查和“六簽名四公示”的材料，包括測繪圖表，村民小組林權改革會議通知簽收、會議簽到、會議簽字、林改方案公示、林權現狀公示，頒發林權證公示和發證登記，公益林和風景林以及商品林資源調查表，林地現狀調查材料，糾紛林地處理情況記錄、意見等。

1.3.5 各級林改部門的會議記錄

1.3.6 各林改戶的外業勘查和內業整理材料，包括林地權屬勘查登記卡、林權登記申請表、林地承包合同、登記管轄范圍內的林權界線拼圖、林班測繪圖、發證前公示文本、林權證發放登記表、身份證復印件。

1.3.7 反映林權改革各項工作的照片及影像資料

2 檔案管理

鶴壁市林權改革檔案整理遵照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《河南省歸檔文件整理規則實施細則》、《河南省集體林權制度改革文件材料歸檔范圍和保管期限表》以及《河南省林業廳 河南省檔案局關于做好林權改革檔案整理工作有關問題的通知》精神執行。

2.1 文書檔案管理。制定經過同級檔案行政管理部門審定認可的本級各種門類、各種載體的林改檔案分類大綱、編號方案、文件材料歸檔范圍、保管期限表等檔案業務規范。

由檔案鑒定工作小組，對材料是否歸檔，按《河南省集體林權制度改革文件材料歸檔范圍和保管期限表》的要求進行鑒定，將跟本立檔單位無重大關系、在今后工作中已無參考使用價值的情況通報、參考材料等剔除出去，把需要歸檔的文件材料按“機構—年度—保管期限”分類法進行分類。在同一保管期限內的文件材料按其形成時間順序，結合文件的重要程度進行排列，同一事由的文件可排在一起，根據保管期限表對歸案文件材料準確劃分管理期限。然后給排列好的文件材料蓋上歸檔章并填寫相關欄目，將編好件號的文件材料入檔案盒，再給檔案盒填上相關科目，每個檔案盒最后裝入備考表并由相關人員簽名。按裝進檔案盒的檔案排列順序打印歸檔文件目錄，同時按工作職能、組織機構、工作概況、立卷說明八項要求編寫本年度立卷的全宗說明，把全宗說明和歸檔文件目錄一起用目錄封面裝訂成冊，至此，文書檔案管理的程序已全部完成。

2.2 林戶檔案管理。根據《河南省集體林權制度改革檔案管理辦法》規定，林戶檔案由縣林業局保存，縣林改辦首先給全縣、各村委會、各村民小組分別編上檔號，檔號的形式為：“鄉鎮”、“村委會”、“自然村”，分別用漢語拼音聲母代替。“ZLH”表示專業林戶檔案，村民小組用數字代替，如果某一自然村即為一個村民小組，則在自然村下就不再填寫村民小組的數字代號。“G”、“J”分別表示公益林和集體商品林（含集體外包）。林戶檔案按照一戶一卷分別組卷。

其次，縣林改辦將各鄉鎮移交上來的各林戶林權改革的原始資料按其形成時間順序分別排列，同一宗地塊資料可靠近排列在一起，再給每個林戶的資料重新編上頁碼，并在每份資料的首頁右上方蓋上檔號章，填寫順序號和檔號，根據文件材料的內容填寫卷內目錄并連同該戶的全部材料一起裝入林戶檔案袋，林地權屬勘查登記卡和林權登記申請表的文件編號填寫宗地小班號，按檔案袋上的要求填寫相關欄目。

最后，將寫好裝好的林戶檔案袋以村民小組為單位分別按順序裝入檔案盒，并填寫相關欄目。以村委會為單位，按村小組和林戶順序編制案卷目錄，并用封面裝訂成冊，一式三份。其中兩份隨檔案放在一起，另一份以鄉鎮為單位裝訂成冊置于縣林改辦檔案查閱室內，作為平時查閱之用，每個村委會的林戶檔案按照順序分別裝柜。

3 檔案保管和利用

保管和利用是檔案入庫后日常管理的重要內容，檔案保管的最終目的是為了方便利用，為社會提供服務，檔案利用是檔案保管的原動力，是檔案保管的價值體現。

3.1 檔案保管。鶴壁市林權改革工作開始后，市、縣、鄉鎮、村各級組織對林改檔案的保管工作都十分重視，紛紛籌措資金，購置檔案用品，加強檔案管理。林改辦給檔案室專門購置鐵皮檔案柜，配備專門的檔案管理人員，制定檔案管理制度，還給鄉鎮贈送檔案裝具，給部門村委會贈送鐵皮檔案柜。保證村級檔案放得下，管理好，查得到，大大加強了村委會的集體林權改革檔案的管理工作。

3.2 檔案利用。利用檔案解決矛盾，是檔案社會功能的體現。在整個林權改革工作中，鶴壁市各級政府組織、注重發揮檔案的依據作用，本著尊重歷史、尊重事實的原則處理林地糾紛，化解社會矛盾，發展林業經濟。

3.3 充分利用測繪部門。在進行林權改革中，林改辦還注重加強與國土測繪部門的溝通，充分利用原有測繪檔案找地塊、定位置，使整個工作少走彎路，加快進度，促進了集體林權制度改革工作進一步開展。

（作者單位：鶴壁市森林病蟲害防治檢疫站 來稿日期：2013-10-16）