數字檔案館發展階段和建設內容

蔡學美

數字檔案館建設是信息時代檔案館現代化的發展方向，是檔案館信息化建設成果的集中體現。我國檔案部門在新世紀之初就提出了數字檔案館建設的設想和發展目標。經過十多年的發展，數字檔案館從概念提出到初步實踐，從理論探討到技術應用，從各省多頭探索到國家統一規范，經歷了初步探索、普遍應用到深化發展三個階段。

1 初步探索階段

在人類剛跨入新世紀之時，面對信息化發展對檔案工作的影響和要求，時任中央辦公廳主任的王剛同志，在2000年全國檔案局長館長會議上對全國檔案部門提出了檔案信息化建設的工作任務。作為檔案信息化建設的重要內容之一，深圳、青島等省市檔案館率先提出了建設數字檔案館或數字化檔案館的設想，當時主要是借鑒國內外圖書館界關于數字圖書館建設的思路，建設內容是在建立文件級機讀目錄數據庫以及館藏檔案數字化的基礎上，通過因特網建立門戶網站，為社會提供信息化檔案利用服務（主要功能見圖示1）。2002年，國家檔案局發布《全國檔案信息化建設實施綱要》，提出在總結深圳、青島建設數字檔案館初步經驗基礎上，進一步在杭州、天津開發區、江蘇省電力公司等檔案館開展數字檔案館建設試點工作。2002年底，國家檔案局在深圳召開“數字檔案館建設現場演示會”，觀摩數字檔案館系統的現場演示。2003年8月，青島市檔案館宣布我國第一個數字檔案館開通。之后，江蘇省電力公司檔案館、杭州市檔案館、天津開發區檔案館相繼宣布建設完成和開通數字檔案館。從2001年到2006年是我國數字檔案館建設的初步探索階段，其核心功能是計算機輔助實體檔案管理，建設內容是建設檔案機讀目錄數據庫、傳統載體檔案數字化、建設檔案門戶網站。呈現規模和組織形式是個別地方和單位一個個點的試點探索。

圖示1

2 普遍應用階段

經過幾年的理論研究和實踐探索后，從2006年左右開始，到2010年《數字檔案館建設指南》發布前后，我國數字檔案館建設進入普遍應用階段。建設內容從以目錄數據庫、數字化為主，到適應各級政府、各單位電子政務、辦公自動化、業務工作信息化需要，接收電子文件、電子檔案、重要數字信息資源為數字檔案資源建設的重要內容。數字檔案館功能上從輔助實體檔案管理到“收、管、存、用”并重，系統架構以“三網一庫”為主要模型（主要功能見圖示2）。各級政府和各單位對數字檔案館項目的支持，從以項目一次性經費支持到列入財政專項預算和運行維護經費開支。呈現規模和組織形式是以點帶面，上海、江蘇、浙江、山東等許多省市由省檔案局進行統一規劃、分步實施。

圖示2

3 深化發展階段

2012年以來，國家和社會信息化進入了一個新的發展階段，正處在云計算、物聯網、大數據等各項技術層出不窮和普遍應用的時代。國家特別是中央政府各部門按照國家電子政務相關規劃的要求，逐步實施了“一站、兩網、四庫、十二金”等重點工程，“一站”是指中央門戶網站，“兩網”是指國家電子政務內網和外網，“四庫”是指人口、法人、宏觀經濟和空間地理等基礎信息庫，“十二金”是指金關、金審、金保、金質、金土、金農、金財、金稅、金盾、金宏等支撐國民經濟發展的重要行業和領域的信息化建設工程。按照國家發展改革委關于印發“十二五”國家政務信息化工程建設規劃通知的要求，到“十二五”期末，國家將形成統一完整的國家電子政務網絡，基本滿足政務應用需要；初步建成共享開放的國家基礎信息資源體系，支撐面向國計民生的決策管理和公共服務，顯著提高政務信息的公開程度；基本建成國家網絡與信息安全基礎設施，網絡與信息安全保障作用明顯增強；基本建成覆蓋經濟社會發展主要領域的重要政務信息系統，治國理政能力和依法行政水平得到進一步提升。為此，“十二五”期間，國家將構建國家電子政務內網、外網平臺，深化人口、法人單位、空間地理、宏觀經濟、文化等基礎信息資源的開發利用，完善國家網絡與信息安全基礎設施，推進全民健康保障、全民住房保障、全民社會保障、藥品安全監管、食品安全監管、安全生產監管、市場價格監管、金融監管、能源安全保障、信用體系建設、生態環境保護、應急維穩保障、行政執法監督、民主法制建設、執政能力建設等國家重要信息系統建設。最近，國務院最新發布的《關于促進信息消費擴大內需的若干意見》，提出了信息消費這個新理念，對包括信息產業、信息資源、信息服務、信息安全等內容的信息化發展進行了新的戰略部署。

以上這些新的形勢發展對數字檔案館建設提出了新的建設要求。當前，數字檔案館建設要體現三大新的功能要求，就是建設安全可信系統、實現智慧智能管理、達到長期保存要求（主要功能見圖示3）。

圖示3

4 建設內容

現階段，數字檔案館的建設內容是，積極采用先進成熟的信息技術，充分利用國家和社會信息基礎設施，滿足各級各類檔案館信息化管理的需要；優先開展案卷級、文件級機讀目錄數據庫建設，穩步推進傳統載體檔案數字化建設，高度重視電子檔案接收工作，努力建設全面反映過去和現在國家和社會面貌的檔案數字資源體系；深度介入各類信息化系統，確保電子檔案來源可靠、管理可信、長期可用；努力促進信息化與檔案館各環節業務工作的高度融合，使信息化成為各級各類檔案館提升檔案管理水平、適應時代發展需要的基礎性核心手段（主要功能和架構見圖示4）。

圖示4

做好數字檔案館建設，網絡建設是基礎。在數字檔案館中，數字檔案信息的傳輸、管理與利用主要依靠檔案網絡平臺，應當按照一定時期內數字檔案管理需要，建設好館內局域網、鏈接政務網、接通因特網的三網平臺。信息技術應用是主要手段。要通過數字化、數據庫、網絡、軟件開發、信息安全、遷移、海量數據管理、數據挖掘、云計算等先進成熟技術的綜合應用，實現數字檔案館的各項建設。應用系統開發是重點內容。開發應用符合功能要求的管理系統是數字檔案館建設的重點內容，是數字檔案館建設成功與否的重要體現。“收集、管理、保存、利用”這四項業務既是傳統檔案工作的基本業務環節，也是數字檔案館管理系統設計開發中應把握的基本功能需求。實現科學管理與共享利用是主要目標。數字檔案館是一個科學管理系統，它使得數字檔案的“收集、管理、保存、利用”各項管理功能互相連接、相互作用、密不可分，每個功能管理環節都至為重要，只有通過數字檔案館建設與系統應用，綜合提高管理水平，才能提高檔案工作效率，實現檔案館各項業務的網絡化、自動化的科學管理；隨著信息公開政策的要求和信息技術手段的不斷發展，不斷滿足人民群眾日益增長的檔案信息需要也逐步成為檔案工作的根本出發點和落腳點，檔案資源的開發利用已不單純是檔案館內利用或是被動的檔案查閱利用服務，借助信息化的手段，不斷擴大檔案信息的公共服務與共享利用、實現檔案信息資源的社會共享，已成為在新的歷史條件下創新發展的新目標、新要求。

（劉東斌組稿 作者單位：國家檔案局 來稿日期：2013-10-16）