檔案資源建設中幾個概念分析及其完善建議

嚴永官

摘 要：在分析我國檔案資源建設中出現的“國家檔案資源”、“館藏檔案資源”、“檔案資源整合”、“檔案信息資源整合”等四個概念的基礎上，提出了“地區檔案資源體系”這一概念，并從“地區檔案資源體系”的含義、建設的意義和途徑等三個方面進行論述。最后指出“國家檔案資源”、“館藏檔案資源”、“檔案資源整合”、“檔案信息資源整合”和“地區檔案資源體系”是一個相互聯系的有機整體。

關鍵詞：檔案資源；建設；完善；建議

檔案資源建設是檔案工作的基礎，是檔案事業發展中一項帶根本性、具有戰略意義的工作。因此，不管是理論界的研究，還是實踐部門的探索，對此都給予了高度的關注。然而，從目前我國有關檔案資源建設中出現的幾個相關概念來看，它們雖然代表著各自不同的內涵和外延，對檔案資源建設也起到了不同的指導作用，但從總體來看還存在著宏觀缺乏支撐、中觀不夠堅實、微觀重視不夠的問題。為此，筆者不揣冒昧對現有概念作出分析，并在此基礎上提出一個新的概念——“地區檔案資源體系”建設，祈望能夠引起大家的關注。

1 “國家檔案資源”

1.1 現有的研究。“國家檔案資源建設是以建立一個門類齊全、結構合理、管理科學、能為社會主義現代化建設有效服務的、具有中國特色的檔案資源體系為目的，依據國家有關法律法規開展的檔案積累、移交、接收、整理、檔案資源開發利用等一系列檔案工作。”[1]

“簡單點說，國家檔案資源就是需要由國家管理的全部檔案資源。國家檔案資源建設指的則是國家檔案資源的形成、收集和加工、整合的過程。在這一過程中，檔案的能否產生主要取決于人們社會實踐的需要。”[2]

國家檔案資源是“在一個國家范圍內，過去、現在和將來，所有組織（含國家機構和其他社會組織）和個人形成的，對國家和社會有保存價值的檔案的總和”。[3]

1.2 對“國家檔案資源”的分析

1.2.1 “國家檔案資源”是一個虛擬的概念。“國家檔案資源”的實質是指歸國家所有，由國家統一管理的具有政治、經濟、科學文化或歷史意義的一切檔案的總和。它的根本意義是解決檔案所有權和國家檔案管理原則的問題，是為了統一、分級管理國家檔案，維護國家檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用而提出的一個虛擬的概念。

1.2.2 “國家檔案資源”在實踐中并不具有實際的可操作性。無論任何工作，都需要有具體的人和機構來從事，這樣才能使工作落到實處并達到預期目標。然而，對于“國家檔案資源”來講卻并沒有一個明確的建設主體，即事實上不可能由一個機構如國家檔案局來具體負責實施。“國家檔案資源”這個宏觀概念的實現，需要依賴處于中觀層面的各級、各類國家檔案館組織館藏的工作來給予實在的支撐，否則就將成為“空中樓閣”。

2 “館藏檔案資源”

2.1 現有的研究

2.1.1 目前有關法規對館藏檔案來源的規定。“本規定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”；機關文件材料歸檔范圍是：“（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料”。[4]

“各級綜合檔案館依法接收本級下列組織機構的檔案：1.中國共產黨委員會及所屬各部門；2.人民代表大會及其常設機構；3.人民政府及其所屬各部門和單位；4.人民政協及其常設機構；5.人民法院、人民檢察院；6.各民主黨派機關；7.工會、共青團、婦聯等人民團體；8.國有企業、事業單位。”、“各級綜合檔案館可全部或部分接收以上機構的下屬單位和臨時機構的檔案”、“鄉鎮機構形成的檔案列入縣級綜合檔案館接收范圍”。[5]

2.1.2 目前對“館藏檔案資源”建設的理論研究。首先，是有關活動提出了要求。如，國家檔案局在2008年2月頒布實施的《市、縣級國家綜合檔案館測評辦法》中，對館藏檔案資源建設作了相應的規定：在“關于《測評細則》相關條則的解釋”中的“基礎業務”第8條規定：“實驗了檔案資源整合。檔案資源整合指城建、土地、規劃、公檢法等專門檔案已按規定接收進館。”[6]

其次，是國家檔案局領導也發表了講話。如：“努力建立強大的檔案資源體系，提高檔案資源管理能力，為社會各方面利用檔案信息提供強有力支撐。要把檔案資源體系覆蓋到城鄉全體居民，覆蓋到社會尤其是民生各個方面，覆蓋到社會發展的各個領域和各種新社會組織，覆蓋到檔案的各種載體、形態和專業內容，所有檔案應建立盡建立、應進館都進館。”[6]

最后，是有關學者也進行了研究。如：“門類齊全、結構合理的館藏應是檔案資源建設追求的目標。要達到此目的，一是要加強對檔案室的業務指導，從收集歸檔源頭上抓起；二是進一步明確接收范圍，扎實做好接收工作，把能夠反映立檔單位主要職能活動的不同門類和載體形式的檔案統統接收進館。”[7]

2.2 對“館藏檔案資源”的分析

2.2.1 目前在“館藏檔案資源”建設指導思想上還存在偏差。我們現在對于“館藏檔案資源”的研究往往是以檔案館為出發點來展開的，即圍繞館藏建設的需要來尋找檔案資源；而不是以檔案館為落腳點，即在廣泛發現豐富檔案資源的基礎上，再來從中選擇對國家和社會有保存價值的檔案接收進館。這就出現了一種很無奈的結局，即我們要想建設內容豐富、門類齊全、結構合理的館藏檔案資源體系，但結果往往是由于沒有豐富的檔案資源基礎而無法真正達到目的。

2.2.2 “館藏檔案資源”建設中的根本問題是沒有抓住源頭。隨著建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”的提出，我們正努力從法規保障角度尋找一條豐富館藏之路。然而這些規定卻仍然只局限于對本級黨委、人大、政府、政協及其所屬部門和鄉鎮人民政府（以下統稱“各機關”）檔案資源的整合，而沒有將觸角伸向“各機關”的主要業務部門和其直屬單位。因而，事實上，在我們“各機關”的所屬部門及其下屬單位的檔案中，對國家和社會有保存價值的部分沒有進入“各機關”檔案室保管，這就使得檔案館的館藏來源存在著先天不足。

3 “檔案資源整合”

3﹒1 現有的研究。“通過對各級各部門檔案機構的歸并及合理分工和檔案資源的整理與組合，使檔案機構和檔案資源結構合理、配置優化，為各級國家檔案館提升服務功能、形成服務體系奠定堅實的基礎，以適應市場經濟條件下國家和地方經濟社會發展對各級國家檔案館服務功能的要求。”[8]

“國家檔案資源的整合，不僅是指一般意義上對國家和社會具有永久保存價值的檔案的管理由分散到集中、由無序到有序的過程，而且主要是指在我國檔案工作‘統一領導，分級管理的體制下，對國家和社會檔案資源的有效配置，以適應經濟全球化時代增強區域綜合競爭力需要的一項社會系統工程。”[9]

“所謂整合，就是打破條塊部門系統的限制，由各級檔案主管部門合理規劃檔案資源的歸屬和流向，并通過多種途徑和方式，使國家檔案資源更利于集中保管利用，充分發揮其綜合優勢，實現國家檔案資源的共享。”[10]

3.2 對“檔案資源整合”的分析

3.2.1 “檔案資源整合”是檔案工作發展到一定階段的必然產物。“檔案資源整合”就是把零散的檔案資源通過某種方式將彼此銜接，從而實現檔案資源的共享和協同工作，并最終形成有價值有效率的一個整體。這既是對傳統檔案工作封閉保守、各自為政觀念的突破，又是市場經濟條件下檔案工作更好地為“五位一體”的社會主義現代化建設服務的改革與探索。

人們對檔案利用需求的不斷發展為“檔案資源整合”提出了必要性；現代科學技術在檔案工作領域的滲透為“檔案資源整合”提供了可能性。目前，檔案界已經清醒地認識到：唯有整合，才能更好地強化國家綜合檔案館的主體地位，從而有效促進檔案事業的全面、協調、可持續發展。

3.2.2 “檔案資源整合”的意義。首先，通過“檔案資源整合”，可以真正實現檔案服務的社會功能，更好地開發利用檔案資源，便于檔案資源轉化為社會財富。其次，通過“檔案資源整合”能夠有助于完善館藏結構，樹立檔案資源整合的全局意識與合作精神，打破行業、地域和機構的界限，形成開放的檔案工作環境。

3.2.3 “檔案資源整合”需要必備的前提。“檔案資源整合”首先是要有豐富的檔案資源，盡管“檔案資源整合”并不只是檔案資源在數量上的簡單累加，而是通過現代技術手段使其成為一個有機整體，可以對檔案資源相對不足產生一些彌補作用。但如果檔案資源不豐富，那這個整合終將無法達到其應有效果。

4 “檔案信息資源整合”

4.1 現有的研究

4.1.1 “檔案信息資源”的原意。“檔案信息資源”一詞早在上世紀80年代中期起就開始在檔案學界活躍，在1984年鄧小平同志為《經濟參考》報題詞“開發信息資源，服務四化建設”精神的指引下，1985年初，中共中央、國務院提出“大力開發檔案信息資源”[11]，揭開了檔案界對“檔案信息資源”研究的序幕。當時主要討論的是檔案信息的性質、特點以及如何運用得力措施、采取有效的手段大力開發利用記載在檔案實體上的檔案信息，為社會主義各項建設事業提供有效服務。

4.1.2 “檔案信息資源”的現意。“自2003年起，我國檔案學界開始關注和研究檔案信息資源整合問題。2005年后，較多研究者將檔案信息資源整合置于網絡環境下予以探究。”[12]

“要突破檔案資源建設傳統模式，從實際出發，采用現代化手段，對檔案實體或檔案信息進行科學整合，包括整合同一地區內不同檔案機構的檔案資源，整合同一系統、不同地區檔案機構的檔案資源，整合不同系統、不同地區檔案機構的檔案資源，促進檔案資源配置更加科學合理，為全面實現檔案資源社會共享奠定基礎，創造條件。”[13]

為了實現檔案信息資源的社會共享，“必須對國家或地區的檔案實體實施全方位的采集、組織、加工、管理，從而把握國家檔案信息資源的整體布局”。[14]

4.2 對“檔案信息資源整合”的分析

4.2.1 “檔案信息資源整合”是對“檔案資源整合”的發展。“檔案信息資源整合”主要就是利用現代電子影像技術，將檔案所記載的信息轉化為電子信息，以使檔案信息的利用不再受到時間（同時多個利用者利用）和地域（在不同地域，包括沒有保存檔案原件的地域）的限制。讓我們能夠更好地開發檔案信息資源，為我國的經濟建設、政治建設、文化建設、社會建設和生態文明建設開拓更加廣闊的利用空間、提供更為便捷的利用手段。

4.2.2 “檔案信息資源整合”的前提是要有豐富的檔案母資源。綜觀對檔案信息資源整合的研究，不難看到其依據的前提是檔案資源建設，只有檔案資源實體的存在，才能為檔案信息資源整合提供原材料。所以，對“檔案信息資源整合”的研究和實踐是后道工序，它對于檔案資源建設只具有依賴關系而不具備推進的關系。

5 “地區檔案資源體系”的提出

5.1 “地區檔案資源體系”的含義。《中華人民共和國檔案法》第六條規定，“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導”；第八條對中央和縣級以上地方各級各類檔案館定性為“是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案”；第十一條規定，“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案”。

“地區檔案資源體系”正是基于以上這些法律條文，并根據我國檔案工作實行“統一領導、分級管理”的原則，將“對國家和社會有保存價值的”那部分檔案，按照我國檔案工作體制中代行國家保管檔案的部門只設置到縣級以上各級國家檔案館的實際，將對國家和社會有保存價值的檔案全部進入國家檔案館集中長久保存。

“地區檔案資源體系”的建設，具體有處于“國家檔案資源”建設中觀層面的縣級以上檔案局館組織實施，從而保證“國家檔案資源”具有充實的檔案資源源頭，使“國家檔案資源”建設落到了實處。

5.2 “地區檔案資源體系”建設的意義

5.2.1 重視“地區檔案資源體系”建設，是抓住了擴大檔案總量的源頭。由于檔案是由各種機關、團體、企業事業單位、社會組織以及各類組織內的各個部門或相關個人在各自的社會實踐活動中分散形成的，所以，如果我們不將檔案資源建設的工作節點前移，從源頭抓起，將其中對國家和社會有保存價值的部分進入國家檔案館集中長久保存，就難以全面、系統地反映該地區社會建設和發展的歷史，就無法真正建立起“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”，檔案就無法更好地為地區各項建設服務。

現在雖然為了擴大檔案資源總量，已經提出將“本行政區內重大活動、重要事件形成的檔案、涉及民生的專業檔案列入綜合檔案館收集范圍”，[15]但細究起來這還是沒有突破“各機關”的范圍。為了做大地區檔案資源這個基礎，我們必須將目光前移，以抓好“地區檔案資源體系”建設為抓手，將“各機關”所屬部門及其下屬單位形成的對國家和社會具有保存價值的檔案收集好，并適時向機關檔案室移交，為館藏檔案資源體系建設打下扎實的基礎。

5.2.2 重視“地區檔案資源體系”建設，是抓住了完善館藏結構的關鍵。我們在豐富館藏內容、完善館藏結構上已經動了不少腦筋，采取了提前接收進館，有選擇性地接收有典型意義、代表意義的基層單位檔案進館，即時接收重大活動和重大事件檔案進館等諸多措施。但由于國家檔案館目前接收的檔案主要是來自各機關檔案室，所以即使你接收了再多的檔案，以黨政管理為內容的文書檔案在館藏檔案中一統天下的現狀還是難以得到有效改變。

如果我們把目光前移到“各機關”所屬部門、下屬單位及相關人員，那么，就會有內容異常豐富的檔案進入國家檔案館接收的范圍之內。如，司法局下屬公證處形成和保管的公證檔案、環保局下屬環境監測站形成和保管的環境監測檔案、人力資源和社會保障局所屬部門形成和保管的社會養老保險檔案和勞動仲裁檔案、民政局所屬部門形成和保管的傷殘撫恤人員和城鄉最低生活保障檔案、文化局下屬的文化館（群眾藝術館）形成和保管的非物質文化遺產檔案；還有各鎮下屬土地所保管的村民宅基地使用權證完整檔案、農業部門保管的農民專業合作社檔案，等等。如果對這些檔案在由本單位（部門）整理保管基礎上，凡是對國家和社會有保存價值的檔案適時向“各機關”檔案室移交，那么，日后就會順理成章進入國家檔案館接收視野，為館藏檔案資源打下寬厚的基礎。

5.3 “地區檔案資源體系”建設的途徑

5.3.1 完善法規，建立起法律、法規的保障體系。我國現行的檔案法律、法規對于各類專門業務檔案的產生、形成、管理和利用等還沒有引起應有的重視。為此，我們一是要利用這次對《檔案法》進行修改的機會，集中考慮對這些檔案中對國家和社會有保存價值的部分進行法規調控，以徹底改變目前檔案資源“各自為主”、“分兵把口”的局面；二是要抓緊與《檔案法》相配套的《檔案館工作通則》、《機關檔案工作條例》乃至國家檔案局“8號令”、“9號令”等的修訂完善工作。通過實踐逐步探索和建立起切實有效的法制保障機制和政策保障機制。

5.3.2 轉變思想，正確理解“統一領導、分級管理的原則”。所謂“分級管理”，是指全國檔案工作由各級檔案事業管理機關分層負責地進行管理。就目前我國檔案工作體制而言，代行國家保管檔案的部門是依據地區分設、并只設置到縣級以上的各級國家檔案館。所以，凡各地區形成的對國家和社會有保存價值的檔案均需進入縣級以上國家檔案館集中長久保存。

5.3.3 轉移重心，檔案行政管理的重點由機關轉向基層。筆者提出這一觀點，并非是要檔案行政管理部門放棄對“各機關”的行政監督與指導。相反，恰恰正是對其行政監督管理的深化。

通過各級檔案行政管理部門多年的努力，“各機關”的檔案工作已經取得了較好的進步，鄉鎮的檔案工作也得到了很大的發展。面對這樣的現實，我們有必要實現兩個轉變：一是適時地將檔案行政管理的重點向基層轉變，只有抓好了源頭，使地區檔案資源不斷得到豐富，才能為檔案館提供豐富的檔案資源。二是對基層單位的監管指導由檔案行政管理部門有選擇性地直接進行轉向由“各機關”和鄉鎮檔案部門具體實施，以此來從深層次上提高“各機關”和鄉鎮的檔案管理水平。從行政管理角度來講，關鍵是要求“各機關”和鄉鎮人民政府將所屬各工作部門和直屬基層單位的檔案工作列入行政管理考核體系，要依據有關法律、法規的基本精神，協助基層制定切實可行的歸檔范圍和保管期限表，并將對國家和社會有保存價值的部分向機關檔案室移交。移交的頻率可以掌握為機關的辦事部門于次年第一季度移交、基層單位形成的在本單位保存滿3年后向機關檔案室移交。

我們要想真正建立起“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”，就必須充分認識到“地區檔案資源體系”建設的重要性，及時將我們工作的指導思想和重點作出相應調整，在努力拓展地區檔案資源上下功夫，為國家檔案館的檔案資源組織打下扎實的基礎。

綜上所述，凡“國家檔案資源”、“館藏檔案資源”、“檔案資源整合”、“檔案信息資源整合”、“地區檔案資源體系”是一個相互聯系的有機整體。分別處于“檔案資源”建設的不同層面，即處于微觀層面的“各機關”及其主要業務部門和他們的直屬單位是檔案資源的建設者，由他們在各項活動中形成和積累檔案資源；處于中觀層面的“地區檔案資源體系”，由縣級以上檔案局館組織實施；處于宏觀層面的“國家檔案資源”是縣級以上各級各類檔案館檔案資源整合的總和，是我國檔案事業發展的基礎。

參考文獻：

[1]毛福民.以“三個代表”為指導全面加強國家檔案資源建設[J].中國檔案，2002（2）.5.

[2]傅華.國家檔案資源建設研究[J].檔案學通訊，2005（5）.41.

[3]黃存勛.論國家檔案資源建設的理念與體制創新[J].檔案學通訊，2004（2）.76.

[4]國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》第二條、第三條.

[5]國家檔案局9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》第二條.

[6]楊冬權.2012年2月15日在全國檔案工作暨表彰先進會議上的講話[J].中國檔案.2012（4）.17.

[7]周彬、錢昕云.試論檔案資源建設的一般性原則[J].檔案與建設，2006（6）.10.

[8]百度百科.檔案資源整合.[2013-09-13].http：//baike.baidu.com/link？url=6Xu3nFE1kGZS28nB-zsoZPsEFflRB_U6VUexk6yb9bn_Qpzn4eTxBlFzEelNmL3qn8c-aZ0tgRIjyKFdY-lwd_.

[9]戴志強.關于國家檔案資源整合的若干思考[J].中國檔案，2002（8）.45.

[10]任漢中.檔案資源建設之三.和訊博客.[2013-09-18].http：//rhzds.blog.hexun.com/32252898_d.html.

[11]《中共中央、國務院批轉〈關于調整我國檔案工作領導體制的請示〉的通知》（中委〔1985〕29號）.

[12]余厚洪.2003年～2011年我國檔案信息資源整合研究綜述[J].檔案管理，2012（1）.63.

[13]楊冬權.在2009年全國檔案工作會議上的講話[J].中國檔案，2010（1）.21.

[14]余厚洪.網絡環境下檔案信息資源整合探究[J].檔案管理，2012（5）.37.

[15]國家檔案局9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》第三條.

（作者單位：上海奉賢區檔案館 來稿日期：2013-10-13）