機房建檔是現代管理的標準

王海華 詹昌彪

多年的機房檢修，讓我們越來越感覺檢修記錄存入電腦并建成檔案的必要性。技術檢修維修檔案和值機日志統稱機房管理檔案。一些單位的技術檢修維修檔案建檔意識不強，遠不如一般的文書檔案那樣受重視，長期檢修本子紙質記錄，未能及時完整地歸檔到電腦管理中。機房檢修檔案是監控設備性能的傳承作用，是解決故障可借鑒的重要資源。隨著時間的推移，檔案的價值將越發顯現出來。

一、Word 文檔的使用。在檔案庫中，必須建立一系列Word 文檔。例如，對設備的說明、對例行檢修的說明，對維修的說明等等。對于Word 文檔，我們開啟一些適用的功能，具體有：（一）實現自動保存。在打開這些Word 文檔時，可能需要修改，就要設置后臺保存。（二）自動檢查文章中的語法語句錯誤。作為檔案的文件，必須認認真真，杜絕語句語法錯誤，否則導致后來使用者誤讀誤解。（三）因工作需要的其他Word文檔常用功能。特別注意的是，在使用檔案庫中的文檔時，盡量使用（只讀）方式打開文檔，以便不破壞文件。

二、Excel 文檔的使用。我們建立機房檔案庫時，保留了大量的Excel 文檔，比如記錄每次的檢測參數，記錄維修費用，記錄值機排班，記錄各次的維修檢修勞動時間和工作量、加班費等。因此，Excel 文檔使用妥當更為重要。

如果我們將每次測試的信號數值繪成圖表，Excel文檔也非常方便，具體如下（見圖1）：

我們在使用Excel 文檔的時候，經常會因為一時的疏忽，修改或刪除了一些重要數據。要想恢復這些數據，Excel 文檔在修改時必須有一個自動備份的功能，但需要事先打開，才能恢復到原來的狀態（見圖2）。

這樣，當你修改保存文檔時，Excel 會自動生成一個同名(自動保存的).xml 的備份文件。

建立機房檔案，一是可以起到資產管理作用，對本臺的發射設備、配件、儀器及工具等詳細在目，可以適時申請報廢和更換相關物品，以便管理；二是對設備維修起到借鑒作用，在發生故障時可以及時找到類似故障維修的記錄，找到快捷維修方法；三是工作考核依據，可以落實職責，稽查考核，起到協調激勵的作用。

圖1

圖2