淺談如何加強學校檔案管理 強化主動服務意識

劉紅芹

【摘 要】檔案是一面鏡子，可以反映過去，也可以預示未來。它記載著學校建立、建設與發展的歷史過程，記載著學校教學、科研和各項工作所取得的成績、經驗，以及有關的問題與教訓。檔案法的頒布實施，為檔案管理工作打開了更加良好的新局面，做好檔案工作主要的是深化檔案管理，提高檔案的服務意識，才能體現檔案的自身價值。學校檔案管理工作，是學校工作的重要組成部分，是學校整個運行機制中不可缺少的部分。實踐證明，學校檔案管理不僅在培養人才、探索教改方向等方面發揮著重要的作用，而且也為學校自身的改革和發展提供了完整可行的決策依據。

【關鍵詞】檔案管理；服務意識；主動服務；群體意識

一、檔案管理在學校工作中的重要地位

（一）檔案是歷史的見證，是人類智慧的結晶，是黨和國家寶貴的文化財富。我院是一所高等院校，以其專業門類多、學科分類細、檔案資料學術價值高等諸多因素而顯示出其特色，所以搞好檔案資料的收集、整理、管理和利用等系列服務工作是十分重要的。檔案是學校領導決策的參謀。一個人的記憶總是有限的，他不可能把自己的全部活動都留在腦海中。尤其是一個單位整個活動的軌跡就像一條延續無限的歷史長河，任何一位領導者都只能是某一階段的參與者，他所熟悉的也僅僅是某一時期的活動內容，領導者為了使自己的工作能有效地開展，也必須精心謀劃，對過去的狀況進行必要的調查研究，才能作出正確的決策。學院領導者換屆多次，來自四面八方，對學院的前身大都只是局部的了解。為此，不得不借助于檔案工作開展一些必要的調查和研究，了解組建前學院的辦學師資、專業設置、實驗條件、畢業生供求等多方面的情況以及成功的經驗和失敗的教訓。根據這些情況及時調整辦學方針，保證教學工作的順利展開。

（二）.檔案為教學管理提供了可靠的依據。學校工作的中心是教學管理，這是一個相當細致復雜的系統工程。每一個環節，都離不開數據，離不開檔案。一次全面的教學評估，必須對師資力量、教師的教學水平和實際教學狀況，以及學生的德、智、體成績，甚至學生走向社會后的各種情況進行認真的調查和分析，依靠檔案提供的原始資料，才能得到系統、全面、符合實際的準確結論。

（三）.學校檔案是校內外開展各項工作的真實記錄和歷史見證，具有重要的憑證作用。無論是學校的征地、拆遷協議，還是教職工的職稱評定、學生的學籍等等，隨著時間的推移和人事的變動，都只能借助于檔案了解原始情況。其中有一些內容還可以為學校宣傳教育提供生動素材。例如，舉辦各類展覽和報告會，檔案保留的照片、數據等就是對教職工和廣大學生進行校史、校情教育的最好資料，可以激發教職工和學生敬業愛校的熱情。

（四）學校檔案為組織全面培養和正確使用人才提供可靠的依據。人事檔案，它是個人經歷和社會實踐的歷史記錄，是由確鑿的原始材料和歷史證件構成的。它反映了每個人的道德品質、思想政治水平、組織指揮能力、業務技術專長、家庭和社會關系以及身體健康狀況等。無論何時何地，通過查閱完整的人事檔案，就能掌握一個人德能勤績的全面情況，了解他的全部歷史，使其在實際工作中發揮全部的才能。

二、學校檔案管理工作現狀及存在問題分析

自從1988年1月1日全國人大常委會公布實施《中華人民共和國檔案法》，1990年10月24日國務院批準實施《中華人民共和國檔案法實施辦法》以來，學校檔案管理工作努力適應改革發展的需要，不斷貫徹落實《檔案法》和《實施辦法》，在建立科學的管理制度、加強檔案管理人員業務知識培訓力度及改善硬件設施等方面，均有了很大的提高，但在具體工作中仍然存在著許多問題，主要表現在以下幾方面：

（一）對檔案工作重視不夠。這個問題普遍存在，領導和教職工的檔案意識都比較淡薄。例如：形成的材料處室上交不及時，造成年度立卷歸檔工作不能按時完成，以及材料收集不齊全，分散在處、組、室甚至個人的手中，都嚴重影響了學校檔案的系統性和完整性。

（二）人事檔案內容雷同。例如，政治和工作鑒定幾乎一樣，都是“擁護黨的領導，堅持改革開放”，“工作認真負責，踏實肯干，任勞任怨”之類的套話空話，千人一面，都是大好話，這類套話空話往往有結論無事實，共性多，個性少，對具體準確地了解一個人可以說毫無幫助。

（三）檔案管理手段比較落后。目前，學校檔案業務管理和保管技術工作還比較落后，不少檔案管理部門不僅沒有電腦等現代化管理設備對信息進行集中存儲處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設施也不具備。檔案管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費時費力，效力低下，而且影響到檔案的長期安全保存和迅捷方便使用。因此，檔案管理工作要向現代化管理邁進，是當務之急的一項改革。

三、學校檔案管理工作應采取的一些對策

（一）加強對檔案工作的領導和檔案人員的業務培訓。檔案工作牽涉面廣，頭緒復雜，為了保持其完整性和真實性，首先，必須加強對檔案工作的領導，要成立與學院體制相適應的領導機構，組建一支由校領導牽頭，院辦主任主抓，各處室領導和兼職檔案員參加的檔案隊伍。加大力度對全體教職工、各級干部進行有關檔案工作的宣傳教育，統一認識，提高部門領導和全體教職工對檔案工作的重視。同時要采取必要的行政措施，促進各部門把應歸檔的材料收集齊全，及時移交，以便按時組卷、編目。其次，為提高學校檔案人員業務素質和管理水平，要有計劃有步驟地選派檔案人員參加培訓進修。加快檔案人才的培養，建立一支適應檔案開放、開發需要的隊伍也是十分必要的。

（二）健全制度，突破難點。教學工作是學校的中心工作，教學檔案是學校檔案的重要組成部分，它與其他所有檔案一樣，是真實地記載和反映學校教學水平的客觀依據。因此，建立一套完整的檔案管理制度和崗位責任制，已經是學校檔案管理的當務之急。實踐證明，搞好檔案管理，一靠人，二靠制度。沒有規章制度的約束，檔案制度就沒有保證。為了加強檔案管理的制度化，必須做到定點、定人、定期檢查，及時移交，一切有章可循。只有這樣，才能使檔案管理工作跨上一個新臺階。

（三）逐步提高學校檔案的現代化管理水平。目前，許多學校檔案工作基本上屬于手工檢索，人工管理，這已很難適應新時期檔案工作的要求。因此，要加快檔案管理信息化建設步伐，增加必要的軟硬件設施投入，努力實現檔案管理設備和手段的標準化、科學化和信息化。

四、強化主動服務意識為學院發展和社會需求服務做出更大的貢獻

檔案工作在服務方式上客觀存在著被動服務和主動服務兩種并存的方式。所謂被動服務，就是通常所說的“等客上門”，被動地為利用者提供服務。這種方式有待于進一步深化，我們要在提高服務水平，在查準率、查全率和方便利用等方面下功夫。所謂主動服務，就是積極主動地為領導決策和社會各方面的利用者著想，積極努力創造各種服務的條件，主動提供多種服務。這種服務方式，正是我們現在工作的目標，也是當前必須強化的一種服務方式。為此，必須強化主動服務的觀念、強化信息觀念和效益觀念，做主動為學院發展和社會需求服務的熱心人。要用積極創造開發利用的物質條件，提高管理水平，主動為領導決策和教學各方面的利用提供多種服務，才能使之轉化為經濟效益和社會效益。

總之，學校的發展離不開一套嚴格的管理制度。學校檔案管理工作，是學校工作的重要組成部分，在學校的基礎管理中具有不可低估的地位。因此，學校檔案管理工作不可不重視，要形成全員共識，提高學校檔案管理工作水平，以便更好地為學校的規范管理和不斷發展提供良好的服務和必要的保障。

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