論高校檔案人員的素養(yǎng)對檔案工作的影響及對策

摘 要：談檔案員的素養(yǎng)及檔案管理工作存在的問題，怎樣做好檔案管理工作，最重要的是要有適應(yīng)檔案管理工作需要的合格檔案專業(yè)人員。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員；檔案管理工作；檔案學(xué)；專業(yè)知識；文化素養(yǎng)

中圖分類號：G271.6 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 12-0000-01

檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)是從事檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)和修養(yǎng)。檔案工作的好壞、質(zhì)量的高低，最重要的取決于檔案工作人員素養(yǎng)的高低。因此，造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，是促進檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

一、檔案工作人員存在的問題

檔案人員的素養(yǎng)是政治素養(yǎng)、基本知識、基本技能、管理能力、分析處理問題、信息開發(fā)的基本能力等。檔案管理工作的質(zhì)量高低，直接取決于檔案人員的素養(yǎng)高低。隨著社會的進步，各項社會事業(yè)快速發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)也在不斷地更新和拓展，接受新的技能后如何將其應(yīng)用于實際工作中，特別是信息時代的到來，給檔案工作提出了更高的要求。只有不斷提高職業(yè)素養(yǎng)，才能從宏觀上把握了解整個社會發(fā)展的狀況，為高校的教科研提供有價值的信息和資料，得到各級領(lǐng)導(dǎo)及全體教工的認可和重視。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案工作人員工作狀態(tài)懈怠

長期以來，大部分高校領(lǐng)導(dǎo)重視教學(xué)管理，忽視檔案管理，檔案管理工作上存在著一些誤區(qū)，認為檔案員只要能保管好，用時能查到、保管好不丟失就行了，檔案人員忙于應(yīng)付收集整理工作，沒有精力做編研工作，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理人員的要求也不高，將一些老弱病沒有專業(yè)知識人員安排在檔案管理崗位，使檔案管理不夠規(guī)范化、不夠?qū)I(yè)化，形成被動服務(wù)局面。

（二）檔案人員編研業(yè)務(wù)能力不強，人才匱乏

編研工作是開展檔案信息資源的開發(fā)，提高利用水平和工作水平的最佳途徑，也是各高校當(dāng)前檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)。如何創(chuàng)新檔案管理工作的新途徑，開展好編研工作，提高檔案利用率是我們高校檔案工作人員要著力解決的問題。目前檔案專業(yè)人員的綜合素質(zhì)不高，檔案管理人員在理論水平、文化內(nèi)涵、專業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，檔案專業(yè)的管理人員太少，知識結(jié)構(gòu)不合理，年齡偏大的人多。這些情況已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢的，檔案管理人員的素養(yǎng)影響著檔案管理的水平。

（三）檔案管理工作的保密與安全性比較薄弱

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，檔案信息作為現(xiàn)代信息的重要來源，在管理中最具有保密性、權(quán)威性，由于受傳統(tǒng)檔案管理思想及檔案自身保密性、利用滯后性等特點的影響，領(lǐng)導(dǎo)、員工對檔案工作缺乏足夠的了解和認識。很多高校保密制度不健全，沒有制定涉密人員保密守則，也沒有對涉密人員簽訂保密協(xié)議，致使出現(xiàn)泄密現(xiàn)象，給學(xué)校造成損失。再有高校檔案管理庫房達不到管理標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案發(fā)霉、蟲蛀等現(xiàn)象，使檔案的使用壽命縮短。

二、提高檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的主要途徑

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念

改變原有的檔案員簡單保管檔案的觀念，樹立適應(yīng)現(xiàn)代社會的需求、快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)觀念。通過思想觀念的轉(zhuǎn)變，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，完善服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)涵，主動、熱情、及時、準(zhǔn)確、全面、周到的為檔案利用者服務(wù)，這是檔案工作的最終目的。

（二）檔案管理人員要增強服務(wù)意識

檔案管理的價值在于為工作決策提供服務(wù)，沒有良好的服務(wù)，就失去了檔案管理的價值和作用。檔案管理工作是一項重要的管理工作和服務(wù)工作，它要求檔案管理員有熟練的工作技能和較強的服務(wù)意識。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量和工作成果是決定檔案工作好與壞的根本原因。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)技能

進入電子信息檔案管理制度化的今天。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在專業(yè)知識、文化知識以及計算機操作能力等方面都提出了更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。要加強檔案人員對材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，及時做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統(tǒng)計、檢索等相關(guān)的工作。

（四）開展編研工作，提高檔案利用率

高校檔案管理工作迫切需要現(xiàn)代化綜合人才，不僅要具備較高的專業(yè)水平，還要樹立超前服務(wù)意識和主動參與意識。學(xué)校教科研工作發(fā)展到哪里，檔案編研工作就延伸到哪里，否則，時過境遷。主動參與學(xué)校各項活動，檔案部門應(yīng)抓住各種時機發(fā)揮自身優(yōu)勢，充分展示自我，最終達到我要參與為要我參與。編出高質(zhì)量、深層次的編研成果，為學(xué)校教科研服務(wù)。

（五）加強檔案管理工作的保密與安全性

加強培訓(xùn)，提高檔案管理意識，強化職責(zé)。由于檔案管理工作的重要性，為了防止檔案的丟失、泄密要建立健全保密制度，及責(zé)任追究制度，加強利用過程中的監(jiān)督力度，凡是作為秘密及內(nèi)部管理的檔案，要嚴(yán)格履行查問以及審批手續(xù)，禁止擅自復(fù)制或拍照，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定，高校要加強檔案管理保密工作的措施，要設(shè)專門的檔案管理人員進行管理。確保檔案的安全。

隨著檔案信息化的發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，檔案人員既要有過硬良好的思想政治素質(zhì)，又要掌握現(xiàn)代化管理技能和服務(wù)意識。只有做好科學(xué)規(guī)范的檔案管理，才能堅持與時俱進，適應(yīng)新形勢的需要，為高校的教科研工作做出應(yīng)有的貢獻。

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[作者簡介]劉長杰，女，館員，研究方向：檔案管理。