利用信息化技術，提升公文辦理效率

摘 要：隨著經濟的高速發展，機關、企業都在大力倡導提高辦公效率，增強辦公能力。提高文件的辦理效率成為提高機關、企業效率的重要組成部分。電子科學技術的發展為提高辦公效率帶來了新的方式，信息化技術的應用也已經在公文辦理效率方面得到了顯著的成果。

關鍵詞：信息化技術；公文辦理；提高效率

中圖分類號：TM73 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 12-0000-01

社會經濟快發展，公文辦理速度急需加強，公文秘書既要保證文件快速寫好，還要檢查文字中出現的格式錯誤，工作量非常大。公文秘書迫切的需要一個辦公軟件來幫助他們減輕工作壓力。信息化技術的發展，給公文秘書帶來了福音。利用信息化技術，可以有效的減少文件中出現的錯字、格式錯誤，幫助公文秘書減輕工作量，提高工作效率。

一、發文辦理

（一）公文秘書的核心工作。公文秘書在發文辦理中要對公文進行擬定與管理，工作中首先要完成公文的審核，必須保證文件的關鍵數據、事項、表述、流程等項目正確無誤，才能保證文件精神的傳達和日常工作的正確部署。在實際工作中，公文有著及其嚴格的格式要求，公文秘書必須具備精湛的文件編輯與整理能力，才能避免文件出現各種各樣的格式問題。公文秘書往往需要花費很長時間修改公文中的格式錯誤，浪費了公文秘書寶貴的時間，減少了對于其他工作的時間，降低了公文秘書的辦公效率。公文秘書急需一個有著高標準節省時間的辦公軟件來解決文件審核巨大的工作量。

（二）信息化技術自動處理錯誤。信息化技術的應用，極大地提高了文件辦公的效率，幫助公文秘書解決了重大的難題。信息化技術一般能夠幫助解決排版錯誤、部分內容錯誤或者格式錯誤、主題詞錯誤等常見的重要錯誤，因此在公文辦理過程中發揮了強大的作用，幫助公文秘書提高了工作效率。

第一，排版錯誤。排版錯誤主要是文字格式和數字格式錯誤，也有可能是排版要求的特別格式錯誤。常見的是，一般的文件中正文字體要求用仿宋一G2B312，數字采用Times New Roman字體，文件中出現的標題也有特殊要求，一般采用一級標題黑體，二級標題字體小于一級標題可以加粗等。還有就是排版要求中的特別格式出現了錯誤，大多數的文件都要求首行縮進2個字符，標題要居中。Word軟件有時會發生格式錯誤，不能進行調整格式，這種情況需要特別注意。

一般出現了這種情況，使用VBA宏解決。它能夠通過有效的過程制定公文描述的細則，這也是難點和核心內容。依據公文秘書熟練的技能，在Word VBA程序中，將美觀的辦公文件細則規范，通過修改其中的代碼和錄制宏，實現自動化操作。它也有難點，就是實現評分細則的有關的內容標準化要求，若是涉及到字符，要把單位設為厘米。

第二，出現了部分內容錯誤和格式錯誤。這種錯誤一般就是特殊格式，排版無法解決。一般的公文中對于標題都有特殊的要求，對公文內容也有層次要求，涉及到特定的格式問題。還會因為公文秘書的粗心，造成了一些文字內容發生了錯誤，錯別字是主要。

出現錯別字，進行標記，一般不會進行更正避免出現改錯的情況。標記以后，公文秘書對文件進行審核的時候，著重注意標記內容，仔細斟酌，確認是否修改。VBA有Word通配符功能，通過正則表達式的引入增強，能夠達到一些內容錯誤自動標記和更正的措施。

這種方法也有難點，最主要是錯誤描述規則很難編寫，即使編寫成功也要進行多次調試才能進行文件處理工作。并且，文件辦理過程中會出現各式各樣的錯誤問題，文件不同錯誤也會不同，文件撰寫人不同造成的錯誤也會不同，這對內容錯誤的糾正造成了很大的困擾。現在，一般使用數據庫技術，將出現的各種錯誤都添加到數據庫中，擴充數據庫的錯誤資源，豐富錯誤案例，來應對處理不同的錯誤。錯誤總是在更新，數據庫也要及時更新，不斷引入新的錯誤，應對千變萬化的錯誤。

第三，主題詞錯誤。主題詞有專門的規則，不同的部門使用的主題詞也不一樣，依據規定，一共有956個主題詞需要進行特殊記憶。由于主題詞這些特點，信息技術部門專門設計開發了主題詞校驗軟件，它的難點和核心內容就是要規范規則的標準。具體要求如下：（1）主題詞的第一個詞是類別詞；（2）最后一個詞必須是文種；（3）類屬詞和類別詞占一個到三個，主題詞中間不能加△符號；（4）每個主題詞中間間隔一個全角空格；（5）反義詞匯、人名、時間、地點都不能出現在主題詞中；（6）主題詞內容豐富，與文件內容關聯性強。在這6條規則中，第五條要求計算機無法處理，需要辦公秘書提起高度注意，獨立完成。

（三）多種措施提升公文辦理效率。每一種信息技術的應用都經過嚴格的測試，對于文件辦理有極高的要求，基本能夠規避文件處理工作中常見的錯誤。即使沒有發現文件中的錯誤，也會隨著資源數據庫的擴充，不斷完善和豐富內容。信息化技術在文件發文過程中發揮了重要的作用，已經幫助公文秘書解決了大量難題，減輕了工作壓力。

二、收文辦理

（一）公文秘書的核心工作。公文秘書在收文件環節主要主責就是中轉文件，擬辦公文，并且按照規定填寫擬辦意見。擬辦工作主要是對文件信息的預處理并且做出分類，文書會根據公文秘書做出的擬辦意見，將公文送到相應的部門進行處理。擬辦能夠加快領導的辦公效率，幫助企業加快運行效率。

公文秘書在進行擬辦文件的處理時，先對公文進行閱讀，打開模態窗口，要求閱讀文件的時候，專注于文件的內容，不要進行其他的操作。填寫擬辦文件時候，原則是送到最適合的相關部門，閱覽范圍適中，若是遇到修改擬辦意見的時候，會出現錯別字或者是領導名字排序、科室重復出現等一系列問題。

（二）免輸入擬辦意見。遇到上述出現的問題，我們一般采用信息化處理，使用擬辦意見免輸入器。擬辦意見免輸入器能夠避免手工輸入出現的問題，實現看文件的同時進行擬辦輸入。將領導排名、科室順序等指標進行統一，進行標準化的排序。在使用過程中，不會出現順序錯誤等問題，避免了大量的邏輯錯誤，提高文件的擬辦效率。

三、結束語

信息化技術在公文辦理過程中起到了重要的作用，不但發文環節能夠糾正文件中的格式、排版錯誤，避免了主題詞的記憶，減輕了公文秘書的工作量，還在收文環節擬辦過程中，防范了領導、科室、部門順序出現錯誤的情況，極大的提高了公文秘書的辦公效率，加快了企業領導的辦公效率，為企業的發展做出了重大的貢獻。

參考文獻：

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