淺談永嘉縣房產檔案數字化的建設

摘要：近幾年，隨著計算機的發展和普及，以及房地產行業的迅速發展，傳統手工作業方式的檔案管理不僅工作效率低，而且使得房產檔案信息得不到充分利用，這就對房屋產權產籍的管理提出了更高的要求，房產檔案數字化的建設也就勢在必行。本文就房產檔案數字化的建設目標、作業標準和流程進行了客觀分析，并對如何有效進行此項工作提出建議。

關鍵詞：房產檔案；數字化；標準

為了建立永嘉縣住房個人信息系統，將原先傳統的紙質房產檔案進行集中數字化加工，并與檔案目錄數據庫進行一一對應的關聯掛接，然后將檔案數據批量導入溫州市統一房產檔案管理平臺。同時，實現與GIS地理信息數據關聯，實現永嘉縣住房和城鄉建設局將上塘功能區的住房個人信息系統（一期）項目委托我院生產。作業區以上塘功能區為主，包括路口片、渭石、李浦、黃嶼、觀前、石門等村莊，約為4萬戶的房產檔案數字化工作，范圍如下。

一、檔案數字化掃描、入庫方案

1.1數據要求

房產掃描圖件的要求是：掃描圖件的格式是TIF格式，掃描分辨率是：200DPI。掃描圖件像素大于2000*3000。掃描圖片要能比較清楚的辨認出字跡，大面積的陰影黑塊應在圖像處理的流程中清理。

1.2生產流程

按照本項目檔案資料特點，結合溫州市房產管理局檔案系統要求和多年的數字化經驗，力求做到掃描效率高、圖像掃描清晰、數據不丟失、檔案不凌亂、不損壞恢復原樣、安全。其加工流程如下：

（1）檔案下架：到房管檔案室下架提取需加工的檔案，登記明細并按數量裝箱運至指定的加工場地，提供現場加工服務。然后將房產檔案與數據庫里的信息進行逐一搜索，找到匹配信息后進行下架，生成每本檔案的唯一案卷號。

（2）檔案整理組：將房產檔案拆開，將其中的發票、身份證等進行分項粘貼，并在所有原件上蓋上原件章。然后將檔案按照新的目錄進行整理，并對檔案進行重新打頁碼。

（3）預處理組：將檔案目錄輸入軟件里入庫。

（4）掃描組：將檔案進行掃描入庫。

（5）圖片處理組：將掃描進來的檔案進行頁面效果處理。

（6）表決組：對掃描進來的檔案進行排序。

（7）總檢：對檔案的質檢，包括目錄整理、打碼、掃描、表決、圖片等內容的檢查。

（8）裝訂組：檔案的裝訂。

（9）檢查入庫組：將歸還的檔案及掃描成果進行檢查，并入庫。檢查的內容包括校對目錄、校對頁碼、校對檔案圖件排序、校對圖片掃描質量。如果出現問題，就在該問題的檔案上做上問題說明，然后退回到總檢。總檢再根據問題返回到相關崗位進行修改。

1.3作業標準

1、檔案裝訂：檢查所有檔案的裝訂還原情況，差錯率≤1‰。

2、掃描圖像：漏掃率≤0.2‰。

3、圖像質量：圖像質量情況完好率95%。

4、格式封裝：圖像文件的命名差錯率≤1‰。

5、著錄：以案卷（文件）為單位，關鍵字段正確率100%，其余字段錄入錯誤率≤5‰。

6、OCR文本：題名、文號、發文日期、發文單位等關鍵字段，100%正確。OCR自動識別的正確率原則上應該達到90%以上。（本項目不涉及此項）

7、條目與圖像掛接：掛接正確率100%

8、檔案原始材料：100%不缺失。

二檔案信息化掃描實踐

2.1檔案信息化的情況

房產檔案信息化掃描工作開始前，組織作業人員認真學習各種相關的規范和規程、個人住房信息系統建設設計書、檔案標準化整理等與作業有關的技術文件，從思想上認真對待，以高質優產方針來指導房產檔案信息化工作，其作業過程嚴格按照相關要求執行。在實際工作中有如下設計書沒有涉及的內容。

1、在流水線開展初期，房管相關負責人員提出要制定新的卷內目錄，將檔案進行重新統一的整理。這點要求將房產檔案信息化的工作量增加了一倍，其中涉及的房產檔案的專有概念認識，我們作業人員的責任心都提出了嚴峻的考驗。我們通過不斷的強化責任心，以及和房管管理人員的互相協調來克服，保證檔案的重新整理合理標準化。

2、房產檔案掃描至500宗時，房管負責人提出掃描成圖的影像是黑白的，無法體現原紙質檔案件是復印件還是原件，因而要求原紙質檔案中是原件的那頁加蓋“原件掃描”章。經過雙方協調一致同意，該500宗以及信息化的檔案不再重復掃描。后續檔案中時原件的，該頁加蓋“原件掃描”章。

3、原紙質房產檔案由于歷史原因，存在少許檔案并未在溫州房產檔案信息中心建立相關信息，也就是未建檔的遺漏檔案。還有部分檔案由于我們流水線的數據庫是在2012年7月31日建立的，在該日期后的新增檔案件無法在我們流水線的數據庫中及時增加。針對這兩種情況，經過雙方協商，遇到這部分檔案先挑選出來退給房管檔案室統一保管，在數據庫定期更新后在一起補掃。

2.2內部檢查驗收與結論

由于房產檔案信息化流水線我們采用了杭州唐人公司開發的專業流水線控制軟件，所有成果檢查分為兩個部分，分別是我方總檢檢查和房管方檢查入庫組的質量檢查。總檢檢查是總檢對各宗掃描影像分別進行圖像質量、排序情況、下架信息匹配情況等檔案信息化的整體質量進行檢查。房管方的檢查入庫組：主要負責將歸還的紙質檔案及掃描成果進行檢查。檢查的內容包括校對目錄、校對頁碼、校對檔案圖件排序、校對圖片掃描質量，以及發現掃描質量問題，就在該問題檔案上做上問題說明，然后退回到我方掃描組當場解決。同時，對所有的掃描資料，編寫技術總結報告，總工辦進行最后把關，確定合格后編寫質量檢查報告。

在質檢中發現的情況：

（1）檔案裝訂有脫頁、折頁等情況。

（2）“原件掃描”章蓋錯或者遺漏。

（3）掃描的圖像質量不佳等。

針對出現的問題，已責成各相關作業人員及時進行了修改。

總結：

永嘉縣房產檔案數字化建設使檔案管理模式發生轉變，從以紙質檔案的保管和利用為重點，轉向紙質檔案圖像化，實行數字化存儲、檢索、管理和提供服務為重心，進而使得房產檔案信息的集中管理更規范，房產檔案信息的查詢和提供更輕便高效，同時也能為將來房產檔案信息集成到數字永嘉的公共平臺的資源共享整合提供了高度集成性。

參考文獻

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