提高農(nóng)村基建檔案管理水平與成效的對策分析

摘要：農(nóng)村基建檔案是反映新農(nóng)村建設成就的重要載體，本文針對農(nóng)村基建檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題，分析并探討了提高農(nóng)村基建檔案水平與成效的對策。

關鍵詞：農(nóng)村基建；檔案管理；水平；成效

農(nóng)村基建檔案管理是農(nóng)村基本建設過程中的一項基礎工作。基建檔案反映了農(nóng)村建設從項目實施到竣工驗收整個過程的基本情況，詳細地記錄了項目管理進程和工程實體面貌[1]。顯然，基建檔案只有保持完整、準確、系統(tǒng)，才能真實反映工程建設全貌。在工程項目建設過程中，形成大量的文字、圖表、音視頻文件等各種資料，若不能全部保存下來，文件資料支離破碎，那就很難全面評價工程建設情況，甚至可能得出錯誤的結論，不僅不利于工程的正確評價，對以后的維護、修理等工作也帶來很多不利的影響。因此，農(nóng)村基建檔案管理工作是非常重要的，必須加以重視并努力提高檔案管理水平和成效。

1 農(nóng)村基建檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案制度不健全，檔案措施難到位

許多施工單位為了節(jié)省費用，降低成本，既不設置基建檔案管理部門，也不配備充足數(shù)量的項目文件管理人員，基建檔案管理制度更不健全。由于沒有檔案管理制度細則約束，加上檔案管理人員專業(yè)水平低，基建工程驗收、結算不及時，檔案的收集、整理、歸檔不按要求操作，歸檔時間拖延過久[2]。一些施工單位后期人員陸續(xù)撤離之后，留下的人員對檔案資料不熟悉，甚至簽字手續(xù)都不完備，需要監(jiān)理等人員代簽。其次，基建檔案監(jiān)管機制缺乏，檔案管理職責不清，檔案管理措施很難到位，在檔案管理起步階段就處于一種比較混亂的狀態(tài)。由于施工單位或施工隊伍內(nèi)部資料管理人員更迭頻繁，常常出現(xiàn)人走資料也被帶走、人離開資料也消失的奇特現(xiàn)象，因而基建檔案管理效果差。

1.2 基建牽涉部門多，檔案收集難度大

基建工程涉及土地、規(guī)劃、水土保持、環(huán)保、金融、消防、電力、供水、綠化等眾多部門。參建單位包括建設單位、勘察設計單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、質量監(jiān)督站、檔案管理部門等。建設單位內(nèi)部也包括審計、監(jiān)察、基建、財務、資產(chǎn)、后勤、辦公室等科室。在檔案管理中經(jīng)常一個人管理多個類別，由于對施工業(yè)務和工程進展不熟悉，對歸檔資料的完整性、準確性和重要性無從判斷，故而檔案散失、歸檔不全、重要資料缺失的現(xiàn)象很難避免。

1.3 賞罰不明有怨氣，檔案質量難保證

由于檔案管理獎懲制度不健全，賞罰不分明，很容易挫傷檔案管理人員的工作積極性。雖然檔案資料收集可以依制度規(guī)定進行，但重要檔案的收集還是需要克服不少困難、花費不少心機才能獲得，然而收集到重要檔案資料后非但沒有獎勵，重要檔案的遺漏也不會受到處罰，久而久之檔案人員就會喪失收集重要檔案的積極性。例如竣工圖是基建檔案中的重要資料，由于施工過程中存在設計變更等現(xiàn)象，竣工工程往往與當初的設計圖紙有很多出入，竣工圖反映的是最終結果，如果竣工圖未歸檔或編制不規(guī)范，將影響工程以后的追責，很多“豆腐渣工程”出現(xiàn)事故時，就因為找不到工程檔案，導致有關各方相互推諉責任。

1.4 檔案隊伍不穩(wěn)定，檔案管理不規(guī)范

農(nóng)村檔案工作大都由秘書之類的文員兼任，由于對檔案管理業(yè)務生疏，對建檔、整理、歸檔等專業(yè)知識知之較少，加上秘書工作本身事物繁雜、瑣碎，很難有更多精力對施工單位建檔進行監(jiān)督和及時指導，這不僅與《檔案法》相關規(guī)定相悖，而且造成檔案工作人員隊伍不穩(wěn)定。秘書工作通常缺乏連續(xù)性，很多人剛開始熟悉檔案工作，又被調(diào)往其他工作崗位，這直接影響到檔案管理工作的質量[3]。現(xiàn)實中檔案歸檔常有偏重，例如重視上級文件、文書檔案和傳統(tǒng)檔案，輕視聲像檔案、電子文件的收集，因此檔案收集管理方面不夠規(guī)范。

1.5 檔案保管條件差，設施不全存隱患

農(nóng)村基建檔案管理設施條件差。各地經(jīng)濟發(fā)展水平不一，檔案管理設施水平當然有差別。然而不少基建檔案室設備陳舊確是事實，這些檔案室設備更新緩慢，甚至部分村鎮(zhèn)沒有獨立的檔案室，檔案保管也達不到“八防”要求（即防火、防盜、防塵、防光、防潮、防蛀、防腐及防高溫）。有一些獨立的檔案室也因為經(jīng)常堆放與檔案無關的物品而存在不同程度的安全隱患。

2 提高農(nóng)村基建檔案水平與成效的對策

2.1 加強組織領導，完善檔案制度

領導重視是提高基建檔案管理水平與成效的關鍵，只有領導轉變了觀念，并樹立了指導檔案管理的科學思想，那么一切事情都比較好辦了。農(nóng)村各級政府主要領導應克服輕視檔案的思想，全面而深刻地認識到基建檔案在社會主義新農(nóng)村建設中的重要作用，實施檔案管理統(tǒng)一領導、副職分管及建立檔案工作小組的措施，有計劃、有組織地推進基建檔案管理步入正軌。其次，完善檔案管理制度，建立并完善《基建檔案管理制度》、《基建檔案收集、整理、歸檔制度》、《基建檔案保密制度》、《基建檔案鑒定、利用和銷毀制度》、《基建檔案人員崗位責任制》、《基建檔案交接制度》等配套管理制度，使檔案管理有據(jù)可依、有章可循。

2.2 明確檔案責任，細化建檔標準

作為各參建單位，有責任做好各自的檔案工作。應敦促和監(jiān)督建設單位通過合同形式，與設計、施工、監(jiān)理、材料、設備等各參建單位明確各自檔案工作的責任。具體內(nèi)容包括：（1）明確各參建單位檔案工作責任人；（2）明確各參建單位檔案工作職責；（3）明確各參建單位歸檔要求與歸檔流程；（4）明確各參建單位歸檔與工程款支付的對應關系，明確各參建單位移交經(jīng)審查合格的檔案資料以后才能支付工程款或工程尾款；（5）細化建檔標準，制定各參建單位檔案資料收集、整理、歸檔的標準，明確細節(jié)要求，憑標準驗收和移交檔案資料，凡不符合標準要求的一律不予驗收和移交。（6）明確檔案資料現(xiàn)場保管條件及“八防”要求。

2.3 嚴格管理制度，強化行政手段

有制度而缺乏不折不扣的執(zhí)行，制度也很難發(fā)揮作用。農(nóng)村基建檔案管理制度若要有效執(zhí)行，嚴格管理制度是必須的，這也是《檔案法》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)所賦予的權力。嚴格管理制度應強化行政手段的效力，將在建項目檔案資料的收集納入日常工作中并開展長期的監(jiān)管。如前所述，基建檔案管理明確責任是非常重要的，所以應督促建設單位成立專職檔案管理機構，明確責任人。要求建設單位提前介入到工程項目檔案管理中，并與參建單位做好檔案交底工作。要求各參建單位建立相應的檔案機構，配備專職檔案管理員，建立并完善檔案管理獎懲制度，對有關單位及其責任人根據(jù)其檔案目標管理要求給予獎勵或處罰。

2.4 改善用人機制，加強業(yè)務培訓

為了保證農(nóng)村基建檔案工作的質量，合理的用人機制是基礎和保障。基建檔案專業(yè)多、內(nèi)容雜、信息量大，檔案工作人員不但要具備檔案管理知識，還必須懂得各專業(yè)內(nèi)容和特點，因此必須選派合適的人選負責檔案工作。檔案管理人員應由具有較強責任感及對基建各專業(yè)有一定基礎的人員擔任。然后對其進行檔案管理知識培訓，使其掌握檔案收集、整理、歸檔、立卷、管理和利用知識。日常培訓應包括基建管理和檔案管理兩個方面，通過定期不間斷的培訓提高檔案管理人員的知識水平和業(yè)務能力。在用人上應當不拘一格，以能力和責任作為考核主要標準，不僅要重視人才培養(yǎng)，還要擅長引進優(yōu)秀人才并充實到檔案管理隊伍中來。

2.5 合理配置資源，完善檔案設施

完善農(nóng)村基建檔案管理必須加大投入，政府財政上應向農(nóng)村基建檔案工作傾斜，提供足夠的經(jīng)費投入，不僅用于基層人員培訓，還需要在檔案管理硬件設施上加以改善。應合理配置資源，各村鎮(zhèn)應建立獨立檔案室，并滿足“八防”要求。在室內(nèi)配置檔案存放架、電腦及相關設備（如打印復印一體機、掃描儀、刻錄機等）、空調(diào)或除濕機等硬件設施。為了適應信息化管理的需要，應建立電子化檔案，并逐步過渡到無紙化管理。應采用先進的應用軟件進行檔案編輯、存儲和調(diào)用。基建工程中已普遍采用CAD軟件進行繪圖，因此檔案室應安裝CAD軟件，并收集CAD格式的設計文件，為數(shù)據(jù)錄入節(jié)省時間，提高檔案管理效率[3]。

3 結語

農(nóng)村基建檔案反映了農(nóng)村基建工程的真實面貌，也是社會主義新農(nóng)村建設成就的體現(xiàn)，因此應本著對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的宗旨管好、用好基建檔案。基建檔案也是潛在的生產(chǎn)力，通過加強檔案的管理、編研、開發(fā)和利用工作，農(nóng)村基建檔案必將綻放勃勃生機，推動新農(nóng)村建設事業(yè)取得更大進步和更多成就。

參考文獻：

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作者簡介：

劉綺鳴，女（1985.8-），廣東省中山市人，檔案管理助理館員，主要從事檔案管理工作。