高校檔案管理中電子檔案管理淺探

趙丹

摘? ? 要： 隨著電子信息技術的發展，數字化校園逐漸形成，高校電子檔案逐步應用。目前高校檔案以電子檔案和紙質檔案形式為主，電子檔案因便捷、節約資源、利于檢索等優點逐漸成為高校檔案管理的重要組成部分，當然電子檔案也存在弊端。本文針對高校電子檔案的應用現狀分析了電子檔案的利弊，并提出了電子檔案應用管理的建議。

關鍵詞： 電子檔案? ? 高校檔案管理? ? 數字化校園

一、高校電子檔案的應用現狀

（一）高校檔案管理中電子檔案和紙質檔案并存。

隨著高校擴建和學生人數增多，檔案管理在教學管理中的任務越來越艱巨，電子檔案的出現使高校檔案管理更加便捷和高效。現在的高校檔案管理中，紙質檔案沒有完全退出，而是在紙質檔案的基礎上逐漸應用電子檔案，出現電子檔案和紙質檔案并存的現象。電子檔案在高校檔案管理中主要發揮保存備份、檢索查找、交換傳遞等功能，紙質檔案的應用仍然占據重要地位。

（二）建立在高校網絡信息技術基礎上的電子檔案。

電子檔案需要在相應的電子硬件和軟件設備的基礎上儲存、提取和修改等，沒有設備、軟件的支持，電子檔案便沒有發揮的余地。紙質檔案雖受電子技術的影響較小，但是難以替代電子檔案強大的檢索功能和集約的儲存能力及靈活的變更和傳遞功能。電子檔案的保管儲存、傳導信息和變更處理都離不開電子信息技術、網絡的支持。

（三）電子檔案利用效率過低。

高校電子檔案投入了信息技術的支持，利用電子計算機、網絡等設備，進行定期的設備維護和檔案檢查等工作，但是電子檔案的利用意識卻相對匱乏，計算機與網絡在電子檔案管理中并未完全體現出強大的信息化處理能力。電子檔案的管理人員較少，且專業性有待提高，對于檔案的批量處理能力等電子檔案管理能力仍需加強培訓學習。

二、關于高校電子檔案管理的優點以及存在的問題分析

（一）電子檔案管理的優勢分析。

1.電子檔案易寫入，降低了人力成本。

電子檔案依賴于計算機技術的應用，在電子檔案的錄入過程中計算機的應用，使電子檔案的寫入更加便捷，相較于人工的紙質版檔案，減少了手寫的過程，節約了人力成本。

2.電子檔案易儲存和傳遞，減少了資源浪費。

電子檔案的文檔儲存形式主要是電子文檔，只需要儲存在硬盤之中即可，相較于紙質檔案，電子文檔實際占用空間少，減少了紙張的使用，便于儲存和傳遞，且受外部環境影響較小，節約了資源。

3.電子檔案管理的信息技術支持，提高了工作效率。

電子檔案的信息技術支持，使得文件的讀寫速度提升，同時檢索功能和批量處理功能獨具優勢，在傳遞信息等方面，電子檔案可以實現互聯網的快速傳遞，提高了檔案管理工作效率。

（二）電子檔案管理中存在的問題。

1.電子檔案儲存風險。

電子檔案儲利用計算機技術，采用高速的信息讀寫技術，而且儲存在各種設備之中，如果設備受到外部環境的影響，在不備份的情況下，造成數據丟失難以還原的情況，在儲存方式上有極大的數據丟失風險。

2.電子檔案易受到更改和病毒攻擊。

依賴于電子計算機和網絡技術的電子檔案，在接觸到網絡時，容易造成信息的泄露和被修改的風險，且電子檔案被修改和復制及刪除時痕跡不明顯，極易造成原始數據的變更，且在應用過程中新舊電子檔案容易混淆，分不清楚原件和復制文件等。在網絡技術不斷發展的情況下，容易受到網絡勒索病毒的侵害等。

3.電子檔案投入和利用不成比例。

電子檔案前期需要投入大量資金購買設備和專業的管理工具、軟件等，然而進行了大量輸入和整理后，對于電子檔案的應用卻沒有引起重視，電子檔案大多被作為紙質檔案的備份，忽略了電子檔案強大的處理和更新功能。

4.電子檔案的管理人員較少，且缺乏專業性。

電子檔案的管理人員大多為學校的老師等工作人員，而且專門負責電子檔案的人員較少，缺乏必要的電子檔案管理技巧和專業化的操作技術，導致電子檔案在梳理和整合、存儲和實際應用上不能完全展現出信息技術的強大功能。

5.電子檔案傳遞易出現網絡風險。

電子檔案的網絡傳遞中容易造成電子檔案的毀損和傳遞信息缺失的現象，而且容易受到網絡病毒的侵害，設備和網絡故障時極易出現數據丟失現象。

三、針對高校電子檔案管理的建議

（一）在規整電子檔案之前，進行信息整合。

在電子檔案錄入之前，首先應該根據要錄入或者修改的內容進行多方面的信息收集，如學生的個人信息檔案、教學內容方式方法檔案的變更信息等，進行信息的歸納整理，進行統一的高校電子檔案錄入工作和修改工作。

（二）做好電子檔案的存儲和備份和更新工作。

1.選擇合適的存儲介質。

電子檔案雖然在存儲空間上相較于紙質檔案占用的空間較少，節約了紙張的使用和資源，但是由于依賴計算機信息技術，仍然避免不了存儲質量問題，存儲時應盡量選擇容量大、質量好的硬件設備，選擇適合電子設備存儲的辦公環境和儲存環境，做好存儲工作，保證電子檔案存儲的完整性和安全性。

2.對電子檔案進行備份。

電子檔案的存儲受制于計算機技術和設備本身，為避免出現數據的損壞和丟失現象，要對電子檔案進行備份，儲存在不同的硬件或者存儲空間內，保證數據的完整，為數據提供基本的安全保障。

3.及時對電子檔案進行更新工作。

電子檔案存儲量大，涉及教師、學生、教學內容等重要方面，包含影像、聲音、word文檔等文件，且隨時間的推移，很多學生畢業多年且新生不斷加入，學生電子檔案需要及時更新和儲存，教師的教學方法和教學內容涉及變更事項，應針對電子檔案及時更新。

（三）針對電子檔案應用的設備、網絡技術等定期檢查。

電子檔案不同于紙質檔案，紙質檔案以紙張為媒介展現檔案的文件和真實有效性，而電子檔案以計算機信息技術為支持，雖然受到外部自然環境的影響較小，但是對電子設備的要求較高，如果出現設備故障，電子檔案必然受到不同程度的影響，應讓專業維修人員進行硬件、軟件設備的定期檢查，保證電子檔案管理在正常環境下進行。

（四）做好電子檔案本身的保密性工作。

電子檔案在高校網絡環境中仍然會受到網絡病毒的攻擊或者如若操作不當，則極易造成電子檔案信息的外泄，為了避免這一現象，應該加強校內網絡安全防護，建立基本的電子檔案防火墻，防范勒索病毒等攻擊行為。

（五）加強對電子檔案管理人員的培訓。

高校內管理檔案的人員可能并非是專業的檔案管理人員，技術應用能力較弱，專業性的檔案管理人員相對較少，且很少重視專業檔案管理人才的招聘和任用，導致已有的電子檔案沒有專業的系統處理方法和有效的電子檔案應用。針對電子檔案管理人員的相對匱乏，應該引起高校相關方面的重視，積極組織進行電子檔案管理者的培訓，為電子檔案管理工作培養專業性的管理人才。

（六）制定統一的電子檔案管理標準和要求。

電子檔案容易出現操作失誤的情況，如果出現誤刪或者不經意的更改就會影響電子檔案的真實性和原始性，相較于紙質檔案，電子檔案沒有明確的操作規范及模式要求，應該制定統一的電子檔案管理標準和操作要求等，加強對檔案管理人員操作行為的制度化、規范化要求，保證同類電子文檔格式、結構的完整性，建立嚴格的電子檔案核查制度，將責任落實至具體個人，以減少電子檔案管理過程中操作失誤等現象，保證電子檔案的完整性和真實性。

（七）采用“雙套制”管理，與傳統檔案相結合。

電子檔案雖然節約了成本，在財力、物力、人力方面遠小于紙質檔案成本，但是紙質檔案具有不可完全被電子檔案替代的優越性，紙質檔案可以作為憑證，完整的文件保存更具有說服力，同時作為紙質版的文檔，不容易出現內容上的刪除或者修改失誤，相較于電子檔案的操作過程更具有嚴謹性，因此應該重視紙質檔案在檔案管理中的重要性，可采取紙質檔案和電子檔案相結合的“雙套制”檔案管理，使兩種檔案管理優勢互補，取長補短提高檔案管理的效率和嚴謹性。

（八）針對不同的使用人員進行電子檔案權限設置。

為保證電子檔案的完整性和真實性，電子檔案的訪問及寫入權限都要根據用戶身份進行權限管理。如學生進入電子檔案系統，需要進行身份驗證，通過賬戶密碼登錄系統，計算機進行數據庫內的資料信息識別給予反饋。如果用戶身份驗證失敗，即賬號密碼錯誤則無權限進入電子檔案系統。電子檔案的專業管理人員則可以設置修改權限，但是要制定嚴格的操作規范要求。

（九）對電子檔案進行管理分類。

高校檔案文件眾多且分類復雜，為了堅持電子檔案的合理性和方便查閱原則等，應該對多樣的檔案進行歸納整合、分類管理，根據檔案的性質分為：學籍類電子檔案、學生類電子檔案、教師類電子檔案及教學常規類、學術類、教研類等。根據檔案內容實質進行劃分，分類管理，安排專業的管理人員負責，才能真正發揮電子檔案強大的存儲功能和便捷的查詢、批量處理等優勢。

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