論提高基建檔案收集與整理水平的有力措施

在我國各行各業(yè)迅速發(fā)展的同時，其相關(guān)部門的管理能力也在不斷地提高，特別是隨著基建行業(yè)的發(fā)展，基建檔案的收集與管理工作也在不斷的提高自身需求，加強(qiáng)自身管理水平。基建檔案是對基礎(chǔ)建設(shè)在形成過程中的一種記錄，是對建設(shè)事物的真實(shí)反映，其在工程的建設(shè)和發(fā)展的過程中起著重要的作用，但就目前而言，基建檔案的收集與管理工作仍然存在著不足之處。本文就將針對基建檔案收集與管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并就如何提高基建檔案收集與管理水平提出相關(guān)的解決對策。

前言

它不僅記載了工程在不同時期的建設(shè)活動，具有一定的保存價值，同時也是基建項(xiàng)目管理過程中不可或缺的重要參考材料。基建檔案包括建設(shè)投資計劃、項(xiàng)目資金、項(xiàng)目設(shè)計以及施工材料管理與維修等內(nèi)容的記載，是一項(xiàng)復(fù)雜而繁多的重要工作。由于基建檔案收集與管理工作涉及范圍廣，檔案的內(nèi)容收集較為繁多，在材料的收集過程中需要花費(fèi)大量的人力來進(jìn)行。同時，基建檔案的管理工作也關(guān)系到材料收集的力度和工程建設(shè)的好壞，基于此，各基建單位的領(lǐng)導(dǎo)部門更應(yīng)該重視基建檔案的收集與管理工作，努力提高基建檔案的收集與管理水平，嚴(yán)格制定基建檔案的收集與管理制度，對檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督與審查，以此促進(jìn)基建檔案的收集與管理工作，提高基建檔案的收集與管理能力。

基建檔案收集與管理的現(xiàn)狀

我國工程建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大使基本建設(shè)進(jìn)入了高速發(fā)展時期，而在施工過程中，基建檔案的收集與管理工作又是必不可少的一環(huán)。但由于施工單位對于基建檔案收集與管理的重視程度并不相同，一些基建單位在檔案的收集方面經(jīng)常敷衍了事，很少進(jìn)行嚴(yán)格的審查，導(dǎo)致后期工作難以進(jìn)行。基建檔案管理在各單位的基建工作眾人仍然是一個亟待解決的重要問題。管理人員執(zhí)行力度的輕重直接關(guān)系到基建檔案的管理工作，加之現(xiàn)如今的基建檔案管理制度尚未得到全面的落實(shí)和完善，工作人員對檔案的管理沒有一個明確的認(rèn)識，在收集和管理過程中往往會造成遺漏，導(dǎo)致基建檔案收集與管理工作存在各類問題。

提高基建檔案收集管理水平的有力措施

基建檔案在收集與管理的過程中難免會遇到問題，而為了更好的對基建檔案進(jìn)行收集與管理，就需要相關(guān)的工作人員在實(shí)際操作的過程中尋找多方面的突破口，找到解決辦法，從根源上解決基建檔案的管理現(xiàn)狀。

1.加強(qiáng)資料收集整理工作

學(xué)校在建設(shè)過程中所劃分的各類基建項(xiàng)目應(yīng)保留相關(guān)的施工資料，相關(guān)工作負(fù)責(zé)人員應(yīng)對所上交的基建項(xiàng)目資料進(jìn)行分類整理。學(xué)校工程項(xiàng)目建設(shè)的前期階段資料主要有項(xiàng)目設(shè)計方案、物品采購單、項(xiàng)目報告書等，這些資料都需要檔案整理人員進(jìn)行收集并整理，而在收集資料的過程中，項(xiàng)目的改動、圖紙的增減或數(shù)據(jù)的變更都應(yīng)該納入收集工作中，做到及時記錄，并加入相關(guān)檢驗(yàn)資料和證明。在基建項(xiàng)目的后期工作中，需要各基建單位出具基建證明、項(xiàng)目檢測報告以及基建材料統(tǒng)計等，這些資料是基建檔案中最為重要的部分，檔案整理人員一定要做好相關(guān)的整理工作。

2.加強(qiáng)文字材料的收集工作

基建工程項(xiàng)目的每個階段都需要項(xiàng)目設(shè)計方案的指導(dǎo)，其中文字和圖表的資料顯得尤為重要，圖表能夠給項(xiàng)目帶去一個良好的施工布局，而文字資料則是對圖表中的設(shè)計方案進(jìn)行詳細(xì)的解說，同時文字資料也能夠記錄下工程項(xiàng)目的進(jìn)展情況，在工程結(jié)束后，文字材料能夠在項(xiàng)目辦理交接手續(xù)、應(yīng)對審查、處理糾紛等事件中發(fā)揮重要作用，只有基建項(xiàng)目資料管理的工作人員切實(shí)做到了對文字資料的保管和整理，按照項(xiàng)目的進(jìn)度時間表分類整理項(xiàng)目材料，才能在日后起到便于查閱的作用。

3.提高檔案內(nèi)容的完整性

基建項(xiàng)目的完工時間以項(xiàng)目的進(jìn)度為主要依據(jù)，一個項(xiàng)目中的所有內(nèi)容都是不可重復(fù)的，其檔案內(nèi)所表選出的整體性也獨(dú)一無二，只有做好基建期間所有資料的完整收集，才能夠?yàn)轫?xiàng)目后期的管理工作帶去便利，減少可能出現(xiàn)的問題。對于基建項(xiàng)目檔案的整理，除了要將項(xiàng)目資料收集完整再進(jìn)行分類整理外，還要注意一些與項(xiàng)目有關(guān)的附屬文件的整理，這些文件大多是對基建項(xiàng)目資料的補(bǔ)充和說明，也是檔案中不可或缺的部分，因此，檔案管理人員應(yīng)該格外注意檔案內(nèi)容的完整性，保證基建項(xiàng)目各階段的施工內(nèi)容能夠找到相應(yīng)資料進(jìn)行審查，以便于完工后對項(xiàng)目檔案進(jìn)行翻閱和回顧。

4.有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對檔案管理的重視

基建檔案往往內(nèi)容繁多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，需要專業(yè)人員與檔案管理各部門共同協(xié)調(diào)進(jìn)行管理才能完成。因此，基建工程項(xiàng)目的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該首先重視起項(xiàng)目檔案的管理，建立完善的檔案管理制度，設(shè)計專門管理機(jī)構(gòu)對基建檔案進(jìn)行管理，對于基建檔案管理的人員要選用專業(yè)人才，使其能夠真正發(fā)揮管理作用，對基建檔案進(jìn)行科學(xué)合理的收集與整理，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)基建檔案管理的整體水平。

5.提高檔案管理人員的工作能力

在建立和完善基建檔案管理制度后，就要將基建檔案的管理工作落實(shí)到各部門相關(guān)人員之中，努力提高檔案管理人員的工作能力和工作態(tài)度，讓其明確自身職責(zé)，加強(qiáng)工作積極性和能動性，真正做到有效管理。此外，基建檔案管理部門內(nèi)部也要定期讓管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)并對其進(jìn)行考核，在檔案整理后期，有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對其內(nèi)部管理工作進(jìn)行考察，肯定和表揚(yáng)優(yōu)秀的工作人員，同時也要指出不足，讓其及時改正，加強(qiáng)檔案人員管理水平，提高管理素質(zhì)。

結(jié)論

基建檔案的收集與管理工作任務(wù)艱巨，責(zé)任重大，涉及到各方面的人員和事件，在收集材料的過程中必然會遭到困難和阻礙，因此，基建檔案的管理人員一定要具備良好的心理素質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的做好每一項(xiàng)檔案的收集工作，并及時將檔案材料進(jìn)行分類整理。只有這樣，基建檔案的收集與管理工作才能得到有效提高，才能確保基建檔案內(nèi)容的完整性，為基建工程的相關(guān)工作帶去便利。

（作者單位：保定電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院）