學校檔案信息化管理之我見

摘要：隨著電子技術的飛速發展，檔案管理的信息化成為檔案工作現代化的必然趨勢。結合學校檔案工作實踐， 實現檔案管理信息化從以下四方面入手。①建立完備的信息管理系統，實現計算機及其網絡在檔案部門全覆蓋。②建立學校檔案信息管理中心，以利于各類檔案的統一管理。③在檔案管理中貫徹辯證法原則，處理好個體與整體、動態與靜態、多與少的關系。④重視檔案信息庫的安全工作。我們要發揮檔案管理數據化的優勢，建立安全有效的信息管理系統，使傳統的檔案管理工作在電子信息平臺上開創新局面。

關鍵詞：檔案信息化管理；學校

隨著電子技術的飛速發展，檔案管理的信息化成為檔案工作現代化的必然趨勢。檔案管理信息化是指通過計算機的傳輸、存儲形成的電子文件歸檔，并遵循檔案管理的基本原則進行收集、整理、保管、利用和統計，通過科技手段和先進管理方法高效率、高速度、高質量地完成檔案管理工作。實現檔案管理的信息化，可以從以下幾方面入手。

1 建立完備的信息管理系統，實現計算機及其網絡在檔案部門全覆蓋

要為檔案工作發展提供快、準、全的信息平臺，計算機是一個強有力的工具。因此，建立學校完備的信息網絡系統是實現檔案管理現代化的前提。電子檔案的建立，使檔案儲存與傳輸不受時間、空間和人力的限制，科最大限度開發檔案資源，并科實現檔案資源共享。電子檔案所具有的存儲量大、占據空間小、易于游覽查詢的特點，使檔案信息的利用快速、便捷、高效。

2 建立學校檔案信息管理中心，以利于各類檔案的統一管理

要加強人才培養，建立現代化的高素質、信息化的檔案管理隊伍。檔案管理人員要不斷學習。更新知識結構，不斷適應瞬息萬變的科學技術發展趨勢。掌握最新信息，實施最新管理技術，應對學校教學檔案管理、學生檔案管理、人事檔案管理等各種具體領域出現的新問題、新情況，利用電子信息技術開創學校檔案管理的新路徑。要逐步健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案管理的具體環節和步驟，制定必要的安全措施。

3 在檔案管理中貫徹辯證法原則，處理好個體與整體、動態與靜態、多與少的關系

每一個具體檔案是個體，體現本身的個性，但無數個體組成整體才能體現檔案的整體性，在整體中才能實現檔案管理信息化、網絡化，因此，在管理工作中既要重視個體的具體性，又不能忽視整體的普遍性。在收集、立卷、編目、檢索中處處體現個體與整體的統一。

在引進信息技術后，每份檔案、每一類檔案在平時只能體現靜止性，存儲與靜止的光盤或其他電子載體中，但一經利用，檔案內用就體現動態性，成為活的資料，為學校各項工作服務。我們一定要珍視檔案內容的動態性，動、靜結合，動靜互動，將檔案內容作為活資料利用起來，為學校教學工作、學籍管理、人事管理、財務管理等具體工作服務。同時，檔案的動態性有體現于檔案具體內容的不斷更新、修訂，以最新的內容為時間工作服務。總之，檔案信息是動態和靜態的結合和統一，動態是絕對的，靜態時相對的，我們要發揮檔案資料動態的特性，為不斷發展的教學工作學校管理工作服務。

在檔案管理工作中，有要處理好多與少的關系。有人認為建立了電子檔案，儲存量大大增加，所占空間不斷縮小，因此存儲內容多多益善，無選擇地大量存儲資料，只是一種誤解。在保存內容上，要堅持質量與數量統一的原則，處理好多與少的關系。既要系統全面、完整地存儲一定數量的信息資料，又要有選擇性經過去粗取精、去偽存真的一番選擇功夫，擯除其無保存價值的資料，既不失全面、完整性，又貫徹少而精的原則，儲存有長期保存價值、對今后工作有借鑒、指導作用的信息資料。為學校各項工作服務。

4 重視檔案信息庫的安全工作

在互聯網日益普及的今天，網絡已成為各項工作不可缺少的信息平臺檔案工作也增加了新的內容。今天的檔案管理安全工作，除了檔案信息庫的安全保密工作，存儲數據庫的安全成為重點。檔案信息系統包括各種信息的數據化、存儲電子管理、查詢的利用資料的信息化。數據庫極易受到來自外部的黑客和來自內部的攻擊行為的侵犯，沒有加密的信息庫如同未上鎖的保險柜，其內容隨時可能被人竊取或篡改，因此，信息數據庫的存儲安全成為檔案信息安全的核心。學校信息庫應引進先進的反黑客、反拷貝技術，或數據庫加密儲存，使信息即使被竊取，檔案信息內容也無法破譯。同時，做好數據備份，做到有備無患，除此之外，信息管理人員安全意識的提高，也是確保檔案安全管理的重要一環。防內為主、內外兼防，構筑全面高效的安全防護系統，是實現檔案信息數據庫安全運行的關鍵。

我們要發揮檔案管理數據化的優勢，建立安全有效的信息管理系統，使傳統的檔案管理工作在電子信息平臺上開創新局面。編輯/王敏