檔案管理信息化探討

摘 要：檔案管理信息化——新時(shí)代檔案管理的目標(biāo)，是數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，進(jìn)而形成檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會(huì)共享的完整服務(wù)體系。檔案信息化管理面臨諸多困難和挑戰(zhàn)，任重而道遠(yuǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；探討；

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-03-000206-01

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。應(yīng)該說(shuō)，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開(kāi)始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。

一、檔案信息化的概念

什么是檔案信息化建設(shè)？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。

二、當(dāng)前檔案信息化管理面臨的問(wèn)題

電子信息化技術(shù)的飛越發(fā)展給檔案信息化管理帶來(lái)新的機(jī)遇，但我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。

（一）面臨創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)。原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對(duì)于這類整合，必須用創(chuàng)新思維來(lái)處理好各方面的矛盾。同時(shí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞。加之沒(méi)有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識(shí)薄弱等因素，可能給網(wǎng)絡(luò)犯罪分子可乘之機(jī)。

（二）面臨標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。檔案的立法也相對(duì)比較缺乏，甚至對(duì)超過(guò)五十年的歷史檔案必須密都沒(méi)有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級(jí)問(wèn)題無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。

（三）技術(shù)支持不全面。一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會(huì)適得其反。二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過(guò)掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格便宜，但速度慢，無(wú)法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。

（四）人員配備不合理。就目前的檔案工作人員來(lái)說(shuō)，既掌握信息技術(shù)、又懂檔案專業(yè)的人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才居多。從年齡結(jié)構(gòu)看，三十歲以下的年輕人極少，四十歲以上的人員占絕大多數(shù)，帶來(lái)的問(wèn)題是知識(shí)和觀念老化等問(wèn)題。

三、檔案信息化應(yīng)遵循的原則

（一）規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過(guò)館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

（二）安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

（三）效益性原則：檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇?cái)力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ)，考慮館藏檔案的利用率。特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵。

四、推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)策略

（一）建立規(guī)范體系。檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化使越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。

（二）完善安全制度。檔案信息化建設(shè)最終落實(shí)都要靠人來(lái)執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。

（三）提高技術(shù)支撐。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒(méi)有過(guò)硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運(yùn)行。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門(mén)的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門(mén)素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。

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