關于現(xiàn)代企業(yè)管理制度下公文管理與保密工作的研究

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)制度在我國得到進一步的確立和發(fā)展，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，文書工作文書工作的重要性越來越突出，在企業(yè)的發(fā)展中變得不可替代。為了適應現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，必須要加強公文管理，做好相應的保密工作。本文主要分析了當前企業(yè)公文管理工作中存在的普遍問題，并提出了具體的改善措施。

關鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)管理；制度；公文管理；保密工作；改善措施；

中圖分類號：f270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-03-000202-01

市場經(jīng)濟的發(fā)展和激烈的競爭，使得企業(yè)公文管理工作愈發(fā)重要，同時，市場經(jīng)濟的進一步發(fā)展也促進了文書工作的完善，主要體現(xiàn)在公文管理與保密工作方面的制度越來越完善，工作要求也越來越高。公文管理與保密工作關乎到一個企業(yè)的文件的搜集，傳輸，傳達以及歸檔和最后的存儲公文管理等等，關乎到企業(yè)機密文件的處理以及企業(yè)的知識核心和商業(yè)機密，所以公文管理與保密工作的重要性也越來越突出。下文就公文管理與保密工作中出現(xiàn)的一些問題進行了分析，提出了一些建議。

一、公文管理與保密工作中出現(xiàn)的一些問題

（一）公文文件的管理權限不明確。公文文件既包括文書人員自己起草的文件，領導審批的文件，還有一些外來文件等等。對于這些文件的管理及處理往往權限是不明確的，比如外來文件，由別的文書拿過來讓一個文書進行起草或者是收管，但是往往在收管的過程中對于定稿給了一定的注視力，而對于底稿卻忽視了，而在定稿追隨其原稿件的源頭時往往會發(fā)生一些管理權限不明確的矛盾沖突，從而造成公文最初稿件的缺失或者造成公文機密的泄露等等。

（二）公文的歸檔保存或者是銷檔沒有保障。公文在起草定稿，然后經(jīng)過審批之后有的是需要進行歸檔的，而有些是需要進行消除的。但是在公文的歸檔保存過程中，很多企業(yè)都沒有建立正規(guī)嚴格的程序，往往是將歸檔或者銷檔簡單的認為是對公文文件的保存工作，并沒有嚴格按照程序進行辦事，這樣一來，公文文件的管理就缺乏保障。公文文件的保存往往是需要一系列的程序，如進行歸檔，將公文入檔，進行歸檔的文字記錄，并且進行網(wǎng)絡上的歸檔記錄，紙質與電子文檔都要保存，而對于銷檔，要嚴格按照銷檔程序進行，但是一些管理人員隨意將文件遺棄，造成文件內容泄露、文件機密泄露等。這些一定程度上都會為企業(yè)帶來麻煩和損害的。

（三）公文的保密工作做得不到位。在公文的管理過程中最主要的是公文的保密工作，一般的情況下保密工作是關系到整個文書工作的成效的生命線，如果保密工作做不好，那么之前的所有工作都可能付之東流。雖然各企業(yè)的保密工作都還是有專職的保密人員來進行的，但是保密過程還是存在漏洞，這種漏洞是不能夠忽視的，會讓企業(yè)陷入極大的風險之中。比如在保密過程中出現(xiàn)的定密的程序不當，保密人員沒有按照嚴格的定密程序進行，對于定密的權責不清楚，對于定密人員的保密工作沒有合理有效的監(jiān)督組織，這些都一定程度上都對保密工作造成威脅，造成危害，可能會給企業(yè)造成不可挽回的損失。

二、對于公文管理及保密工作中問題的一些建議。

（一）建立完善的公文管理及保密工作的程序。現(xiàn)代企業(yè)管理制度下企業(yè)對于文書工作愈發(fā)重視，也加大了對公文的管理和保密力度，為了解決當前企業(yè)公文管理和保密工作中出現(xiàn)的權責不明確問題，為了避免管理上的混亂、避免公文文檔的不規(guī)范，擾亂企業(yè)的保密工作。必須要建立完善的公文管理及保密工作的體制，這是進行公文管理的前提，這樣才能夠讓工作人員明確自己的權責，明確自己辦事的程序，明確任務及后果，這樣才能更好的去進行公文管理及保密工作。在該體制中，要明確具體的公文保管程序，要明確保密工作的注意事項，明確公文管理中不同人員的職責及保密責任。

（二）提高文書人員的業(yè)務能力，提升文書人員的素質。現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)之間的競爭是人才的競爭，文書工作在現(xiàn)代企業(yè)中越來越重要，這就對公文管理及保密工作的人員的業(yè)務能力提出了更高的要求，一個再完備的體系或者制度，沒有一些理解他們的高素質的人才也是徒勞的，所以在現(xiàn)代企業(yè)中對于文書人員的素質要求是至關重要的，這種素質的要求不僅僅是一種業(yè)務素質的高要求，還是一種自身的素質的要求，良好的業(yè)務能力可以讓文書人員對公文進行有效管理，但是對于公文的保密工作的確定就需要高素質的人才，嚴格的遵守職業(yè)道德和職業(yè)操守，對公司的公文管理工作做到嚴格的保密，能夠嚴格按照公司的保密工作的流程及要求進行，這樣才能保證公司的本身的機密及公司的一些商業(yè)產(chǎn)權等等。

（三）嚴格公文的歸檔及定密制度。文書工作中非常重要的一環(huán)就是公文的歸檔及定密，制度是公司的內部在遵循國家相關法律的基礎上制定的一些適合于本公司的有著自己公司特色的體系，公文管理及保密制度也是公司制定的一種獨特體制，而在這種體制中往往會出現(xiàn)一些例外的情況，尤其是在公文的歸檔及定密時最易出現(xiàn)這種情況，這就需要對于公文的歸檔及定密工作的制度進行更加明確及嚴格的規(guī)定，在公文的歸檔方面，任何個人不得私自進行歸檔處理，任何需要歸檔的公文都必須經(jīng)過相關部門統(tǒng)一進行提交，不允許單獨的個人進行提交，即使是公司的內部領導階層也是不允許的。對于定密工作方面，要明確定密的對象以及定密的時間以及進行解密的時間，不能私自進行時間的設定，必須在規(guī)定的時間內進行解密，要有著相關部門的簽證才可對已經(jīng)定密的資料進行解密，不允許私自解密，不允許個人對定密資料的查看。同時對于定密工作的監(jiān)督也是不可缺少的，要完善監(jiān)督體制，對定密工作的過程以及后面的保密工作都要進行嚴格的監(jiān)督，而作為現(xiàn)代企業(yè)的公文管理及保密工作方面的工作人員也要積極的配合監(jiān)督部門的監(jiān)督工作，雙方努力將公文管理及保密工作做到最好。

四、結語

公文管理及保密工作的重要性越來越突出，要做好公文管理及保密工作，不僅僅需要公司制定完善的公文管理及保密制度，同時還需要公文管理人員提高自己的素質，嚴格按照制度進行相關的管理工作，也需要監(jiān)督部門的監(jiān)督。只有做好各方面的聯(lián)動，才能提升企業(yè)的公文管理工作水平，保證保密工作的萬無一失。

參考文獻：

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