淺談工會工作資料的規范化管理

摘 要：本文從工會工作資料規范化管理的含義入手，全面系統的總結了企業工會工作資料的科學管理方法和作用，著重從工會資料規范化管理的含義、作用、方法等方面，突出工會資料管理的時代特點和單位特色，全面反映企業的管理軌跡，反思過去，總結經驗，達到不斷進步，不斷改進和持續發展目的。

關鍵詞：工會資料；規范化；管理；含義；作用；

中圖分類號：D412.6 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-03-000197-02

一、工會工作資料規范化管理的含義

工會工作資料規范化管理是指運用科學的方法，對工會的基本工作或某單項工作的資料進行審查、檢驗、分類、匯總等初步加工，使之系統化和條理化，并以集中、簡明的方式反映工作情況的過程。它是對工會工作實施系統化、條理化管理的方法。工會工作一直以來給人一個錯誤的認識就是辦辦福利、搞搞游戲。其實，這種認識是錯誤的。因為工會是工人階級自己的組織，它全心全意為職工服務，它代表、維護的是工人階級的利益，它涵蓋的內容也是方方面面的。例如工會工作按照系統化、規范化要求分類疏理可將其劃分為七項基本內容，即民主管理、群眾安全工作、群眾經濟技術活動、送溫暖活動、女工工作、自身建設、文化活動等。對每一項基本內容所包含的具體子項再進行細化，達到了精細具體和變無形為有形，化抽象為具體的作用。《目錄》的制定，可以使每個工作人員都清楚該干什么，對應《目錄》中所列的每項工作，制訂、完善了相應的實體性工作要求，編寫了《矸石電廠工會工作制度匯編》。對于《目錄》和《匯編》，每年都會根據變化的工作要求或增項或減項，進行廢改立工作。《目錄》和《匯編》不僅向工會干部明確了工會的職責是干什么的，自己具體都應該干哪些工作，干那些工作要求是什么，非常清楚。特別是工會干部流動性很大，《目錄》和《匯編》能較快幫助他們進入角色，明確了每項工作先做什么，后做什么，由誰來做，由誰負責，以及相應該怎么做，做到什么程度。它有效地提高了工作人員的責任、執行力和工作效率。以某單項工作如班組自主管理資料為例說明如下：資料的內容、形式與應用方式不一，因而整理資料的方法也就有所不同。以班組自主管理資料為例，我們采取以下方式進行管理：首先按照資料級別進行分類，分為ABC三級，各級有各級的封皮顏色。其中A級資料（廠級工會資料）由廠級工會負責收集整理保管歸檔；B級資料（車間工會資料）由車間工會負責收集整理保管歸檔 ；C級資料（班組資料）由班組負責收集整理保管歸檔。然后，按照編排的順序按基礎信息、制度、過程、其它類整理成目錄表，再編號對號入座，就如同書目錄一般；最后進行加裝封皮。各種資料統一以A4紙張打印。待整資料歸入待整資料夾待整。分級之后，資料整理條理化加強，基層工會資料在廠級模式的基礎上，既統一又各有特色，達到了系統管理的目的。各種表格中最后都有“其它”字樣，它是在上級資料的基礎上，各車間根據自己的實際進行的補充。“其它”前面的資料是本級資料所必須有的，而在這之外，基層車間如果對所要求的資料有所補充或標新立異，有創新或創意的管理方法，可以作為對本級資料的補充。形成資料上即統一又有各自特點的管理方法。這些管理方法，一經被證實，即可推廣，達到推陳出新，不斷進步，不斷改進的持續發展目的。

二、工會工作資料規范化管理的作用

工會資料的管理，概括起來，主要有以下幾個方面的作用一是能反映記述工會工作的發展軌跡、痕跡，側面反映企業興衰起伏的全過程；工會工作資料的規范化管理既是一項基礎工作，同時也是企業工會規范建設的一項重要工作，它不僅可以使工會工作活起來，而且把活動的“痕跡”留下來。由于工會資料管理是按照工會工作的過程及具體的實際工作、具體的實踐活動的真實記錄，它反映的是以企業發展為背景和企業重點工作下的工會的實際活動，是企業發展側面的真實寫照，結合工會工作，就能看出企業的興衰與發展歷程。比如從工會以前的資料可以看出，以前工會的主要任務是維護職工的利益，而現在，你翻閱資料會發現，工會現在的任務和工作簡直是包羅萬象，職工維權只是其工作的一個很小部分，除此之外，還包括了對職工困難家庭的救助、女工形象的培訓和健康教育、自身隊伍建設和財產管理廠（隊）務公開增加透明度、保障企業和職工和諧的勞動關系、樹立勞模等典型進行“家協”協管、搞好文體活動，特別是工會財務獨立，保證了工會工作的不受干涉，從此，能看出工會工作的各方面發展。二是能反映記述工會工作的時代特點、單位特色；前已述及，工會資料管理是工會工作具體的實踐活動的真實記錄，它反映的是以時代為背景和企業重點工作下的工會的實際活動，是企業發展側面的真實寫照，是各單位分別根據自己的實際和特點而進行的安排的具體活動，所以它具有一定的時代特點和單位特色。我們知道，工會一直受中國共產黨的領導，要貫徹的是中國共產黨的決議和主張，而中國共產黨在不同時期的主要任務也各不相同，因而工會工作的主要任務和重點工作也會不同。以此類推，企業根據國家政策發展，工會工作只能是當時政策下企業為了自身發展而進行的配合活動。因而它絕對具有時代特點和單位特色。三是能反映記述工會工作本質的典型資料、便于查找，通過對比資料，發現問題，改正問題，使工作得以持續性改進；工會工作以工會的主要任務為活動主線，資料按一定順序和原則統籌整理后，便于任何時候按照一定規律查找某個時期的某一件事情和某個典型人物及事件；還可以進行橫向、縱向的對比，某個活動在不同時期、不同情況下的不同結果，某一件事情在不同時期所進行的活動有何不同，通過對比，可以發現問題，改正問題，使工作得以持續性改進。四是能反映宏觀面貌以及記述工會工作各類項之間內在聯系，可以讓任何一個人，通過查看資料詳細了解基本狀況，掌握需要的情況；整理出的資料，從宏觀上反映了當時工會會員的精神面貌和精神境界，反映了工會工作各類各項之間內在聯系，任何一個人根據工會資料的整理程序和整理方法，根據從過去到現在，從大到小，從總—分—再分—直到子目錄的過程，能從各個方面查找和掌握其所需要的情況和內容。五是便于系統化管理，能正確反映各類工會活動方面的資料，具有規范化、條理化、系統化；資料整理完畢后，由于是按時間、類別、級別、按一定目錄、一定規律、一定原則分別入的檔，這就使資料規范化，條理化，系統化。六是便于查閱考核，作為考核的依據；便于查閱前面已經談到，便于查閱、就便于考核，由于考核依據存在，根據考核依據很輕松的就能找到所需要的資料，就能得分，否則，就得到相應的處罰，非常便于考核。

三、工會資料規范化管理的方法

（一）資料整理程序。資料的加工整理是工會工作的一項重要輔助工作。為了便于對資料的分析研究，把搜集的片斷、零亂的資料按不同的任務和性質，采用核對考據、挑選淘汰、匯總統計加工的方法進行加工整理，是特別需要的。核對考據是把資料進行核實、鑒定，了解它的真實性、科學性、整體性和可比性。之后，應對搜集的資料進行選擇、淘汰。在此基礎上，把大量分散的、零亂的、片斷的同類資料綜合在一起，成為一個有系統的，一目了然的統一體，以便對資料進一步研究分析。最后，對加工整理出來的資料分門別類地登記保管。

（二）工會資料整理的具體方法1、資料和文獻的搜集、日常工作資料的收集、通過基層上交搜集資料2、工會資料整理。整理資料是繼搜集資料之后，作為操作程序的繼續，是一種對于有價值信息的自覺的加工與管理。整理資料的目的是為了便于保存與應用。其通常步驟為：檢查和核對原始資料。檢查和核對原始資料的目的在于確保原始資料的完整性和正確性。所謂完整性是指原始資料無遺缺或重復。所謂正確性是指原始資料的記載無差錯或未進行不合理的歸并。對于有重復、異常或遺漏的資料，應予以刪除或補齊；對有錯誤、相互矛盾的資料應進行更正。資料的檢查與核對工作雖然簡單，但在統計處理工作中卻是一項非常重要的步驟，因為只有完整、正確的資料，才能真實地反映出事情的客觀情況，才能經過統計分析得出正確的結論。分類：分類是管理的開始。這里指的是在特定的工作中，建立資料的種屬關系。資料的整理：工作是分析研究中非常重要的一個環節。被整理的事實資料是否真實、可靠、準確，將直接影響到結論是否正確、可靠，所以說，做好資料的整理是做出科學結論的前提。而資料整理的核心工作就是資料分類。要進行資料分類首先解決按什么標志分類，而分類標志就是資料分類所依據的特征。排序：排序也稱賦序。是指使資料在資料庫中有一個固定的位置，便于查找。小額資料可依時間順序往下排列。大額資料可分年度。編目：編目可使繁多的資料成為有序集合，便于查找運用。每份資料均應及時填入目錄，并注明有關項目，一般指：類別、編號、資料名稱、資料內容、入檔日期。

四、資料和文件整理中應注意的問題

1、全面性

無論橫向還是縱向，要使占有的資料具有一定的廣度。資料既要有一定數量，更要有一定質量、有典型意義。從效率觀出發，爭取以盡可能少的資料，包容盡可能多的內容，提高資料利用效率，為研究工作提供堅實的基礎。

2、獨創性

推動研究的因素，是資料中的獨創性因素。這是每份資料的主要價值所在。獨創性是指對問題的認識能有新的水平。否則，全然重復性的資料，原無必要重新進入交流，只能增加閱讀者的無謂的信息負擔。

3、批判性

任何文獻資料，都是一定社會條件下的產物，在不同程度上反映了撰寫者的立場、觀點和學識水平。因而，搜集材料的過程，同時也應是一個判識材料的過程。

目前，資料的規范化整理工作正在越來越多地受到重視，以上方法和觀點只是本人根據實際在本單位工作中所收集的一些方法和個人看法，交流給大家，供大家參考。可能在現在或今后，還有許多新的方法，等著我們去調查研究，等著我們去發現去尋找去總結，以使我們的工作更加完美。

作者簡介：

趙華，女，生于1976年6月12日。祖籍遼寧本溪，陜西煤炭職工大學畢業，現任蒲白礦務局矸石電廠工會干事