實現檔案信息化的探究

摘 要：目前，在我國，實現檔案的信息化是極其必要與有意義的。一方面，這是21世紀發展我國水利事業的需要，另一方面，這也是信息化時代中檔案事業發展的必經之路。水利檔案信息化的實現要以水利檔案信息資源建設為核心，同時要以建設信息傳輸網絡為基礎。擴大水利檔案信息資源開發，可以有效推進和完善水利檔案資源管理的標準化和數字化，因此促進水利檔案信息化的快速、持續、健康發展。本文主要分析了當前檔案信息化建設的重要性及其發展過程內出現的問題，由此提出了加快實現檔案信息化的建議。

關鍵詞：檔案；信息化；利用；管理；

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-05-00287-02

檔案信息化是檔案工作由傳統向現代化邁進的標志。加快檔案信息系統化建設，實現檔案工作各個環節電子化，是實現檔案系統信息化的基礎和必經之路。檔案信息化涉足的內容非常廣泛，它包括積極組建檔案信息數據庫、有序整理檔案信息資源、合理開發利用檔案信息資源、規范建設檔案信息網絡、組建檔案信息化人才隊伍、制定相關的標準及法律法規等。本文就檔案信息化建設的必要性進行論述，并對檔案信息化建設過程中存在的問題進行了分析，并提出相應的方案。

一、檔案信息化的重要性

隨著時代的進步和信息技術的不斷發展，檔案信息化建設已成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。由于檔案需要長期保存的特殊性，而紙質檔案應容易受潮、蟲蝕及其他次生災害，又因其需要被反復查閱的性質，紙質檔案不可避免的存在保管和利用上的困擾。而電子文檔恰好可以解決這一問題，因此，檔案信息化是當今社會發展的趨勢。可以說，現代化信息技術成為了科學、合理利用檔案信息資源的關鍵。

根據國家檔案局信息化建設精神，\"十五\"期間末，要基本實現向檔案館移交檔案，同時，還要移交機讀目錄，實現檔案管理網絡化。因此，現階段檔案室信息資源建設的質量、檔案網絡建設的準，都將直接影響未來檔案館檔案信息化的質量。而根據中央“八項規定”的精神，許多單位已經或正在實現辦公自動化，電子文件伴隨著辦公自動化的進程應運而生。各單位應依照國家檔案局即將頒發的《電子文件歸檔管理規范》等檔案信息化的標準，做好檔案信息化的基礎工作，把好這一基礎工作至關重要。

二、檔案信息化建設現存問題

（一）檔案工作者信息意識淡薄。

部分檔案工作者，尤其是老一輩的檔案工作者，因為受傳統檔案服務觀念的影響，不能成熟的用發展的、科學的眼光看待水利檔案信息化的實施。老一輩的檔案工作者現代化管理技能薄弱，計算機對他們而言只能用于目錄檢索。因為信息意識薄弱，思想觀念落后，缺乏開拓創新精神，不能熟練地對待數字化和信息化，缺乏室藏檔案數字化和電子檔案歸檔管理等方面的操作技能和專業知識，因此形成了非常落后的檔案信息資源建設。例如某單位檔案管理工作者工作年限時間長，但是缺乏檔案信息化意識，在檔案管理工作中按部就班的采用手工方式進行檔案的整理，這種檔案管理方式不但效率低下，而且無法為檔案利用者提供及時的服務，引發了很多檔案利用者的不滿。而新一輩的檔案工作者，雖熟練計算機技術，但對檔案管理的基礎知識、管理原則等卻不夠熟悉，這已成為一個普遍存在的問題。目前，各個單位檔案管理工作發展及其不平衡，綜合檔案室只看重于收集紙質檔案，忽視了對電子檔案的收集。

（二）檔案信息化建設缺乏統一規劃

檔案信息化建設尚未確定統一的標準和數據格式，沒有明確近期目標和長遠規劃。例如，一些單位輕視于服務和支持全局的綜合檔案的管理信息化建設，沒有普及和運用已經購置的檔案管理軟件，也沒有建設同步的綜合檔案管理系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設，造成投入大量資金建成的檔案信息系統無法與辦公自動化網絡對接的局面。部分單位雖然購置了專用的檔案管理系統及硬件設施，但軟件應用水平和利用率不高，僅僅局限于簡單的查詢，沒有真正發揮作用。

信息化建設沒有形成統籌的安排，整體化推進、全面協調的局面，只是各自為政。

三、檔案信息化建設具體措施

（一）提高工作人員素質加強隊伍建設

為了改變傳統的舊思想和舊觀念，提高檔案管理人員對新技術和新設備的熟練程度，各級有關部門應通過各種形式定期組織相關培訓，讓檔案工作者對檔案信息化管理予以重視。必須堅持\"人才為先\"的理念，檔案管理現代化需要的是信息化的復合型人才和創新型人才，因此，檔案管理部門應該制定可行的人才引進和培訓計劃，完善人才獎勵機制，加大科學管理力度。其次，應保證檔案工作者的穩定性，確保檔案工作能連續進行，為實現構建優秀信息化水利檔案管理團隊的目標不懈努力。

（二）盡快建立檔案信息資源庫

隨著社會經濟和科學技術的發展，互聯網的出現給人們的工作和生活帶來了極大的便捷，各領域也都充分運用互聯網技術，構建自己的信息系統數據庫建設。檔案管理也必須通過加快檔案目錄數據庫建設的步伐，從而提高檔案的管理水平。在檔案管理上，利用計算機進行檔案的手機、整理、編制檢索工具集目錄，并應用于庫房管理。其次，通過構建信息數據庫，使檔案實現資源共享。利用掃描儀、打印機等數字化設備，使檔案管理一體化。

積極推動水利檔案資料全文數據庫和多媒體數據庫建設，通過互聯網技術實來現單位內部檔案的圖片、音頻、視頻等多媒體數據資料的共享，最大化的降低查詢時間，提高工作人員的工作效率和服務質量。另外還要建立統一的管理標準，使各種檔案管理軟件實現互通互用，使資源得以共享，讓檔案利用者恩能更方便快捷的利用檔案。

（三）加強檔案信息化基礎設施建設

信息化基礎設施建設主要包括硬件設備、軟件系統和網絡環境建設三個方面的內容。要想真正實現檔案管理和利用的信息化，必須有完善的基礎設施作保證。因此，首先，必須要完善硬件設備。要加大資金投入，購置大量先進的計算機設備、路由器、交換機、打印機、集線器等。有些單位認為信息化就是電腦化，就是利用電腦進行檔案信息的存儲，因此在基礎設施購置上往往側重于大量計算機設備的購買，使得檔案管理和利用呈現辦信息化。影響了檔案信息化的實現。其次，必須要完善網絡環境。要建立和完善局域網，使各項工作網絡化，使檔案管理系統與辦公自動化網絡實現無縫對接。要注重網絡規劃，要確定現有網絡拓撲結構的改良方案，要確定合理的網絡協議，要評估當前網絡環境的不足，并拓展能夠滿足未來新業務的網絡服務功能，對現有網絡進行擴充和升級。以此達到資源共享的目的，加強檔案的利用率。再次，要加強基礎軟件規劃，主要包括操作系統、數據庫系統等軟件的規劃。要了解當前市場上最優越的操作系統，特別是 windows 系統目前為止已經經歷了幾次升級，在采用操作系統時，要采用性能最大的操作系統，并及時做好升級。要及時更新數據庫技術，保證數據庫的先進性和優越性。

新時期對檔案進行信息化管理已經勢在必行。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不僅是檔案管理部門的工作，它需要所有的檔案管理人員的積極參與和配合，在工作者摸索出更先進、更科學的管理辦法，才能使檔案信息化建設工作實現質的飛躍。

參考文獻：

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