高校數字檔案館建設研究

摘 要：在我國檔案工作的未來發展中，數字檔案館的建設是一個十分重要的趨勢。本文就目前高校數字檔案館建設現狀展開討論，試圖總結出一套較為科學合理的建設思路。

關鍵詞：數字檔案館；檔案信息化；高校

中圖分類號：G642 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）34-006-02

高校檔案館作為社會信息資源系統的一個重要組成部分，集合了教學、科研、黨政、宣傳、管理、外事、基本建設等各種門類的信息，是高校信息資源的聚集地。隨著高校教育改革的深入進行，高校檔案在學校越來越多的方面起到至關重要的作用。在技術發展的新形勢下，建設數字化檔案館是當前高校檔案工作的迫切任務和必由之路。高校要充分運用計算機技術實現檔案管理自動化，對館藏檔案進行普遍、全面的數字化處理，建立各類數據庫，在文檔一體化建設的前提下進行檔案收集，在網絡化背景的基礎上提供檔案的開放和利用。

一、數字檔案館的含義

數字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，是存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶構成的數字檔案館群體。其主要功能包括數字檔案的接收、采集、管理、利用和系統維護。

二、高校數字檔案館建設中存在的問題

1、數據不規范、標準不統一

標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要。從整體來看，大部分高校仍未能解決數據標準化問題，檔案館系統基本上都沒有遵循國際標準，功能單一，標準化水平低，數據不規范，致使大多數檔案館無主題標引，難以實現資源共享。

2、技術條件受限

從技術條件來看，數字檔案館建設是一個系統工程，需要多項關鍵技術支撐，這是一項涉及超大規模數據庫技術、網絡技術、數字化技術、數字檔案標引技術、多媒體信息處理技術、基于內容的檢索技術、數據庫與分析處理技術、自然語言理解技術等內容的系統工程。然而，目前大多數高校數字檔案館建設的投入與產出不成比例。建設數字檔案館所需的硬件設備、軟件投入巨大，數字檔案館的建設與利用對于建設者還有很重的經濟負擔，所以很多高校并不具備建設數字檔案館的條件。

3、電子文檔的歸檔難問題突出

隨著計算機無紙化辦公的發展，學校各部門大都采用計算機進行業務管理，在工作過程中形成了大量的電子文件，根據不同的任務目標、不同的業務，使用不同的管理軟件，輸出各種類型的文件格式，造成歸檔不便。

4、檔案信息數字化的對象問題

檔案館保存的檔案歷史悠久，不同檔案的價值不同、保管年限不同、開放利用時限不同、保密程度不同，檔案館必須按照統一標準劃分哪些檔案信息可以數字化、哪些檔案信息目前不需要或暫緩數字化。

5、檔案管理人才培養問題

目前很多高校的教師學歷水平呈逐年上升趨勢，但是在檔案管理崗位出現“偏科”，檔案、信息處理復合型人才相對缺乏，影響了檔案信息數字化進程。任何一個數字檔案館工作的正常運行都離不開一支知識結構、儲備合理完善的隊伍，為了這支隊伍的建設需要，應著手培養和引進一批人才，培養和提高他們的技術知識、設備使用情況已經人員自身政治素質，促使這支隊伍成為具備靈活運用現代化技術技能，能夠開發檔案信息化項目和產品的隊伍。

三、高校數字檔案館建設思路

如今高校校園網覆蓋校園各個區域，整個校園基本實現信息傳輸網絡化。同時在教學、科研、管理等活動當中形成了各個門類的檔案實體憑證，建立了與檔案實體相關聯的各類信息資源庫，這些給數字化檔案館的建設提供了契機。

1、加強檔案數字化基礎建設

擁有先進的基礎設施是建設數字檔案館先決條件。目前高校應根據數字檔案館的功能需求建設完善基礎設施，主要包括：計算機網絡設備、數字化設備、檔案系統管理軟件、存儲設備、服務器、攝像機、掃描儀、光盤記錄設備等。其次，綜合管理系統平臺也是數字檔案館為了適應時代發展而應具備的基本功能。

2、數字檔案館資源庫建設

傳統檔案資源數字化主要使用計算機及相關技術管理檔案資源，建成各類專題全文數據庫，即檔案資源庫。一般包括目錄數據庫，元數據庫，內容數據庫。具體來說，有以下幾種專業數據庫：（1）教學檔案數據庫。主要包括教學計劃，教學大綱，教學檢查及評估，教學改革，專業發展規劃，教材選擇與建設，教學管理條例等教學方面的數據資源，學生學籍管理，學生學位管理，學生成績管理，學生教學評價管理，學生專業證書考試管理等與學生在校學習有關的數據資源。（2）文書檔案數據庫。文書檔案是在行政管理事務活動中產生的，通常是由辦理完畢且具有保存價值的文書轉化而成。文書檔案既是一個單位過去發展歷程的縮影， 又是現在管理建設狀況的記錄，因此在整個行政管理工作中發揮著極為重要的作用。（3）科研檔案數據庫。主要包括科研成果管理、科研項目管理、科研基地管理和科研人才管理四個方面的資源。

3、制定標準規范和安全管理體制

數字檔案館標準規范的制定是數字檔案館建設的基礎性工作，包括檔案管理制度、檔案保密制度、數據標準化、電子文件標準化。數字檔案信息的安全管理維護，主要是指維護數字檔案館的資源安全、網絡運行安全、物理安全、信息安全保密等。網絡的正常運行是基本前提，重點是做好計算機病毒的防御，確保網絡環境安全綠色。實行嚴格的權限管理和管理員制度，以保證系統有較高的安全性與可靠性。對于非公開的檔案信息要做到局域網訪問，斷絕與外網的連接。采用防火墻、身份認證、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統的安全。應當高度重視數字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。

4、檔案管理人員隊伍建設

高校應提高對培養檔案優秀管理人才的重視，數字檔案館是集網絡技術、操作系統、管理系統、多媒體技術等于一體的現代高科技項目，需要信息采集、處理并數字化的人才；計算機操作、網絡維護、系統開發的科技人才；檔案信息分析、研究與咨詢的專業人才。所以高校在對檔案管理人員的培養要有針對性，既有專業人員，又有復合型人才。

數字檔案館是高校檔案館未來發展的必然趨勢，是一項龐大的系統工程，需要按原則、分步驟，有理有序、循序漸進的進行。高校要在建設數字檔案館的過程中不斷積累經驗，從而更好地為師生服務。

參考文獻：

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