淺談電子檔案特性與管理

摘 要：電子檔案是數字化信息技術的產物，它是區別與紙質檔案的存在。電子檔案解決了無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間的矛盾，它便于操作、便于保存、便于查找、便于傳遞，具有多種表現形式，但從電子檔案的產生、處理、保管、利用等各個方面也存在著不穩定因素。電子檔案正處于發育、發展階段，對其特點本身的研究還有待于進一步發展和深化 。

關鍵詞：電子檔案；特性；優缺點；管理方法

電子檔案，是指以數碼形式存儲于光盤、硬盤等載體，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等形式顯示的檔案信息，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的電子文本檔案。電子檔案是數字化信息技術的產物，它是區別與紙質檔案的存在。電子檔案解決了無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間的矛盾，它便于操作、便于保存、便于查找、便于傳遞，具有多種表現形式，但從電子檔案的產生、處理、保管、利用等各個方面也存在著不穩定因素。電子檔案正處于發育、發展階段，對其特點本身的研究還有待于進一步發展和深化 。

電子檔案的特性

做好電子檔案的管理，先要了解電子檔案的特點。電子檔案的特點主要包括：電子檔案非人工識讀性、檔案信息與載體之間的可分離性、電子檔案信息存儲的高密度性、電子檔案對計算機系統的依賴性和多種信息媒體的繼承性。

電子檔案非人工識讀性。檔案信息是通過計算機錄入制作生成，所以要借助計算機解碼來轉換成人們可以識別的文字、數字、圖像、圖表、符號等檔案信息，不能與傳統的紙質檔案一樣具有人眼直接識別功能。

檔案信息與載體之間的可分離性。電子檔案形成后存儲的光盤、移動硬盤等載體，可以在不同的計算機之間傳遞，也可以在不同載體之間互相傳遞、復制。這種可分離性造成了電子檔案在傳遞和復制過程中檔案內容被進行拆分、組合、寫入、刪改等操作，這些都直接影響到電子文件的真實性和可靠性。電子檔案可以在局域網內共享，檔案管理者和閱檔人員可以直接在局域網內及時、準確的查閱檔案信息。

電子檔案信息存儲的高密度性。電子檔案的存儲介質一般為光盤、移動硬盤，存儲量遠遠高于過去的信息介質。一塊移動硬盤可以是同面積紙質檔案存儲量的千倍、萬倍，大大的節省了檔案的存儲空間。

電子檔案對計算機系統的依賴性。電子檔案的生成和運用必須在計算機系統的支持下完成的，離開了計算機電子檔案無法顯現和使用。電子檔案在信息加工、存儲、軟件的運行、載體的更換等問題上都有標準上的制約。例如，其制作生成要有代碼標準，其存儲要有機讀載體的格式標準、信息壓縮存儲的算法標準，其傳輸要有網絡通訊協議標準，其查找要有檢索語言標準等。如果標準不統一、不匹配，就會出現在計算機內不兼容、無法讀取，在不同在載體間不能轉換等情況。

電子檔案多種信息媒體的集成性。在計算機多媒體技術的支持下，電子文件還可以包括聲音、圖形、圖像、影像等多種形式，這些信息形態在計算機內部處理也都是二進制的數字編碼，只是在輸入和輸出時才有其各自的特殊形式。可以利用計算機將文字聲音、圖形、圖像、影像等不同形式的檔案信息數字化，將其整合在一定的交互式界面上，使電腦具有交互展示不同媒體形態的能力。

電子檔案的優缺點

根據電子檔案的特性它存在以下幾個優點。操作方便，形成檔案之前增、刪、改等十分方便，且不留痕跡，檔案頁面整潔干凈。傳閱方便，利用計算機和網絡技術檔案信息傳遞時間是按秒計算，而且可以同時發給若干個網絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點擺脫了時間和空間的制約。多種表現形式，多媒體電子計算機可以將電子檔案的形態多樣化。文字、聲音、圖形、圖像、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，使電子檔案比紙質檔案更加全面、形象、生動。復制時不容易丟失信息，紙質文字、圖紙、圖像檔案復制時經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案由于是數字化的信息處理，可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。

電子檔案的缺點。安全性較差，在利用計算機生成、保管和傳閱時可能遭到篡改、刪除甚至銷毀，且不會留下痕跡，直接影響電子檔案的真實性和完整性。電子檔案利用網絡技術保存、傳輸時可能遭到“黑客”的騷擾和病毒的入侵，存在泄密、被竊取等不安全因素。電子檔案保存受環境因素制約，由于電子檔案載體一般為光盤、移動硬盤等高科技產品，保存時有防光、防濕、防塵、防磁等比較嚴格的環境要求。

電子檔案的損壞原因、信息丟失原因

電子信息檔案在保存過程中存在丟失、損壞等問題。電子文件丟失、損壞是指文件載體因內在或外在因素造成電子文件物理結構與邏輯結構的負載關系被破壞，信息內容全部或部分丟失，電子介質損壞原因可歸納為載體質量因素、自然壞境因素、人為因素和技術因素等原因。

目前電子檔案的存儲介質大多采用電子光盤、移動硬盤。光盤盤體一般為聚碳酸酯基底層、記錄層、數據層、金屬反射層、保護層構成。光盤的變形和劃傷是光盤信息無法讀取的主要原因。光驅對盤片的幾何形狀規則度要求很高，盤片一旦變形，在高速旋轉時就會產生很大的力矩，使光盤上下竄動，導致聚焦伺服系統無法對準焦距而不能讀盤。光盤的數據刻在背面上，有彩漆防護，如果劃痕劃傷保護涂層傷到盤基，循跡伺服系統無法根據軌道找到信息，也會導致無法讀盤。

移動硬盤損壞的原因。在工作狀態下的跌落和撞擊會使磁頭劃傷盤片。通電運行中靜電可能會擊穿電路板上的芯片，突然斷電，強行關機，硬盤長時間得不到穩定的供電會損壞馬達，燒毀電路，保存固件的負磁道發生損壞會使固件信息丟失。硬盤運行時間太長（指讀寫操作，不算空載運轉）會造成不穩定，硬盤散熱不好電路損壞會丟失數據，病毒侵襲等都是硬盤損壞和信息丟失的原因。

電子檔案的保存與管理

光盤保存時要注意防曬、防劃、防潮。防曬：如果在烈日下曝曬，會引起染料的變異而導致光盤的報廢。防劃：保存時不但要注意刻錄面的防劃，對刻錄盤表面印刷層（不刻錄數據的一面）也要注意防劃。刻錄盤的表層破壞了反射層，刻錄盤就無法讀取。防潮：刻錄盤片要存放在干燥的地方，避免潮濕的環境影響盤片染料發生變化。

光盤不要保存在強光和潮濕的環境下，在拿取和放下時，要輕輕拿住它的兩邊，就像拿照片的底片一樣。使用完畢要及時從光驅中取出來，用后最好存放在光盤盒中，保持一定的空隙，避免劃傷盤面。特別需要注意的是，不要在光盤上貼標簽。光盤表面的異物會使光盤在高速旋轉時失去平衡，另外，粘膠也可能滲過保護膜而損壞光驅。

硬盤的保存要注意防塵、防濕、防磁。防塵：硬盤容量越大，電子器件集成度和密度越高，發熱量越大，灰塵附著在內部電路上使得電路元器件的溫度上升，產生漏電或燒壞元件。另外灰塵也可能吸收水分，腐蝕硬盤內部的電子線路。防濕：硬盤內部過度潮濕可引起磁盤供電電路損壞，導致硬盤無法使用。防磁：硬盤應遠離強磁，因為移動硬盤就是磁盤，距離強磁場較近會導致數據丟失等問題。

移動硬盤保存時須保持環境衛生，減少空氣中的潮濕度和含塵量。保存時要避免碰撞和遠離強磁場。

電子檔案管理在注意環境因素、人為因素和技術因素對存儲介質的破壞同時，還要及時對電子檔案載體按照有關規定進行定期的檢測、拷貝和維護，確保檔案信息的可靠性、可用性。密切關注計算機技術發展方向，對電子檔案使用的軟件進行必要的升級、更新，及時對電子檔案的格式進行轉換，避免因計算機軟硬件技術更新與電子檔案信息存儲格式不相符，造成的檔案信息缺失或丟失。當電子文件處于聯機狀態時，若沒有適當的安全防范措施很容易受到電子“黑客”的攻擊。“黑客”會利用計算機系統和網絡缺陷，操作計算機病毒入侵，竊取電子檔案的重要信息，進而篡改、刪除檔案信息，致使電子檔案殘缺不全、面目全非甚至不復存在。因此，用于存儲、查閱重要電子檔案的計算機應避免連接互聯網，并加強計算機病毒檢測，保證其它存儲載體連接計算機時不帶病毒，保障電子檔案安全性。

結語：

在計算機內電子檔案信息常常通過特殊的軟、硬件設備進行復雜而獨特的編碼拆分處理，使信息只能在特定的環境下被讀取，格式、字符集、壓縮方式等方面容易產生不兼容的問題。計算機更新換代很快，常常只能隔代兼容，對于需要長期歸檔保存的電子檔案信息來說，設備依賴性造成的問題會更加嚴重。一般的計算機設備8年左右就會被更新，而耐久性光盤、硬盤載體可以保存更長時間。若干年之后，很可能出現保管完好的電子文件載體找不到讀取設備的問題。設備老化和頻繁更新，給電子文件長久保存帶來的問題，遠比文件載體本身的壽命長短更為嚴重。因此電子信息檔案與紙質檔案應同步留存，二合為一，為檔案信息的真實性、全面性、長遠性提供有力的保證。

作者簡介：王淇（1985-），女，滿族，黑龍江雙鴨山人，承德市文物局檔案館員，研究方向：檔案管理。