電力企業(yè)文書檔案管理原則探究

摘要：文書檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分。從堅持文書檔案管理的保密化原則、標準化原則、信息化原則和最大利用化原則等方面進行了闡述，認為維護檔案的完整與安全是文書檔案管理工作的基本要求，而便于對文書檔案的最大化利用則是文書檔案管理工作的根本目的。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文書檔案管理；堅持原則

作者簡介：趙文輝（1969-），女，遼寧大連人，國網(wǎng)遼寧省電力有限公司大連培訓中心辦公室，館員。（遼寧 大連 116023）

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）27-0176-02

文書檔案，即作為原始記錄保存起來以備查考的公文。它具有三個特征：一是它的形成者是黨和國家的各級機關(guān)及社會團體、企事業(yè)單位，也包括以個人名義出現(xiàn)而代表一定組織的負責人；二是它產(chǎn)生于公務(wù)活動，是公務(wù)活動實踐的結(jié)晶，具有參考性、憑證性、信息存儲性；三是它是由文件轉(zhuǎn)化而來，這種轉(zhuǎn)化是有條件的，必須是辦理完畢的文件，對日后工作有一定的參考價值，按一定規(guī)律集中存放而形成文件的組合。

文書檔案管理是企業(yè)管理這條生命線中的重要組成部分。電力企業(yè)中的文書檔案一般歸屬于企業(yè)黨政“兩辦”（黨委辦公室、行政辦公室，或稱綜合辦公室）管理。本文圍繞電力企業(yè)文書檔案管理必須堅持的原則進行了闡述。

一、堅持文書檔案管理的保密化原則

文書檔案如同科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案，其中的一部分具有秘密的屬性。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，文書的秘密程度可分為：絕密文件——是指內(nèi)容涉及國家核心機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文；機密文件——是指內(nèi)容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文；秘密文件——是指內(nèi)容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文；內(nèi)部文件——是指內(nèi)容雖不涉及秘密，但不宜公開或不必對社會公開，只限在國內(nèi)某系統(tǒng)、某單位內(nèi)部使用的公文。

電力企業(yè)文書檔案的秘密級別也可依據(jù)以上規(guī)定劃分，但絕密文件、機密文件極少，只是秘密文件或大量的內(nèi)部文件。電力企業(yè)把自身的安全穩(wěn)定當做生存發(fā)展的前提，所以電力企業(yè)文書檔案管理必須從維護企業(yè)的根本利益出發(fā)，從維護職工隊伍的穩(wěn)定局面出發(fā)，堅持保密化原則。由于現(xiàn)代科技的發(fā)展，現(xiàn)代通信、辦公自動化設(shè)備的普及，使泄密渠道增多，高新技術(shù)被廣泛運用于竊密活動，保密及防范工作無論從形式到內(nèi)容都面臨著許多挑戰(zhàn)。為此，文書檔案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必須以現(xiàn)代意識和創(chuàng)新姿態(tài)，把更多的精力用在防范工作上，也就是追蹤科技發(fā)展的步伐，不斷更新保密手段，增強技術(shù)防范能力和檢查能力。

堅持文書檔案管理保密化原則，要采取被實踐證明行之有效的保密管理措施，將保密責任制落實到人。機要秘書和文書檔案管理人員是最主要的涉密人員，黨政“兩辦”或綜合辦公室作為保密工作的主要負責部門，這些人員和部門要進一步增強責任意識、大局意識，以促進企業(yè)發(fā)展為己任，力爭做到保密工作不出現(xiàn)任何紕漏。

但是在堅持文書檔案管理保密化原則的同時，也要正確處理好保密工作與企業(yè)中心工作的關(guān)系。文書檔案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文書檔案管理保密化絕不等同于封閉化。在嚴格劃分保密等級，做好保密工作的同時，要盡量公開文書檔案的范圍，該放開的一定放開，堅決破除文書檔案管理的神秘化色彩。

二、堅持文書檔案管理的標準化原則

文書檔案固然是文書，但是并不是所有的文書都是文書檔案，只能說文書是文書檔案的基礎(chǔ)和來源。文書檔案管理是檔案管理的分支，必須采用一整套的科學管理方法。文書檔案管理要堅持標準化原則，或者說文書檔案工作要實行標準化的管理方式。電力企業(yè)盡管有其獨特性，但是在文書檔案管理上卻不能獨出心裁，另搞一套。既要遵循《中華人民共和國檔案法》，又要遵循上級主管部門指定的各種文書檔案管理制度，或大或小，都要不折不扣地嚴格執(zhí)行。即在文書檔案管理的實際工作中，對文書檔案的管理原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，都要實施統(tǒng)一的標準，以求得協(xié)調(diào)統(tǒng)一的最佳的程序與效益。

文書檔案標準化的內(nèi)容很多，可以說包羅萬象，其中主要內(nèi)容包括：專業(yè)名詞術(shù)語標準、代號代碼標準、著錄標準、標引語言標準、庫房建設(shè)標準、制成材料標準以及文書檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計等標準。如：文書來源的標準名稱，可分為對外文件（簡稱發(fā)文，是指本單位向外單位包括上級部門發(fā)出的文件）、收來文件（簡稱收文，是指外單位包括上級部門送至的文件）、內(nèi)部文件（是指限于本單位內(nèi)部制定、運行和使用的文件）。按文書的行文關(guān)系和行文方向的標準名稱，可分為上行文（是指下級單位向隸屬的上級單位報送的行文）、平行文（是指同級或者不相隸屬的單位之間的行文）、下行文（是指上級領(lǐng)導單位對所屬的下級單位的行文）。再如：文書歸檔的標準是在企業(yè)工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料（包括文件、圖表、照片、錄音、錄像光盤等）必須立卷歸檔，歸檔的文書必須準確反映企業(yè)工作的真實歷史面貌，歸檔文書必須進行立卷管理，符合立卷的原則和要求。具體而言，供電企業(yè)職代會工作報告、黨委工作總結(jié)、黨委及總經(jīng)理辦公會議紀要、企業(yè)的重要命令、決定、通報等，均符合歸檔要求，理所當然地列為文書檔案。

文書檔案管理堅持標準化原則，便于應(yīng)用現(xiàn)代科學技術(shù)，提高管理質(zhì)量和利用價值。

三、堅持文書檔案管理的信息化原則

文書按物質(zhì)載體大致可分為紙質(zhì)文件、感光介質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件、電子文件四種。其中，紙質(zhì)文件是指用紙張印刷、書寫的文件。感光介質(zhì)文件是指以感光膠片、相紙等感光材料為物質(zhì)載體的文件。如照片文件、影片文件、微縮膠片文件、顯微膠片文件等。磁介質(zhì)文件是指以磁帶、磁盤等磁性材料為物質(zhì)載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計算機磁帶文件和磁盤文件、磁光盤文件等。電子文件是指借助于電子計算機生成、傳輸和處理的文件。

在一個相當長的歷史階段，文書檔案中幾乎全是紙質(zhì)文件，充其量有少許感光介質(zhì)文件。而當今是一個信息化高度發(fā)達的時代，信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)鋪天蓋地。由于信息網(wǎng)絡(luò)具有信息量大、覆蓋面廣、傳播速度快、使用方便、相對獨立等優(yōu)勢，綜合了報刊、廣播、電視、圖書、錄音錄像等媒介的所有優(yōu)點，而文書檔案中的四種物質(zhì)載體都可以運行于信息化網(wǎng)絡(luò)中，如其中的紙質(zhì)文件經(jīng)過掃描，就可以形成用之不衰的電子文件。特別是在電力企業(yè)中盛行無紙化辦公，大量公文可以通過上網(wǎng)公布、審閱、批復等。文書檔案的信息化潮流勢不可擋，越來越廣泛地運用于文書檔案管理中。

檔案信息化管理減輕了檔案管理人員的負擔，而且可以在網(wǎng)絡(luò)上完成檢索查詢，也給使用者提供了方便。但是也應(yīng)該清醒地認識到，由于紙質(zhì)文件具有保存壽命長的優(yōu)點，具有原始性、真實性、權(quán)威性以及法律地位不可替代性的特點，它在文書檔案中的主導地位是不可動搖的。

為此，堅持文書檔案信息化的出發(fā)點是要堅持管理現(xiàn)代化，也就是文書檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化，其主要標志是文書檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，具體應(yīng)用于檔案的接收、編目、借閱、統(tǒng)計等工作。另外，可采用信息化網(wǎng)絡(luò)，增強與現(xiàn)代化技術(shù)相配套的文書檔案科學管理方法和組織手段。如紙質(zhì)文件易磨損，當前許多電力企業(yè)將紙質(zhì)文件全部拷貝后建成電子文件，不僅滿足了使用者的需要，而且使紙質(zhì)文件得以有效保護。

四、堅持文書檔案管理的最大化利用原則

具體而言，企業(yè)文書有五個作用：一是指導作用。文書是上級單位對下級單位進行領(lǐng)導與指導的一種工具。上級單位通過發(fā)布指示、決定、通知、會議紀要等公文，對下級單位的工作進行具體的指導與領(lǐng)導。這些公文一經(jīng)發(fā)出，下級單位必須執(zhí)行。離開了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態(tài)。即使公文辦理完畢，仍有借鑒作用。二是規(guī)范作用。企業(yè)通過公文發(fā)布的法律、法令、法規(guī)、規(guī)章制度一經(jīng)制定和發(fā)布生效，必須堅決執(zhí)行。它們不僅是企業(yè)員工的行為準則，也是企業(yè)員工進行各項工作、開展各項活動的具體依據(jù)。三是溝通作用。上下級或平級單位是通過公文進行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的。通過公文能及時處理具體問題，獲得相關(guān)信息。因此，公文在保證各單位正常而又有秩序地開展工作方面起著不容低估的作用。四是宣傳、教育作用。公文在傳達某一方針政策，或針對現(xiàn)實生活中普遍存在的問題或認識偏差，通過啟發(fā)誘導，使員工明白確立什么立場，堅持什么原則，應(yīng)該怎么做的同時，還要說明為什么要這樣做。五是憑證和依據(jù)作用。各種公文反映了制發(fā)單位的意圖，同時也是證實這一意圖的最好憑證，具有法定的效力。受文單位則以此作為處理工作、解決問題的依據(jù)。

文書通過收集、選擇、整理而轉(zhuǎn)化為文書檔案。企業(yè)文書檔案的作用盡管不完全等同于文書的作用，但是絕不能小瞧了這些“昨日黃花”。文書檔案是企業(yè)公務(wù)活動的查考憑據(jù)，是企業(yè)管理的必要因素，是生產(chǎn)經(jīng)營的重要依據(jù)，是企業(yè)重大活動的反映材料，是宣傳教育職工真實生動的素材，也是企業(yè)管理者與領(lǐng)導者依法決策的參謀。文書檔案管理的落腳點，就是充分發(fā)揮文書檔案的作用，使之最大化利用。另外，即使是制定現(xiàn)行文書，文書檔案也有著重要的借鑒作用，可使之保持連續(xù)性、可行性、一貫性。

文書檔案不僅對立檔單位有用，也有利于別的單位；不僅對當前有用，為現(xiàn)實服務(wù)，更對長遠有用，為歷史服務(wù)；既是歷史文化財富，又具有政治紀要性，隨著時間的推移，檔案中的秘密性日益遞減；既具有政治性，又是促進繁榮經(jīng)濟、科技、文化事業(yè)必不可少的寶貴財富。作為管理人員要立足本職，努力提高自己的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，樹立強烈的服務(wù)意識，做好文書檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、統(tǒng)計和提供利用等各個環(huán)節(jié)的工作，成為文書檔案管理的行家里手。電力企業(yè)要把檔案工作列入企業(yè)管理的重要議事日程，明確職責范圍，建立崗位責任制，盡力改善檔案管理的環(huán)境條件，設(shè)置閱檔室和必要的設(shè)施設(shè)備，達到利用的快捷、方便、全面、安全以及最大化。

綜上所述，電力企業(yè)文書檔案管理堅持以上四項原則的要旨是維護檔案的完整與安全，這是文書檔案管理工作的基本要求，而便于對文書檔案的最大化利用，是文書檔案管理工作的根本目的。